Để lập dự toán ngân sách cho 1 sự kiện là câu chuyện không hề dễ dàng. Bạn phải bao quát được các vấn đề, các hạng mục sử dụng trong chương trình.
Đã có rất nhiều bài viết, chia sẻ về lập dự toán ngân sách sự kiện. Ở đây, Backstage Event chỉ tóm tắt lại và đưa ra các nội dung chính cho việc này. Bên cạnh đó sẽ trình bày thêm 1 số cách tiết kiệm và giảm chi phí. Giúp cho ngân sách eo hẹp của chúng ta có thể thực hiện thêm được những thứ khác.
Nội dung
LẬP DỰ TOÁN
1. Lập kế hoạch
Xác định tất cả những thứ cần chi tiêu cho sự kiện. Không chỉ có thuê địa điểm, hãy xác định tất cả các hạng mục và phân loại chúng, để đầu óc của bạn có thể tổ chức được các công việc giúp cho việc tính toán được dễ dàng và không bỏ sót. Tất cả những yếu tố nhỏ nhất như giấy bút, keo dính, cũng đều cần được liệt kê và đưa vào ngân sách để tránh việc thiếu hụt.
Dưới đây là 1 vài trong số những yếu tố chính trong việc lập ngân sách:
– Chi phí âm thanh, ánh sáng
– Chi phí in ấn các ấn phẩm quảng cáo trong chương trình (banner, standee, tờ rơi, brochure…)
– Thiết bị bổ sung nếu cần (màn chiếu, máy chiếu…)
– Chi phí décor
– Chi phí quảng cáo, truyền thông
– Chi phí phục vụ
– Bảo hiểm sự kiện (cái này ít đơn vị thực hiện)
2. Lập tổng ngân sách dự kiến
Sau khi lập danh sách và chi phí cho toàn bộ các khu vực có thể chi tiêu, bạn cần tổng hợp lại tổng chi phí cho toàn bộ sự kiện để có 1 cái nhìn tổng quát và nhìn vào đó để thấy bạn có thể cân đối hoặc định giá vé tham dự sao cho tối đa số người tham dự cũng như giảm thiểu những chi phí phát sinh. Giá vé quá cao cũng khiến cho sự kiện của bạn mất đi 1 số lượng người tham dự.
3. Chi phí dự phòng phát sinh
Mọi tính toán của bạn tưởng chừng như rất kỹ càng nhưng trên thực tế bất kỳ 1 sự kiện nào cũng có những rủi ro và phát sinh của nó mà bạn không thể nào biết trước được. Từ chi phí vệ sinh, y tế, hỏng hóc thiết bị, vận chuyển thêm… Bạn nên ghi lại danh sách và hóa đơn cho những phát sinh này. Và trong bảng dự toán ngân sách, chi phí dự phòng phát sinh thường là 10 – 15% tổng chi phí.
TIẾT KIỆM CHI PHÍ
Quản lý ngân sách sự kiện không chỉ dừng lại ở việc lập dự toán ban đầu. Việc tiết kiệm chi phí cũng là cách bạn sử dụng ngân sách một cách tốt nhất.
1. Tránh việc mua quá nhiều thứ không cần thiết, bởi nó có thể độn chi phí của bạn lên khá nhiều sau khi kết thúc.
2. Những địa điểm “trái mùa” hoặc thường không có nhiều sự kiện diễn ra có thể giúp bạn tiết kiệm được phần nào chi phí. Vd: vào mùa đông có thể làm chương trình tại công viên nước (tất nhiên nội dung chương trình cũng phải phù hợp với 1 địa điểm như thế)
3. Kiểm tra website của địa điểm
Bạn có thể bớt chút ít thời gian bận rộn của mình để tìm hiểu về website của địa điểm nơi bạn tổ chức. Đây có thể là 1 phần nhỏ nhưng cũng có thể giúp ích khi bạn lựa chọn. 1 địa điểm không có website hoặc ít người truy cập website cũng khá tiềm năng khi giảm đươc chi phí thuê.
4. Với các sự kiện có sử dụng thực phẩm, hãy order ít hơn 10% so với dự kiến. Bạn không bao giờ biết hết được có thể có người không đến hoặc chỉ đơn giản là không ăn. Rất nhiều người tổ chức order quá nhiều để rồi lãng phí, thức ăn thừa.
5. Ghi lại tất cả và theo dõi chặt chẽ mọi chi phí – dù lớn hay nhỏ như thế nào – trong suốt sự kiện của bạn, đảm bảo rằng bạn luôn kiểm soát sự thay đổi ảnh hưởng đến ngân sách của bạn càng sớm càng tốt.
6. Giám sát nhân viên, những người phụ trách chi tiêu các hạng mục
Có vẻ như đây là bất đắc dĩ nhưng sự thật là bạn không thể nào biết hết được những gì mà nhân viên của bạn có thể làm, cho dù nó vô tình hay cố ý. Bạn có thể sẽ rất ngạc nhiên vì tiền của bạn có thể ra đi nếu như bạn không kiểm soát nó. Vì vậy mỗi khi thanh toán cần phải yêu cầu hóa đơn, biên lai bán hàng và kiểm tra xem có chính xác hay không. Tất nhiên cũng không nên quá gay gắt. Để có thể nắm được những chi phí sát nhất đòi hỏi bạn cũng cần phải có những kinh nghiệm nhất định từ những sự kiện trước đó của bạn.
7. Tìm hiểu các công ty quản lý hoặc tổ chức tại địa điểm có thể bạn không quen thuộc 100%
Những công ty này có thể giúp bạn tìm được những địa điểm hoàn hảo, hoặc có thể tìm kiếm giúp những yếu tố khác như nhà hàng, giải trí, quảng cáo và 1 số những thứ khác. Dù sao làm việc với “thổ địa” vẫn tốt hơn bạn phải tự đi mày mò tìm kiếm và đôi khi bị hớ.
Lập dự toán ngân sách 1 cách chính xác không chỉ giúp bạn chuẩn bị cho những trường hợp xấu nhất. Các khoản tiết kiệm của bạn có thể giúp đỡ một phần nào đó bao gồm cả chi phí dự phòng không biết trước được có thể sảy ra trong sự kiện.
Cuối cùng bạn không thể biết được thời tiết tại Hà Nội bao giờ mới hết mưa ẩm. Mai trời lại lạnh rồi.
P/S: Các bạn có thể đọc thêm 1 bài viết rất hay về lập dự toán ngân sách tại đây: Dự trù ngân sách trong tổ chức event – nhân tố mang quyết đinh
Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện
BackStage
