• Về Backstage News
Thứ Sáu, 11/07/2025
  • Đăng nhập
  • Đăng ký
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Quốc Tế
    • Sự Kiện Trong Nước
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình
Không có kết quả
View All Result
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Quốc Tế
    • Sự Kiện Trong Nước
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình
Không có kết quả
View All Result
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
Không có kết quả
View All Result
cách lập dự toán ngân sách sự kiện

Lập dự toán ngân sách sự kiện sao cho tiết kiệm?

annhienBởi annhien
27/06/2023
Chuyên mụcCuộc Sống Sự Kiện

Lập dự toán ngân sách cho một sự kiện vốn đã là câu chuyện không hề dễ dàng. Để ngân sách sao cho tiết kiệm nhất lại là một thử thách khác.

Để lập ngân sách cho một sự kiện, bạn phải bao quát được toàn bộ các vấn đề và các hạng mục sử dụng trong chương trình. Bài viết này tóm tắt những nội dung chính cho việc tính toán ngân sách tổ chức một sự kiện. Bên cạnh đó sẽ gợi ý thêm một số cách để tiết kiệm và giảm chi phí. Từ đó giúp cho ngân sách “eo hẹp” của bạn có thể thực hiện thêm được những hạng mục khác.

Nội dung

Hướng dẫn lập dự toán ngân sách sự kiện

Dưới đây là các bước cơ bản không thể thiếu để tính toán ngân sách cho một sự kiện. Các bước này có thể áp dụng cho bất kỳ loại sự kiện nào, dù to hay nhỏ.

1. Xác định nhu cầu cho sự kiện

Xác định hạng mục cho sự kiện
Xác định tất cả những hạng mục cần chi tiêu cho sự kiện và phân loại chúng để tính toán hiệu quả

Đầu tiên bạn cần quyết định chiến lược tổ chức sự kiện của mình và các thông tin đi kèm. Điều đó có nghĩa là xác định loại sự kiện, concept và ý tưởng tổ chức, mục tiêu được đề cập, số lượng người tham dự dự kiến hay các hoạt động sẽ được thực hiện, v.v.

Từ đó xác định tất cả những hạng mục cần chi tiêu cho sự kiện và phân loại chúng. Việc này giúp bạn có thể tính toán ngân sách một cách chi tiết và rõ ràng.

Dưới đây là một số những hạng mục chính thường có trong dự toán ngân sách của một sự kiện:

  • Chi phí thuê địa điểm (nếu có).
  • Chi phí trang thiết bị (âm thanh, ánh sáng, trình chiếu,…).
  • Chi phí in ấn trong chương trình (banner, standee, tài liệu sử dụng trong sự kiện…). Tuy nhiên, bạn có thể thay thế giấy bằng các tài liệu điện tử qua các công cụ phần mềm hoặc công nghệ trình chiếu. Việc này sẽ giúp sự kiện của bạn “xanh hơn”. Đồng thời giúp tiết kiệm kinh phí tổ chức sự kiện.
  • Chi phí trang trí sự kiện.
  • Chi phí tiếp thị, truyền thông.
  • Chi phí phục vụ, thực phẩm.
  • Chi phí nhân sự.
  • Chi phí vận chuyển.
  • Chi phí an ninh, y tế.
  • Bảo hiểm sự kiện (thực tế hạng mục này không nhiều đơn vị sử dụng)

2. Tính toán ngân sách sự kiện

Dự toán ngân sách sự kiện
Tính lại tổng chi phí cho toàn bộ sự kiện để có cái nhìn tổng quát sau khi lập danh sách và chi phí tất cả các hạng mục

Sau khi đã có tất cả các thông tin hạng mục cần chi tiêu cho sự kiện, hãy đưa chúng vào kế hoạch ngân sách của mình. Để có được chi phí của từng hạng mục, bạn cần nhận báo giá từ các nhà cung cấp tiềm năng, so sánh, lựa chọn và cập nhật chi phí thực tế.

Sẽ hiệu quả hơn nếu bạn phân chia cụ thể chi phí cố định và chi phí biến đổi và đưa ra ước tính chính xác cho chúng. Chi phí cố định là những chi phí không thể thay đổi như phí thuê địa điểm, trang thiết bị, chi phí quảng cáo, chi phí đăng ký giấy tờ,… Chi phí biến đổi là những chi phí có thể thay đổi dựa trên số lượng khách tham dự hoặc quy mô sự kiện. Ví dụ như chi phí ẩm thực, vận chuyển, chi phí nhân sự,…

Sau khi lập danh sách và chi phí cho toàn bộ các yếu tố có thể chi tiêu, bạn cần tính lại tổng chi phí cho toàn bộ sự kiện để có cái nhìn tổng quát. Từ đó, bạn có thể cân đối lại toàn bộ các chi phí tổ chức cho sự kiện, giảm thiểu những chi phí phát sinh.

