Việc khán giả, khách mời đến tham gia sự kiện muộn sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến sự kiện mà bạn tổ chức. Vì vậy cần có những phương án để giảm thiểu vấn đề này.
Nữ ca sĩ nổi tiếng Hàn Quốc – IU đã từng gặp phải một phen “hú vía” khi cô nàng suýt bỏ lỡ đêm diễn tại Washington DC trong chuyến lưu diễn vòng quanh thế giới H.E.R sau khi chuyến bay đến thành phố này bị hủy do sự cố “xanh màn” nên cô phải bắt taxi chạy “xuyên đêm” để kịp giờ. Không chỉ nghệ sĩ, nhiều khán giả cũng đã bị bỏ lỡ sự kiện mà họ đã cất công mua vé một cách đáng tiếc do một số lý do khách quan như kẹt xe, chuyến bay bị delay… Vì vậy để giảm thiểu tình trạng này những nhà tổ chức sự kiện có thể sử dụng những cách sau đây:
Nội dung
1. Cân nhắc các lựa chọn đi lại trước khi đặt địa điểm
“Hãy lưu ý đến các lựa chọn đi lại mà khách có để đến địa điểm của bạn. Cần phải xem có bao nhiêu chuyến bay đến thành phố tổ chức sự kiện của bạn? có phương tiện giao thông công cộng nào dành cho khách địa phương không?. Nếu bạn tổ chức sự kiện tại một địa điểm rất đẹp nhưng phương tiện giao thông không đảm bảo thì cũng vô nghĩa” Casey Pennella, giám đốc tiếp thị thực địa, Bắc Mỹ, chia sẻ vớiContentsquare.
Lấy ví dụ về EDC sẽ tới Thái Lan và tổ chức tại Boat Avenue Lakefront vào năm 2025. Thực tế, đây là một địa điểm khá phù hợp với quy mô của EDC vì diện tích ở Boat Avenue Lakefront rất rộng nhưng nơi đây quá xa nên việc di chuyển của khán giả sẽ trở nên vất vả hơn rất nhiều. Rất nhiều người dân tại Thái Lan đã tỏ ra bất bình và thắc mắc tại sao không tổ chức tại các thành phố lớn như Pattaya, Bangkok, việc di chuyển sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn nhiều.
Từ đó cho thấy việc lựa chọn địa điểm là vô cùng quan trọng, nếu chọn sai rất có thể sự kiện của bạn sẽ mất một lượng khán giả không hề nhỏ.
2. Đưa ra các ưu đãi cho những người đến sớm
Các sự kiện có thể đưa ra các chương trình, món quà thú vị để khuyến khích khán giả đến sớm. Ví dụ, 100 người đến đầu tiên sẽ nhận được lightsticks, stickers, phần quà handmade của chương trình… Từ đó khán giả sẽ cảm thấy được trân trọng và công tác tổ chức sự kiện từ đó cũng được đánh giá cao.
Việc khuyến khích khán giả đến sớm cũng giúp ích rất nhiều cho các gian hàng tài trợ, bởi khán giả sẽ có nhiều thời gian để trải nghiệm so với thời điểm gần diễn ra chương trình, bởi khi đó họ chỉ muốn mau chóng vào xem mà không cần để ý tại sự kiện có những hoạt động gì.
3. Cung cấp nguồn thông tin du lịch cho người tham dự
Chelsey A. Dulina, giám đốc bán hàng và phát triển kinh doanh của Spring Studios, luôn chia sẻ các liên kết hoặc bản đồ giao thông địa phương trực tiếp trên trang web của sự kiện, đặc biệt là khi phải giải quyết tình trạng hết phòng, có thể khuyến khích người tham dự liên hệ trực tiếp với nhân viên lễ tân khách sạn nếu có thắc mắc về khu vực đó. Trường hợp bạn không phải người trong khu vực đó, hãy hỏi khách sạn/địa điểm trong địa phương để xem có bất kỳ tuyến phố nào chặn không hoặc giờ nào tắc đường nghiêm trọng nhất để nắm rõ và giải đáp cho khán giả một cách trơn tru hơn.
Cung cấp cảnh báo thời tiết cho người tham dự qua email, ứng dụng di động hoặc thông báo trên fanpage chương trình cũng là cách thông báo vô cùng hữu hiệu để khán giả có thể chủ động lên kế hoạch.
4. Chủ động chuẩn bị các phương tiện di chuyển cho khán giả
Nếu có đủ ngân sách, việc sắp xếp phương tiện di chuyển cho khán giả là điều nên làm. Tại các sự kiện lớn trên thế giới hiện nay như EDC, Tomorrowland hay các concert của các ngôi sao hàng đầu hiện nay như Taylor Swift, Adele luôn chuẩn bị phương tiện di chuyển công cộng đưa đi, đón về khán giả một cách chu đáo.
Không chỉ vậy, các sự kiện có thể hợp tác với các hãng taxi để đưa ra các ưu đãi giảm giá hấp dẫn cho khán giả. Một số sự kiện tại Việt Nam như Những Thành Phố Mơ Màng hay CAM Concert cũng đang thực hiện rất tốt phương án này.
5. Khuyến khích khách mời đến sớm
Với một người làm sự kiện chắc chắn bạn đã không ít lần gặp phải trường hợp “hú tím” khi nghệ sĩ đến muộn so với lịch hẹn của sự kiện.
Các nghệ sỹ tham gia chương trình của bạn có thể là những ngôi sao, diễn giả nổi tiếng, một ngày họ chạy đến 3-4 show và thường cố gắng để tận dụng mọi khoảng thời gian có thể để làm việc. Để đề phòng rủi ro, chúng ta hãy hẹn nghệ sĩ có mặt tại khu vực Backstage của chương trình trước tối thiểu 30 phút.
Luôn luôn có plan B trong kịch bản chương trình. Chẳng hạn thay một tiết mục biểu diễn của sao hạng A bằng tiết mục thay thế và đẩy màn trình diễn đó xuống cuối chương trình để tăng thêm phần hồi hộp.
Trước sự kiện hãy nhắc nhở khách mời về thời gian và địa điểm trước sự kiện. Điều này giúp họ chuẩn bị tốt hơn và sắp xếp thời gian di chuyển hợp lý. Trong trường hợp may mắn khi khách mời có thể đến trước 1-2 ngày thì người tổ chức sự kiện có thể bố trí xe đưa đón, chỗ ở cho khách mời.
Giữ liên lạc với khách mời hoặc nghệ sĩ thông qua điện thoại hoặc tin nhắn để cập nhật tình hình di chuyển của họ. Nếu phát hiện có vấn đề, bạn có thể nhanh chóng hỗ trợ và điều chỉnh kịp thời.
Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng và lường trước các vấn đề có thể xảy ra, bạn có thể giảm thiểu đáng kể sự chậm trễ liên quan đến vấn đề đi lại trong sự kiện của mình.
Backstage News
