5 vấn đề cần lưu ý để tạo nên một sự kiện ảo chất lượng

Dịch covivd-19 bùng phát khiến cho các sự kiện buộc phải thay đổi cả về lâu về dài để kịp thời thích ứng kịp thời với các tình huống khẩn cấp. Dưới đây là 5 vấn đề mà một nhà tổ chức sự kiện cần lưu ý để tổ chức một sự kiện ảo thành công.

Nếu trước đây bạn chỉ chạy các sự kiện tại chỗ, việc chuyển sang các sự kiện trực tuyến có thể là một thách thức. Điều này đặc biệt đúng khi bạn có một chiến lược tiếp thị sự kiện được xác định rõ ràng, tập trung vào việc thu hút khách hàng tiềm năng chất lượng cao và tăng khả năng nhận diện thương hiệu của công ty bạn.

• Làm cách nào để bạn chuyển đổi từ sự kiện tại chỗ sang sự kiện trực tuyến mà không ảnh hưởng đến chất lượng trải nghiệm thương hiệu?
• Làm thế nào để bạn giữ nguyên tiêu chuẩn và mức độ giá trị khi chuyển từ môi trường trực tiếp sang môi trường trực tuyến?
• Làm thế nào bạn có thể đảm bảo rằng những người tham dự ảo sẽ thích sự kiện của bạn nhiều như những khách tham dự sự kiện trực tiếp của bạn?

Đây là một số câu hỏi bạn sẽ tự hỏi mình. Rốt cuộc, bất kể hình thức nào, mục tiêu duy nhất của bạn là đảm bảo một sự kiện chất lượng cao cho khách hàng của bạn (bao gồm khách hàng tiềm năng, khách hàng trả tiền và đại sứ thương hiệu).

Thật vậy, trong khi các công nghệ kỹ thuật số và các giao thức mạng có thể hỗ trợ bạn chuyển đổi sang sự kiện trực tuyến một cách dễ dàng nhưng chẳng có gì đảm bảo mức độ thành công của nó tương tự như các sự kiện tại chỗ.

Mặc dù chi phí cho các sự kiện ảo của bạn giảm đi đáng kể cho việc thuê địa điểm, sản xuất lắp đặt thiết bị, nhân sự phục vụ… và thương hiệu của bạn sẽ được tiếp xúc với lượng khán giả lớn hơn, có nghĩa là bạn không thể thất bại cũng như không thể làm giảm chất lượng của sự kiện.

Với ý nghĩ này, những điều bạn nên cân nhắc khi tổ chức sự kiện trực tuyến đầu tiên của mình là gì? Để trả lời câu hỏi này, chúng tôi đã tổng hợp một số yếu tố mà bạn sẽ muốn thảo luận với nhóm của mình.

Xác định chân dung người tham dự ảo của bạn

Sức mạnh tuyệt vời của sự kiện trực tuyến chính là khả năng tiếp cận đáng kinh ngạc của chúng. Nếu các sự kiện tại chỗ thường hạn chế chỗ ngồi cũng như việc tập hợp người tham dự trên thế giới là khó khăn thì sự kiện trực tuyến lại có thể dàng tiếp cận với khán giả toàn cầu và kết nối với hàng trăm nghìn người cùng một lúc. Bạn không phải lo lắng về hạn chế của địa điểm và những vấn đề cho khách quốc tế tham dự.

Vì có thể tương tác với nhiều đối tượng hơn nên đôi khi bạn bỏ qua việc xác định chân dung khách hàng ảo cụ thể mà bạn mong muốn sẽ tham gia sẽ kiện là ai. Đó là một sai lầm. Bạn vẫn cần xác định đối tượng sự kiện trực tuyến của mình giống như cách bạn xác định tệp khách hàng cụ thể cho các sự kiện tại chỗ của mình.

Bằng việc hiểu rõ những người tham dự sự kiện ảo của bạn là ai, bạn có thể đưa ra nội dung phù hợp và phát triển một chương trình phù hợp với nhu cầu của họ, từ đó sẽ mang lại cho bạn tỷ lệ tham dự sự kiện ảo cao hơn.

Thiết kế trải nghiệm tương tác cao hơn

Khi lên kế hoạch cho các sự kiện trực tuyến, bạn cũng đang phải cạnh tranh với một lượng lớn nội dung trực tuyến và các yếu tố gây xao nhãng tiềm ẩn xung quanh chẳng hạn như video YouTube, mạng xã hội, meme, v.v.

Trong các sự kiện tại chỗ, bạn luôn có thể yêu cầu người tham dự không sử dụng điện thoại của họ, nhưng trong các sự kiện trực tuyến, bạn không thể ngăn cản khách của mình mở các trình duyệt khác nhau, đặc biệt là các buổi talkshow, hội thảo… rất có khả năng khách sẽ vừa nghe diễn giả nói và vừa lướt facebook chẳng hạn.

Cách tốt nhất để duy trì sự chú ý của mọi người trong các sự kiện trực tuyến là tạo một chiến lược tương tác rõ ràng. Ví dụ: yêu cầu người kiểm duyệt và diễn giả của bạn chạy các cuộc thăm dò trực tiếp khoảng năm phút một lần. Bạn cũng có thể xen vào các câu đố vui có quà, quay số may mắn. Hoặc nếu sự kiện của bạn kéo dài 2-3 ngày, bạn cần thêm các hoạt động giải trí, kết nối trực tuyến để giải tỏa sự buồn chán. Tất cả các chiến thuật tương tác nhỏ này sẽ khiến mọi người chú ý hơn đến sự kiện trực tuyến của bạn và có trải nghiệm sự kiện tốt hơn.

Cung cấp cho những người tham dự ảo của bạn cơ hội kết nối mạng

Thách thức lớn nhất khi điều hành các sự kiện trực tuyến là giúp những người tham dự làm quen với nhau. Đó rõ ràng không phải là một vấn đề trong các sự kiện tại chỗ. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện của bạn trong môi trường trực tuyến có nghĩa là việc kết nối mạng khó khăn hơn nhiều. Nếu không có tùy chọn trò chuyện, mọi người sẽ không thể tương tác với nhau. Đó là một nhược điểm, đặc biệt khi xem xét mạng lưới là một trong những lý do tại sao mọi người tham dự các sự kiện.

Để đảm bảo trải nghiệm chất lượng cao, hãy sử dụng nền tảng sự kiện trực tuyến có tính năng mạng ảo. Với các công cụ phù hợp, khách của bạn sẽ có thể tương tác với nhau và thậm chí lên lịch các cuộc họp trực tiếp trong các phòng kết nối. Đó là một giá trị gia tăng sẽ nâng cấp trải nghiệm sự kiện.

Thiết kế trải nghiệm thương hiệu ảo đáng nhớ

Có nhiều cách mà các công ty và thương hiệu có thể truyền đạt đề xuất giá trị của họ. Tiếp thị sự kiện là một trong số đó. Từ những trải nghiệm sản phẩm độc đáo đến những buổi trình diễn đáng nhớ, có rất nhiều lựa chọn khi chuẩn bị các động lực cho sự kiện độc đáo để truyền đạt bản chất của thương hiệu của bạn.

Nhưng làm thế nào bạn có thể mang đến cho những người tham dự trực tuyến của mình trải nghiệm thương hiệu ảo đáng nhớ? Câu trả lời cho câu hỏi này nằm ở các đặc điểm của thương hiệu và sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Ví dụ: nếu bạn là công ty sản xuất đồ uống có cồn, bạn có thể tổ chức một buổi workshop hỗ hợp (kết hợp 2 hình thức: tại chỗ và trực tuyến). Điều quan trọng là hãy nghĩ đến việc chuyển đổi tính độc đáo của thương hiệu thành trải nghiệm trực tuyến thú vị.

Bên cạnh đó nếu có ngân sách hãy đầu tư các công nghệ kỹ thuật số như thực tế ảo (VR), thực tế ảo tăng cường (AR), Hologram,… để tạo ra trải nghiệm thị giác ấn tượng cho khách hàng.

Tiếp tục cung cấp giá trị sau sự kiện

Điều tốt về các sự kiện trực tuyến là bạn luôn có thể sử dụng lại nội dung sau đó. Có rất nhiều cách để sử dụng lại, cải thiện và đóng gói lại nội dung sự kiện trực tuyến của bạn để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và gia tăng nhiều giá trị hơn nữa. Ví dụ: bạn có thể tạo một video nhỏ hơn chứa thông tin chi tiết quan trọng về ngành mà các diễn giả của bạn đã chia sẻ trong sự kiện trực tuyến. Hoặc việc phát lại buổi concert trực tuyến cũng khiến khán giả cảm thấy hời hơn khi mua vé hoặc thu hút thêm một lượng giả mua vé sau đó vì tò mò bởi truyền thông xã hội.

Bạn cũng có thể cộng tác với đối tác hoặc diễn giả để tạo ra nội dung có giá trị (chẳng hạn như sách điện tử) dựa trên việc giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc đào sâu kiến ​​thức của khách của bạn. Có rất nhiều cơ hội để tiếp tục tạo ra giá trị lâu dài sau khi sự kiện kết thúc.

Tóm lại

Nếu bạn muốn thiết kế một sự kiện trực tuyến chất lượng cao, hãy luôn nghĩ đến nhu cầu và sở thích mà những người tham dự của bạn có thể có. Vì vậy, bạn sẽ phải phân tích sự kiện của mình và có một hồ sơ người tham dự ảo rõ ràng. Bạn cũng sẽ phải cung cấp đủ cơ hội tham gia hoặc tham gia để duy trì sự chú ý của mọi người và giảm bớt sự nhàm chán tiềm ẩn.

Tiếp theo, bạn sẽ muốn cung cấp các cơ hội kết nối cho khách trực tuyến của mình, chẳng hạn như khả năng nói chuyện qua trò chuyện hoặc lên lịch các cuộc họp trực tiếp với những người tham dự khác.

Sau đó, bạn sẽ muốn suy nghĩ lại toàn bộ ý tưởng về trải nghiệm thương hiệu và bắt tay vào thiết kế những trải nghiệm này trong môi trường trực tuyến.

Cuối cùng, hãy mở rộng tầm ảnh hưởng của sự kiện ra ngoài tiến trình của nó và sử dụng lại cũng như cải thiện nội dung. Xem xét tất cả các yếu tố này, bạn sẽ có thể nổi bật với sự kiện trực tuyến của mình và xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với những người tham dự trực tuyến của bạn.

Tham khảo: eventtia

BACKSTAGE CREWlà công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Việt Nam. Nhờ vào những hiểu biết sâu về kỹ thuật và có kinh nghiệm kỳ cựu, Backstage Crew là cầu nối vững chắc giữa khách hàng và đơn vị cung cấp. Qua đó mang tới sự hài lòng và an tâm tuyệt đối cho các khách hàng thông qua 3 dịch vụ chính: Quản trị sự kiện, nhân sự vận hành, giải pháp sân khấu.

Đặc biệt với việc sở hữu backstage.vn – chuyên trang về nghề sự kiện duy nhất tại Việt Nam liên tục cập nhật các tin tức, xu hướng mới trong ngành tổ chức sự kiện, Backstage Crew tự tin mang đến những ý tưởng, giải pháp sáng tạo phù hợp, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng đồng thời tạo ra những trải nghiệm tuyệt vời cho khán giả.

Credential Backstage Crew:http://backstagecrew.vn/