• Về Backstage
  • Backstage Education
  • Liên hệ
  • Tuyển dụng
  • Đào tạo nghề tổ chức sự kiện
Thứ Năm, Tháng Tám 18, 2022
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
  • Trang chủ
  • Tin tức
    • Tin trong nước
    • Tin quốc tế
  • Chia sẻ
    • Chuyện nghề
    • Kiến thức chuyên môn
    • Kinh nghiệm thực tế
    • Góc Review
  • Xu hướng
  • Vựa ý tưởng
    • Các hình thức nghệ thuật
    • Cảm hứng & ý tưởng
    • Công nghệ
No Result
View All Result
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
  • Trang chủ
  • Tin tức
    • Tin trong nước
    • Tin quốc tế
  • Chia sẻ
    • Chuyện nghề
    • Kiến thức chuyên môn
    • Kinh nghiệm thực tế
    • Góc Review
  • Xu hướng
  • Vựa ý tưởng
    • Các hình thức nghệ thuật
    • Cảm hứng & ý tưởng
    • Công nghệ
No Result
View All Result
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
No Result
View All Result

Các sự cố liên quan đến khách mời trong Tổ chức sự kiện

Khách mời là một yếu tố quan trọng trong sự kiện. Sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng là một trong những yếu tố gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt. Hay tham khảo một vài trường hợp rắc rối thường gặp và phương án giải quyết phù hợp.

03/08/2020
inChia sẻ, Kiến thức chuyên môn
0
Các sự cố liên quan đến khách mời trong Tổ chức sự kiện
0
SHARES
2.3k
VIEWS

Nội dung

  • Khách mời quá ít so với dự kiến
  • Khách mời quá đông so với dự kiến
  • Khách mời uống quá nhiều trong buổi tiệc
  • Nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ
  • Thức ăn không đủ phục vụ
  • Có va chạm, bạo lực giữa các khách mời

Khách mời quá ít so với dự kiến

Gần đến giờ sự kiện bắt đầu nhưng lượng khách mời vẫn chưa được phân nửa, khách hàng và những người tổ chức lo lắng sốt vó lên. Đây có lẽ là sự cố mà không người làm sự kiện nào mong đợi và cũng là thảm họa đối với khách hàng của bạn.

Nếu sự kiện của bạn là một event cộng đồng, khách mời đến từ nhiều nguồn và khó kiểm soát thì có lẽ giải pháp lúc này là mở cửa tự do cho tất cả khán giả, bên cạnh đó là huy động lực lượng thu hẹp bớt không gian tổ chức (ví dụ căng dây, dùng các barie quây xung quanh khu vực chính) để tạo cảm giác khách mời đông hơn.

Nếu là một sự kiện như hội nghị, hội thảo mà lượng khách mời đến quá ít hoặc quá trễ so với dự kiến, hãy thực hiện ngay động thái liên kết với khách hàng của bạn và huy động toàn bộ nhân viên có mặt gọi điện thoại cho khách mời để nhắc nhở họ.

Khách mời quá đông so với dự kiến

Ngược lại với rắc rối ở trên, khách mời đến quá đông cũng là một sự cố cần phải giải quyết. Ví dụ sự kiện của bạn chỉ đủ chỗ cho 5000 người nhưng có đến 7000 người đến, bạn cần phải giải quyết như thế nào để cho 2000 người còn lại có thể tham gia sự kiện mà không có phát sinh nào thêm nữa về không gian, thức ăn, đồ uống? Có lẽ lúc này việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham gia nữa, đóng tất cả các cửa ra vào. Nếu như trong sự kiện có nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham dự để phân chia nhỏ lượng người ra cho các hoạt động, tránh dồn đọng lại ở khu vực chính. Với thức ăn và đồ uống (nếu có) thì cần có người điều phối để tránh tình trạng thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

Đối với các sự kiện hội nghị, khách mời vượt dự kiến cũng dễ xử lý hơn. Bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến, bởi vì dù sao số lượng khách này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hoặc thông báo,…

Sự kiện khai trương quán trà sữa The Alley bị hủy bỏ do quá đông fans của Ji Chang Wook đến tham dự tràn xuống lòng đường gây ảnh hưởng đến giao thông và trật tự an ninh xung quanh.

Khách mời uống quá nhiều trong buổi tiệc

Trong các buổi tiệc, có khi vì quá vui mà khách mời uống quá nhiều và gây những sự cố khó kiểm soát, thậm chí đôi khi là gây hậu quả nghiêm trọng. Đối với các sự kiện có ăn uống, nhất là những thức uống có cồn, cần sắp xếp những người điều phối thức uống để hạn chế việc khách uống tự do và dẫn đến các hành vi mất kiểm soát.

Ngoài ra, việc hướng khách vào các hoạt động đang diễn ra cũng khiến họ giảm cường độ uống. Khi lên kế hoạch chương trình, cần điều phối các hoạt động sao cho phù hợp để tránh bắt khách phải hoạt động quá nhiều nhưng cũng không kéo dài thời gian ăn uống quá lâu.

Nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ

Nếu như bạn nhận được quá nhiều lời phàn nàn về dịch vụ thì hãy nên xem lại, bởi vì nếu chỉ một người nói thì không sao, nhưng nếu có ba người phản ánh dịch vụ tệ thì hẳn là dịch vụ đang có vấn đề.

Có thể là nhà hàng phục vụ không tốt, hoặc các dịch vụ quá tệ. Việc bạn cần làm là nên xem dịch vụ đó do bạn thuê mướn, sử dụng hay do khách hàng đặt, nhưng không phải để đổ lỗi cho khách hàng mà phối hợp với họ, làm việc với phía nhà hàng hoặc nhà cung cấp để đề nghị họ cung cấp dịch vụ tốt hơn, bởi vì nếu bạn không làm việc trực tiếp với các đơn vị nói trên thì thật khó để bạn yêu cầu sự thay đổi từ họ.