Nếu sự kiện có bán vé, xác định được tổng ngân sách sự kiện sẽ giúp định giá vé tham dự phù hợp với khả năng chi trả của người tham dự. Nếu giá vé quá cao cũng có thể khiến cho sự kiện mất đi một số lượng người tham dự.

3. Lập kế hoạch chi phí dự phòng phát sinh

Chi phí dự phòng cho sự kiện
Chi phí dự phòng phát sinh là khoản không thể thiếu trong bất kỳ dự toán ngân sách sự kiện nào

Trên thực tế, bất kỳ một sự kiện nào cũng có thể xuất hiện những rủi ro và phát sinh mà nhà tổ chức khó lường trước được. Từ chi phí vệ sinh, y tế, hỏng hóc thiết bị, vận chuyển thêm… Là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn nên ghi lại danh sách và hóa đơn cho những phát sinh này.

Trong bảng dự toán ngân sách, bạn nên để ra một khoản chi phí dự phòng phát sinh (thường là 10 – 15% tổng chi phí). Đây là khoản chi phí không thể thiếu trong bất kỳ một ngân sách sự kiện nào.

Những gợi ý giúp tiết kiệm ngân sách tổ chức sự kiện

Quản lý ngân sách sự kiện không chỉ dừng lại ở việc lập dự toán ban đầu. Việc tiết kiệm chi phí cũng là cách giúp bạn sử dụng ngân sách một cách tốt nhất.

Tiết kiệm chi phí sự kiện
Tiết kiệm ngân sách sự kiện bằng cách kiểm soát và tối ưu các loại chi phí

Dưới đây là một số gợi ý bạn có thể xem xét để tối ưu hóa ngân sách sự kiện của mình.

  • Tránh việc mua quá nhiều thứ không cần thiết, bởi nó có thể độn chi phí của bạn lên khá nhiều mà bạn không nghĩ tới sau sự kiện.
  • Tìm hiểu kỹ về địa điểm tổ chức, nếu đây là một địa điểm mới, ít người biết đến hoặc thời gian bạn tổ chức không phải “mùa sự kiện” thì bạn có thể đàm phán để giảm chi phí thuê.
  • Với các sự kiện có sử dụng thực phẩm, hãy order ít hơn 10% so với dự kiến. Sẽ có trường hợp có thể có người không đến hoặc chỉ đơn giản là họ không ăn. Thực tế, rất nhiều người tổ chức order quá nhiều để rồi lãng phí thức ăn thừa sau sự kiện.
  • Ghi lại và theo dõi chặt chẽ mọi chi phí dù lớn hay nhỏ trong suốt quá trình triển khai sự kiện. Đảm bảo rằng bạn luôn kiểm soát sự biến đổi của ngân sách để có những điều chỉnh hợp lý.
  • Để chắc chắn mọi chi tiêu nằm trong ngân sách, bạn cần giám sát những nhân sự phụ trách chi tiêu các hạng mục. Để có thể nắm được những chi phí sát nhất, hãy yêu cầu hóa đơn, biên lai mua hàng và kiểm tra xem có chính xác hay không với mọi chi tiêu cho sự kiện.
  • Nếu bạn tổ chức sự kiện ở một địa điểm hoàn toàn mới lạ 100%, bạn có thể cân nhắc làm việc cùng các công ty quản lý hoặc đơn vị tổ chức hiểu về địa phương đó. Họ có thể giúp bạn tìm được những địa điểm hoàn hảo, hoặc những yếu tố khác như nhà hàng, giải trí, quảng cáo và một số những thứ khác. Dù sao làm việc với “thổ địa” vẫn tốt hơn bạn phải tự đi mày mò tìm kiếm và đôi khi bị hớ.

Kết luận

Lập dự toán ngân sách một cách hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí cho nhà tổ chức. Các khoản tiết kiệm còn có thể giúp đỡ một phần nào đó cho những trường hợp xấu nhất, bao gồm cả chi phí dự phòng cho những phát sinh có thể xảy ra trong sự kiện.

> Đọc thêm: Quy trình tổ chức sự kiện

Backstage News

Tags: Kinh nghiệm tổ chức sự kiệnNgân sách sự kiện
Bài trước

Các ngôi sao quốc tế đang chú ý tới thị trường giải trí Việt Nam

Bài tiếp theo

BLACKPINK đã gửi hồ sơ xin cấp phép biểu diễn tại Hà Nội

Bài viết liên quan

Cuộc Sống Sự Kiện

Quản lý đám đông – Bật mí cách điều phối dòng người tại các sự kiện lớn

10/07/2025

Khi các lễ hội âm nhạc, buổi hòa nhạc và sự kiện thể thao ngày càng phát triển về quy mô và lượng người tham dự, việc...

Xem thêm
9 tips lưu ý chụp ảnh sự kiện
Cuộc Sống Sự Kiện

9 tips cần nhớ khi chụp ảnh tại sự kiện

04/07/2025

Bất kỳ ai cũng có thể giơ điện thoại lên và ghi lại vài tấm ảnh tại một buổi concert hay hội thảo. Nhưng để chụp được...

Xem thêm
Defqon 1 xây dựng cộng đồng fan 2
Cuộc Sống Sự Kiện

Defqon.1 – Hành trình xây dựng cộng đồng âm nhạc bền vững bằng bản sắc

01/07/2025

Defqon.1 thêm một lần nữa đón chào đón hơn 65.000 khán giả đổ về Biddinghuizen (Hà Lan). Đánh dấu năm thứ 3 liên tiếp, lễ hội âm...

Xem thêm
sân khâu tour diễn Circus Maximus của travis scott 8
Cuộc Sống Sự Kiện

Sân khấu tour diễn Travis Scott: “Thế giới hậu tận thế” hỗn loạn và điên cuồng

27/06/2025

Sau khi chính thức khởi động từ cuối năm 2023, tour diễn Circus Maximus của Travis Scott đã nhanh chóng khẳng định vị thế là một trong...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Logistics concert là gì và vì sao quyết định sự thành bại của một tour lưu diễn?

26/06/2025

Logistics concert bao gồm toàn bộ các công việc liên quan đến việc lập kế hoạch, phối hợp và vận chuyển thiết bị, con người và các...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Nhìn thấy điều gì từ việc VPBank mời G-Dragon: Khi concert không chỉ là “một cuộc chơi PR”

26/06/2025

VPBank không đơn thuần mời “ông hoàng Kpop” G-Dragon biểu diễn – họ biến concert thành một phễu chuyển đổi toàn diện. Đến thời điểm hiện tại,...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Màn hình LED tại các sự kiện ngoài trời: Làm sao sống sót giữa mưa bão khắc nghiệt?

19/06/2025

Tại những sự kiện ngoài trời quy mô lớn, màn hình LED không chỉ là thiết bị hiển thị mà còn là trung tâm cảm xúc, kết...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Concert Anh Trai Vượt Ngàn Chông Gai D5,D6 tiếp tục “trình làng” công nghệ mới

12/06/2025

Trong hai đêm diễn concert Anh Trai Vượt Ngàn Chông Gai D5,D6, khán giả sẽ được chiêm ngưỡng hệ thống RoboSpot Follow System được lắp đặt kết...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Tour diễn Wasteland Realm của Trần Sở Sinh: “Tác phẩm nghệ thuật” hoành tráng

11/06/2025

Một lần nữa, Trần Sở Sinh - nghệ sĩ tiên phong trong làn sóng nghệ thuật trình diễn châu Á đã khiến nhiều người thán phục với...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Delay Tower – công nghệ sử dụng trong concert Anh Trai Vượt Ngàn Chông Gai là gì?

05/06/2025

Trong các sự kiện âm nhạc quốc tế, Delay Tower là một thiết bị quen thuộc, không chỉ giúp khán giả ở xa vẫn nghe rõ từng...

Xem thêm
Xem thêm
Bài tiếp theo
BLACPINK sẽ biểu diễn concert “Born Pink” tại svđ Mỹ Đình, Hà Nội ngày 29, 30/7

BLACKPINK đã gửi hồ sơ xin cấp phép biểu diễn tại Hà Nội

Để lại một bình luận Hủy

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

  • Trang chủ
  • Sự Kiện
  • Khám Phá
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình

Backstage News TRANG MẠNG XÃ HỘI NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM
Địa chỉ văn phòng: 43A Vạn Phúc, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
Email: hello@backstage.vn
Hotline: (+84)8 1800 6389
Bản quyền thuộc về Công ty CP Truyền thông & Sự kiện Backstage, giấy phép ĐKKD số 0108104540 do Sở KH&ĐT Hà Nội cấp ngày 26/12/2017.
Giấy phép MXH số 62/GP-BTTTT ký ngày 18/03/2024.
DMCA.com Protection Status

Không có kết quả
View All Result
  • Đăng nhập
  • Đăng Ký
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Trong Nước
    • Sự Kiện Quốc Tế
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình
  • Về Backstage News

Backstage News TRANG MẠNG XÃ HỘI NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM
Địa chỉ văn phòng: 43A Vạn Phúc, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
Email: hello@backstage.vn
Hotline: (+84)8 1800 6389
Bản quyền thuộc về Công ty CP Truyền thông & Sự kiện Backstage, giấy phép ĐKKD số 0108104540 do Sở KH&ĐT Hà Nội cấp ngày 26/12/2017.
Giấy phép MXH số 62/GP-BTTTT ký ngày 18/03/2024.
DMCA.com Protection Status

Chào Mừng!

Đăng nhập vào tải khoản của bạn

Quên mật khẩu? Đăng Ký

Tạo Tài Khoản Mới

Điền vào các mẫu dưới đây để đăng ký

Không để trống các trường. Đăng Nhập

Lấy lại mật khẩu

Vui lòng nhập tên đăng nhập hoặc địa chỉ email để đặt lại mật khẩu của bạn.

Đăng Nhập