Một proposal sự kiện không chỉ là file trình bày ý tưởng, mà còn phản ánh cách một agency tư duy, tổ chức công việc và giao tiếp với khách hàng. Làm nhanh nhưng không cẩu thả, sáng tạo nhưng vẫn có hệ thống chính là kỹ năng quan trọng để tạo dấu ấn trong ngành sự kiện.
Trong bối cảnh ngành sự kiện cạnh tranh khốc liệt, event proposal (bản đề xuất sự kiện) đã trở thành “tấm vé thông hành” để các event agency chinh phục khách hàng. Một proposal xuất sắc không chỉ truyền tải ý tưởng, mà còn kể câu chuyện về phong cách làm việc, sự sáng tạo và khả năng thực hiện của đơn vị tổ chức. Tuy nhiên, áp lực deadline liên tục và yêu cầu khắt khe về chất lượng khiến việc tạo ra một event proposal vừa nhanh vừa chuyên nghiệp trở thành thử thách lớn cho nhiều event planner.
Dưới đây là 5 tips làm event proposal nhanh chóng, hiệu quả được đúc kết từ kinh nghiệm thực chiến của nhiều planner kỳ cựu (do Planz.ai thực hiện), giúp các event planner tối ưu quy trình làm việc mà vẫn giữ được chất lượng và sức thuyết phục.
Nội dung
Xây dựng thư viện tài liệu (Proposal kit)
Một trong những bí quyết quan trọng nhất là phát triển “thư viện nội dung” cho team. Thay vì lưu rải rác vài file mẫu và mất hàng giờ “chắp vá” từ nhiều proposal cũ, các event agency chuyên nghiệp thường thiết kế một hệ thống dữ liệu chia thành từng khối (block) nội dung. Các khối này có thể bao gồm: phần giới thiệu công ty, danh sách dịch vụ, cách tổ chức, thư viện hình ảnh, các dự án đã thực hiện, feedback khách hàng, bảng giá, các timeline mẫu, điều khoản thanh toán,…
Tiếp theo đó, lưu trữ mỗi block thành một file hoặc trang riêng trong các thư mục chung của doanh nghiệp/ phòng ban như: Google Drive, Notion hoặc Canva hay Google Slides. Để dễ tìm kiếm nội dung phù hợp, các khối nội dung nên được phân loại theo từng loại sự kiện như hội nghị, activation, company trip, music festival hoặc khai trương,… Điều này giúp đội ngũ dễ dàng truy xuất dữ liệu và “kéo thả” nội dung phù hợp, giảm tối đa thời gian viết lại từ đầu. Việc cập nhật định kỳ thư viện nội dung (ví dụ mỗi quý một lần) cũng đảm bảo các case study luôn mới và sát với năng lực hiện tại của công ty.
Khi có một “Proposal Kit” hoàn chỉnh, ngay cả những nhân sự mới cũng có thể dễ dàng bắt tay vào soạn proposal sự kiện nhanh chóng với hiệu suất có khi chỉ bằng một nửa thời gian thông thường.
Xác định mục tiêu của event proposal
Nhiều planner chưa có nhiều kinh nghiệm thường sa đà vào việc thiết kế những bản proposal dài hàng chục hay đến cả trăm trang mà không rõ mục tiêu thực sự là gì. Khi ấy, proposal được gửi đi dễ gặp phải tình trạng khách hàng không đọc hết hoặc không nắm được thông điệp chính, vì có quá nhiều nội dung cần xem.
Đó là lý do vì sao trước khi bắt tay vào làm event proposal, người viết cần làm rõ mục tiêu, mục đích của bản đề xuất này là gì. Bởi với từng mục tiêu khác nhau, proposal sẽ được triển khai nội dung khác nhau. Chẳng hạn, proposal để thuyết phục khách hàng hợp tác nên ngắn gọn, gây ấn tượng mạnh ngay từ phần concept hoặc moodboard. Trong khi đó, proposal để trình bày ngân sách tới cấp trên cần chi tiết, rõ ràng, có bảng giá được trình bày khoa học. Hay proposal để mời hợp tác truyền thông chỉ cần nêu rõ loại hình sự kiện, tệp khán giả, mục tiêu truyền thông và một kế hoạch truyền thông cụ thể theo giai đoạn, thay vì lan man vào các bước triển khai sự kiện chi tiết ra sao.
Việc hiểu rõ “mục đích cuối” ngay từ đầu sẽ giúp người làm proposal tiết kiệm thời gian, tập trung vào nội dung có giá trị và loại bỏ những phần thừa.
Xây dựng quy trình làm proposal rõ ràng
Nhiều agency chuyên nghiệp luôn duy trì một quy trình làm event proposal rõ ràng và dễ lặp lại, giúp sự phối hợp giữa các vị trí từ Account đến Planner hay Designer đều được vận hành trơn tru.
Dưới đây là một quy trình tối ưu có thể tham khảo:
- Tổng hợp thông tin: Thu thập toàn bộ nội dung có được qua brief từ khách hàng, đảm bảo mọi thông tin quan trọng như quy mô, ngân sách, đối tượng khách hàng, yêu cầu sự kiện,… đều được nắm chắc.
- Lên cấu trúc slide: Phác thảo khung slide và lựa chọn các block nội dung sẵn có trong bộ “proposal kit” để thực hiện nội dung chi tiết.
- Viết nội dung và thiết kế: Phân chia từng nhiệm vụ công việc của từng nhóm phụ trách thành những phiên làm việc sâu, rõ ràng và có kỳ hạn (deadline) để tiết kiệm thời gian, tránh tình trạng vừa làm vừa chỉnh sửa liên tục.
- Review lần cuối: Trưởng nhóm/ người phụ trách rà soát lại toàn bộ proposal từ ngôn ngữ, bố cục, hình ảnh,… đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào tồn đọng trước khi proposal được gửi đi.
Không thể phủ nhận, một quy trình chuẩn không chỉ giúp gỡ rối quá trình thực hiện mà còn giúp dễ dàng phân công công việc, tối ưu thời gian, đặc biệt với những dự án gấp rút hoặc khi phải phối hợp nhiều bộ phận.
Ứng dụng công nghệ thông minh
Tự động hóa bằng các ứng dụng, công cụ hỗ trợ có sẵn là yếu tố không thể thiếu nếu muốn tăng tốc làm proposal sự kiện. Các agency hiện nay thường tạo sẵn mẫu slide cho các nội dung cố định như timeline, bảng giá hay kế hoạch thực hiện trên các công cụ phổ biến như Canva, PowerPoint,… để tái sử dụng nhanh chóng. Bên cạnh đó, các công cụ AI như ChatGPT có thể hỗ trợ draft phần giới thiệu dịch vụ hoặc nội dung mô tả, giúp tiết kiệm thời gian biên soạn.
Tuy nhiên, với những nội dung quan trọng cần sự sáng tạo hay nghiên cứu sâu như ý tưởng chủ đạo, thông điệp truyền tải hay insight khách hàng nên được thực hiện bằng chính đội ngũ con người, thay vì lạm dụng công cụ AI. Chính sự tinh tế và góc nhìn sáng tạo của con người mới là yếu tố tạo nên sự khác biệt giữa một proposal “bình thường” và một proposal đủ sức thuyết phục để thắng job.
Không nên cố gắng hoàn hảo 100%
Một sai lầm phổ biến của người mới làm event proposal là có xu hướng cố hoàn thiện mọi chi tiết ngay từ lần đầu một cách hoàn hảo nhất. Tuy nhiên, thực tế cho thấy cách tiếp cận này vừa tốn thời gian vừa không chắc chắn sẽ hiệu quả, bởi khách hàng có thể thay đổi yêu cầu sau khi xem bản đầu tiên.
Từ đó, nhiều chuyên gia cho rằng người làm event proposal nên sử dụng chiến lược “80% hoàn thiện”, tức là tạo một bản proposal rõ ràng, logic, có định hướng nhưng chưa cần chỉnh sửa từng chi tiết nhỏ nhất. Phần lớn khách hàng hiện tại không chờ đợi một bản proposal “đẹp từng pixel” ngay từ lần đầu, mà họ cần thấy nhanh ý tưởng cốt lõi, tính khả thi và định hướng tổng thể của dự án. Điều này giúp cả hai bên tiết kiệm thời gian trao đổi, bởi ngay cả một proposal “chỉn chu 100%” cũng dễ phải chỉnh sửa lại khi khách hàng thay đổi insight, ngân sách hoặc quy mô.
Hơn nữa, trong bối cảnh cạnh tranh pitching gay gắt của ngành sự kiện hiện tại, tốc độ phản hồi là một lợi thế lớn. Một bản proposal hoàn thiện 80% nhưng được gửi đi sớm để lấy feedback sẽ tạo ấn tượng rằng agency chủ động và chuyên nghiệp, thay vì mất thêm 2–3 ngày để “mài giũa” từng chi tiết mà không chắc khách hàng cần.
Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng “80%” ở đây không đồng nghĩa với việc làm sơ sài. Những phần cốt lõi như concept, storytelling, moodboard, kế hoạch triển khai hay ngân sách sơ bộ vẫn cần được đầu tư trình bày rõ ràng, hấp dẫn và thuyết phục. Các yếu tố về hình ảnh, định dạng, typo có thể được hoàn thiện ở những phiên bản sau.
Backstage News
Nguồn: Planz.ai