Thức ăn không đủ phục vụ

Đối với các bữa tiệc lớn, đòi hỏi số lượng khách mời phải được gửi lại chính xác cho bộ phận phụ trách tiệc của nhà hàng để chuẩn bị nguyên liệu, thực phẩm, thì việc phát sinh khách mời gây thiếu thức ăn cũng rất khó xử lý. Vì những người phát sinh chắc chắn sẽ không có được phần thức ăn như những người đến trước.

Để đảm bảo số lượng khách, khi gửi thư mời, tốt nhất bạn nên lưu ý với khách về việc họ cần phản hồi lại trong thời gian sớm nhất (cho họ một deadline) để bạn tiện sắp xếp và chuẩn bị phục vụ họ tốt nhất, nếu không, bạn sẽ không đảm bảo về chất lượng dịch vụ.

Tuy nhiên, khi rắc rối phát sinh, bạn cần giải quyết càng có lợi cho khách mời càng tốt, họ sẽ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp của bạn.

Có va chạm, bạo lực giữa các khách mời

Trong những sự kiện cộng đồng, với số lượng khách mời lớn, bạn cần trang bị đội ngũ bảo vệ hùng hậu phù hợp để tránh các tình huống lộn xộn xảy ra. Đối với các mâu thuẫn hoặc sự cố bạo lực quá lớn ngoài tầm kiểm soát, tốt nhất bạn nên gọi cho cảnh sát đến trấn áp và huy động thêm lực lượng bảo vệ của địa điểm hỗ trợ để hạn chế các tình huống quá khích dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Nguồn: Event Channel

Tags: chuyên gia tổ chức sự kiệnKinh nghiệm tổ chức sự kiệnTổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Previous Post

Sân khấu Hồng Vân, Hoàng Thái Thanh và rạp xiếc đóng cửa vì Covid-19

Next Post

Paralympic Tokyo sẽ khai mạc vào ngày 24/8/2021

Related Posts

Tóm tắt lịch sử về LOA – Những người phát minh qua từng thời kỳ
Chia sẻ

Tóm tắt lịch sử về LOA – Những người phát minh qua từng thời kỳ

30/09/2021
SỰ KIỆN TRỰC TIẾP sẽ phục hồi thế nào? Những gì cần thay đổi sau đại dịch Covid-19
Chia sẻ

SỰ KIỆN TRỰC TIẾP sẽ phục hồi thế nào? Những gì cần thay đổi sau đại dịch Covid-19

22/09/2021
SỰ KIỆN TRỰC TIẾP có quay trở lại hay không ?
Chia sẻ

SỰ KIỆN TRỰC TIẾP có quay trở lại hay không ?

22/09/2021
Trung thu ở các nước Châu Á như thế nào?
Góc Review

Trung thu ở các nước Châu Á như thế nào?

17/09/2021
Mở công ty tổ chức sự kiện – Phần 1: Tại sao không?
Chuyện nghề

Mở công ty tổ chức sự kiện – Phần 1: Tại sao không?

15/09/2021
Lễ Giáng Sinh, nguồn gốc và ý nghĩa của các biểu tượng
Chia sẻ

Lễ Giáng Sinh, nguồn gốc và ý nghĩa của các biểu tượng

20/09/2020
Next Post
Paralympic Tokyo sẽ khai mạc vào ngày 24/8/2021

Paralympic Tokyo sẽ khai mạc vào ngày 24/8/2021

Trả lời Hủy

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

No Result
View All Result

Có thể bạn sẽ thích

Giải VMA sẽ tổ chức các buổi diễn ngoài trời quanh New York
Tin quốc tế

Giải VMA sẽ tổ chức các buổi diễn ngoài trời quanh New York

24/08/2020

MTV Video Music Awards (VMA) cuối cùng cũng phải chấp nhận thực tế rằng giải không thể tổ chức tại...

Read more
Chẳng hiểu ý tưởng thế nào mà sân khấu “Sweetener Tour” của Ariana Grande lại bị chê giống… nhà vệ sinh

Chẳng hiểu ý tưởng thế nào mà sân khấu “Sweetener Tour” của Ariana Grande lại bị chê giống… nhà vệ sinh

26/12/2019
Lãnh đạo ngành Thể thao ra công văn sau sự cố Dalat Ultra Trail

Lãnh đạo ngành Thể thao ra công văn sau sự cố Dalat Ultra Trail

27/06/2020
Kế hoạch Giải đua F1 2020, bài toán lớn về chi phí (Phần 1)

Kế hoạch Giải đua F1 2020, bài toán lớn về chi phí (Phần 1)

28/05/2020
Triển lãm Điêu khắc Hà Nội – Sài Gòn 2020: Dấu ấn 10 năm

Triển lãm Điêu khắc Hà Nội – Sài Gòn 2020: Dấu ấn 10 năm

17/09/2020
Backstage News

© 2018 Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam.

Liên kết trang

  • Về Backstage
  • Backstage Education
  • Liên hệ
  • Tuyển dụng
  • Đào tạo nghề tổ chức sự kiện

Theo dõi thêm

No Result
View All Result
  • Trang chủ
  • Tin tức
    • Tin trong nước
    • Tin quốc tế
  • Chia sẻ
    • Chuyện nghề
    • Kinh nghiệm thực tế
    • Kiến thức chuyên môn
    • Góc Review
  • Xu hướng
  • Vựa ý tưởng
    • Cảm hứng & ý tưởng
    • Các hình thức nghệ thuật
    • Công nghệ
  • Đào tạo nghề tổ chức sự kiện

© 2018 Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam.