Tổ chức sự kiện là một trong các tác vụ quen thuộc đối với những người làm truyền thông ở Việt Nam, thậm chí đã trở thành một lựa chọn ngành nghề mà nhiều bạn trẻ theo đuổi một cách chuyên nghiệp sau khi tốt nghiệp ra trường, dù là trước đó chuyên ngành học trong nhiều năm của các bạn không mấy liên quan.
Bên cạnh những “hạt sạn” mà ngành tổ chức sự kiện thường gặp như là nội dung chưa được sâu, ý tưởng chủ đạo chưa được thực sự tốt hay sự cố đến từ MC, âm thanh… không thể phủ nhận là tác vụ tổ chức sự kiện tại thị trường Việt Nam trong những năm qua đã có những bước tiến lớn lao mà phần lớn nhờ sự mạnh tay đầu tư của các đơn vị cung ứng.
Nội dung
1. Chuyên nghiệp hoá cung ứng cơ sở vật chất
Màn hình LED được tận dụng triệt để trong các thiết kế sân khấu thay cho các tấm bạt hiflex lớn trước kia. Dễ thấy trong thời gian gần đây, một trong những tiêu chuẩn của một sự kiện cần sự trang trọng và “đẳng cấp” đó là sân khấu chính có yếu tố LED.
Với lợi thế là được ghép từ những miếng nhỏ, dùng màn hình LED trên sân khấu, người đạo diễn sự kiện có thể thoả sức tận dụng màn LED với các kích thước, kiểu dáng rồi sáng tạo với các phần trình chiếu để tạo hiệu ứng cho từng phần của Event trở nên sinh động, hấp dẫn và có điểm nhấn hơn.
Màn hình LED cũng khắc phục được nhược điểm của màn chiếu là có thể chiếu sắc nét trong môi trường ánh sáng ban ngày, một giải pháp thực sự cho những sự kiện cần trình chiếu video clip nhưng lại tổ chức ngoài trời trong môi trường ánh sáng tự nhiên dồi dào, điều mà trước kia gần như không thể thực hiện được.
Tuy vậy thì chi phí cho việc sử dụng thiết bị LED đắt hơn nhiều lần so với dùng bạt hiflex, hay dùng các vách gỗ dán, formex được dựng hình vẽ tay truyền thống. Với mức chi phí thuê thiết bị màn hình LED từ 800,000 – 1,500,000đ/m2, sự kiện nào có mức chi phí cao thì mới có thể sử dụng toàn bộ màn LED thay cho Backdrop, có những sự kiện có chi phí tổ chức thấp hơn thì đã kết hợp dùng màn LED với một phần diện tích nhỏ hơn sân khấu để thay thế cho màn hình máy chiếu trước đây, có sự kiện thì lại phối hợp các mảng LED để trở thành các mảng trang trí. Giá cả của việc thuê màn LED cũng phụ thuộc vào chất lượng, độ sáng, độ phân giải, độ sắc nét của từng loại màn, từng đời sản xuất.
Thời gian để lắp đặt màn LED cũng tương đối dài hơn so với việc bắt bạt dựng sân khấu thông thường. Thông thường, từ khi thiết bị được chuyển đến nơi tổ chức sự kiện, khung đỡ được lắp lên, từng ô LED được lắp đặt lên khung, kỹ thuật viên kiểm tra và xếp thứ tự từng ô trên bảng điều khiển, kiểm tra về tín hiệu và độ phân giải của file trình chiếu tương thích với màn hình hiển thị… mất tối thiểu 2h đồng hồ với những diện tích khoảng 20m2 trở lên.
Trên thế giới thì các sân khấu lấp lánh ánh đèn LED đã trở nên quen thuộc và phổ biến từ nhiều năm nay. Còn tại Việt Nam, màn hình LED mới phổ biến ở các sự kiện quan trọng và tầm cỡ ở các thành phố lớn.
Thiết bị âm thanh được nâng cấp sánh vai với các sân khấu quốc tế. Đã qua rồi thời âm thanh cho sự kiện khi thì tậm tịt, khi thì trục trặc, rè hoặc rú. Khâu chuẩn bị cho âm thanh ngày nay đối với dân tổ chức sự kiện tại Việt Nam là một trong những khâu được quan tâm nhất.
Thị trường của ngành tổ chức sự kiện Việt Nam mới đây nhất đã có những đơn vị cung ứng đầu tư dàn loa L’acoustic K2 – được biết đến là dàn âm thanh hiện đại, hoàn hảo nhất trên thế giới thời điểm hiện tại. Theo phía đơn vị cung ứng này thì sau hơn 1 năm đặt hàng, đơn vị cung cấp K2 mới chấp nhận cho một công ty của Việt Nam giao dịch mua dàn loa này. Hành trình vận chuyển K2 về đến Việt Nam cũng vô cùng khó khăn, mất 50 ngày lênh đênh trên tàu. Chi phí cho dàn âm thanh K2 lên đến 1 triệu đô la Mỹ (hơn 22 tỷ đồng Việt Nam).
Phối hợp phức tạp của công nghệ biểu diễn. Bên cạnh việc các đơn vị trong ngành tổ chức sự kiện đã đầu tư để nghiên cứu làm ra các hình thức sáng tạo hơn cho các phần biểu diễn trên sân khấu thông qua phối hợp hiệu ứng, âm thanh, ánh sáng, chất liệu trang phục của diễn viên, các tạo hình nghệ thuật… không thể không kể đến việc hơn 1 năm nay công nghệ biểu diễn 3D Mapping du nhập vào trong nước, cho phép trình chiếu trên một mặt bằng kiến trúc phức tạp. Ví dụ như cả mặt tiền Nhà hát Lớn Hà Nội đã có thể biến thành một sân khấu khổng lồ được trình chiếu nhiều nội dung ấn tượng.
Hologram là công nghệ tạo hình ảo đặc biệt được yêu thích khi kết hợp với các loại hình múa đương đại, tạo chiều sâu cho các phần biểu diễn.
Màn chiếu trong Gauze cũng đã về Việt Nam và được sử dụng trong các sự kiện có giá trị nghệ thuật cao.
Kỹ thuật ghi hình sự kiện cũng đã lên một tầm cao mới. Nếu như trước đây những chương trình phức tạp lắm thì cũng chỉ huy động từ 4-6 camera với bàn mixer mà chỉ các đơn vị truyền hình chuyên dụng mới có. Hiện nay nhiều đơn vị chuyên ghi hình ảnh tư nhân đã ra đời với máy móc và thiết bị hiện đại. Không chỉ đảm bảo việc ghi hình sắc nét, chuẩn HD, chuẩn 4K mà việc thu âm trực tiếp từ sự kiện cũng được thực hiện đơn giản trong mọi điều kiện thời tiết. Bàn mixer để trộn hình ảnh từ các vị trí cam khác nhau cũng được cải tiến với nhiều công nghệ hiện đại.Cơ sở vật chất cho sự kiện tại Việt Nam đã đạt đến tầm làm hài lòng các ngôi sao giải trí hàng đầu thế giới.
Điều đáng nói ở đây là nhiều công nghệ hiện đại được du nhập về nước để giúp “nâng tầm” công tác tổ chức sự kiện, vì những công nghệ này khá đắt đỏ nên mỗi công ty chỉ đầu tư được một vài nhánh thiết bị. Từ đó, thị trường trở nên chuyên môn hoá hơn do mỗi đơn vị tập trung đi sâu vào làm tốt một mảng cung ứng nào đó. Không chỉ đối với các thiết bị mới, mà ngay cả khâu cung ứng về in ấn, cung ứng về nhà bạt, cung ứng giàn không gian, cung ứng các trang thiết bị phục vụ tiệc… đều được làm mới về mẫu mã và cẩn thận hơn xưa rất nhiều.
2. Đầu tư chất xám trong xây dựng kịch bản chương trình
Chỉ tìm kiếm nhanh với từ khoá “tổ chức sự kiện” trên Google, kết quả trả về cũng có thể dễ dàng cho chúng ta thấy được mức độ cạnh tranh khốc liệt của thị trường này những năm gần đây. Đến một ngưỡng khi cạnh tranh về thiết bị cho sự kiện đi vào bão hoà, các nhà cung ứng dịch vụ trong ngành tổ chức sự kiện đã nhận ra rằng một sự kiện thành công, ý nghĩa và làm hài lòng khách hàng không chỉ phụ thuộc vào sự hiện đại hay nuột nà trong vận hành những thiết bị đắt tiền mà nội dung sự kiện mới là điều cần tập trung làm cho sâu, cho tới.
Thêm vào đó, sự xuất hiện của những người dẫn lối về thông tin trong tổ chức – những người làm PR chuyên nghiệp – trong khoảng 10 năm trở lại đây đã góp phần định hướng, tư vấn cho lãnh đạo đồng thời gây áp lực lên các nhà tổ chức sự kiện đổi mới và sáng tạo nội dung kịch bản, để mỗi chương trình tổ chức ra có ý nghĩa hơn, truyền tải tốt hơn thông tin của tổ chức đến với các nhóm công chúng trực tiếp tham gia.
Nếu như kịch bản các buổi lễ ở khu vực các đơn vị nhà nước còn sắp xếp tương đối nhiều hạng mục đi theo lối mòn, thì ở khu vực các đơn vị doanh nghiệp, mỗi sự kiện đều đã được tối giản các phần mang nặng tính hình thức, các phát ngôn sáo ngữ, các tiết mục văn nghệ “mang tính biểu diễn cho có” để thay vào là một kịch bản chặt chẽ được tính toán đến từng giây, với các phần lễ, hội được bố trí hợp lý, khoa học, có ý nghĩa với người tham dự sự kiện.
Kịch bản sự kiện ngày nay được xây dựng chặt chẽ đến mức mỗi hạng mục đều có quy định rõ về nội dung, hình thức thể hiện, âm thanh nền, ánh sáng, các công nghệ khác (nếu có), hành động của từng khu vực trong cùng một thời điểm đều được tính toán cẩn thận và đều có bố trí nhân sự chịu trách nhiệm rõ ràng, có kinh nghiệm.
3. Chất lượng các tiết mục nghệ thuật
Không dừng lại ở các tiết mục nhảy, múa hay hát đơn thuần. Ngày nay thị trường giải trí “lên hương” đã trở thành nguồn cung lớn các tiết mục nghệ thuật ngày một chuyên nghiệp cho ngành tổ chức sự kiện.
Thị trường ca sỹ từ bán chuyên đến chuyên nghiệp hay cây đa cây đề trong nghề đã có sự phân hoá rõ rệt. Sự phân hoá cũng thấy rõ đối với từng dòng âm nhạc. Sự phong phú này đã đem đến cho mỗi loại hình sự kiện rất nhiều sự lựa chọn về người biểu diễn.
Các nhóm múa, vũ đoàn tuy không nở rộ như cách đây 10 năm, nhưng lại có những nhóm đi vào bền vững, với sự lựa chọn nghề vũ công như một nghề theo đuổi chuyên nghiệp. Họ học hỏi về nghề nghiệp của mình, luyện tập chăm chỉ và bài bản, họ sáng tạo ra các giá trị mới cho những phần biểu diễn. Ngày càng có nhiều hơn các tiết mục vũ đạo với tính phức tạp cao, ý nghĩa sâu, tính phù hợp với các bối cảnh biểu diễn quan trọng được các vũ công nghiên cứu và dàn dựng.
Vị trí đạo diễn sân khấu, người “nhạc trưởng” xây dựng và điều phối toàn bộ một chương trình biểu diễn lớn cũng trở thành một vị trí được coi trọng hơn, và “kiếm ăn” tốt hơn trong bối cảnh gần một thập kỷ nay. Nhiều đạo diễn sân khấu trưởng thành từ các đơn vị đào tạo chính quy trong nước và nước ngoài đã gắn bó với thị trường Việt Nam và trở thành những cái tên đầu ngành, trực tiếp tạo ra nhiều show diễn có giá trị nghệ thuật cao.
Ngay cả đối với các sự kiện “cây nhà lá vườn” của các đơn vị có số lượng CBNV đông đúc, việc thuê biên đạo, đạo diễn về xây dựng chương trình biểu diễn chuyên nghiệp với nguồn lực người biểu diễn lấy từ nội bộ cũng đã trở nên quen thuộc, và tạo ra nhiều câu chuyện thú vị, ý nghĩa cho mỗi sự kiện được tổ chức.
Một số nhà cung ứng trang phục biểu diễn đầu tư hơn cho những đứa con tinh thần của mình, cho ra đời nhiều mẫu trang phục bán và cho thuê chất lượng, cũng là một trong các lý do khiến cho các tiết mục nghệ thuật được cải thiện theo hướng tích cực hơn.
4. Thị trường người dẫn chương trình
Nở rộ các cuộc thi tìm kiếm tài năng MC khắp các vùng miền đã giúp tìm ra và đào tạo cho thị trường những gương mặt MC mới vừa có năng khiếu với ngôn ngữ, vừa có ngoại hình tốt, phông kiến thức sâu rộng và các kỹ năng cần thiết để theo đuổi nghề MC chuyên nghiệp.
Khi những cơ hội được mở ra, các tài năng MC mọi miền dù có tham gia thi thố hay không, thì cũng có thể có được cho mình các tham chiếu để đặt cho mình những mục tiêu, kế hoạch trau dồi nghề nghiệp.
Có cầu có cung. Khi tài năng chớm nở cũng là lúc thị trường sự kiện ngày một sôi động với đủ quy mô, các bạn MC trẻ có cơ hội được thực hành nghề nghiệp trong nhiều môi trường, nhiều điều kiện đồng thời có thu nhập rất tốt từ việc này.
Gần đây, thị trường MC Việt Nam còn hướng tới những chuẩn mực cao hơn, như dẫn được thêm nhiều ngoại ngữ, dẫn các chương trình cần có phông kiến thức xã hội sâu về một mảng, dẫn các sự kiện trực tiếp với nhiều đối tượng tham gia phức tạp… để thách thức và thử thách chính bản thân mình.
5. Khả năng quản lý sự kiện
Tiểu tiết làm nên đại cục. Để đánh giá sự chuyên nghiệp của một ekip tổ chức sự kiện, những nhà chuyên môn thường nhìn bao quát từ phổ chung khái quát cho đến từng hạng mục tiểu tiết của sự kiện đó.
Nhìn từ góc rộng, có thể đánh giá khả năng quản lý sự kiện khi đánh giá cách bày trí các khu vực của sự kiện, cách bố trí các hạng mục quan trọng của sự kiện, cách điều phối nhân sự cho sự kiện.
Soi vào tiểu tiết, có thể thấy ngay khả năng quản lý sự kiện tốt hay không tốt từ việc để ý hạng mục trang trí cho sự kiện từ nhỏ đến lớn cho sự kiện có được đầu tư thiết kế và sản xuất chuyên nghiệp theo một concept (ý tưởng chủ đạo) nhất quán, nhân sự điều phối sự kiện có thực hiện mặc đồng phục chia theo vị trí, các nhóm nhân sự phục vụ sự kiện có được phân loại bằng thẻ có đóng dấu xác nhận… cho đến việc vận hành các hoạt động tại từng khu vực có ăn khớp và nhịp nhàng với nhau hay không…
Trở lại với câu chuyện ở đầu bài viết, thị trường ngày nay đã có thêm một lớp nhân sự trẻ trong ngành coi tổ chức sự kiện là một nghề chuyên nghiệp mà họ sẽ theo đuổi nghiêm túc trong một thời gian dài. Chính lớp nhân sự này đã tự vận động, tự học hỏi từ thị trường sự kiện trong nước và các nhà tổ chức sự kiện quốc tế, để đặt ra cho mình những chuẩn mực khắt khe hơn trong nghề, từ đó làm mặt bằng quản lý sự kiện trong nước trở nên tốt hơn, chuyên nghiệp hơn. Khi từng hạng mục nhỏ trong Event được quản lý tốt và thấu đáo, chất lượng của mỗi sự kiện sẽ nâng lên rõ rệt.
6. Truyền thông thu hút người quan tâm cho sự kiện
Diện mạo sự kiện được chăm sóc
Không còn phó mạc các thiết kế như backdrop, thư mời, standee, băng rôn cho các nhà in “làm cả thể” và thu về là những sản phẩm tương đối tạm bợ. Ngày nay diện mạo cho các sự kiện đã được các nhà tổ chức đầu tư thiết kế đồ hoạ chuyên nghiệp, bài bản hơn. Yếu tố nhận diện thương hiệu trong thiết kế được đảm bảo, ý tưởng chủ đạo được hình hoạ hoá phù hợp và ấn tượng, hình ảnh sử dụng trong các ấn phẩm được sản xuất riêng cho từng sự kiện hoặc được mua bản quyền, các chất liệu in ấn các ấn phẩm cũng được đầu tư hơn.
Đơn cử như là standee, từ việc sử dụng chân chữ X kích thước nhỏ 60cm x 160 cm “liêu xiêu trong gió” nay đã được thay thế bằng chân kéo 80cm x 200cm vững chãi; nội dung được in trên đề can PP cán mờ hay vì in trên bạt nhăn nhúm. Hay các tài liệu cho sự kiện thay vì được dàn trang bằng MSWord với phông chữ truyền thống Times New Roman rồi in trên giấy trắng mực đen với máy in thông thường nay đều đã được can thiệp thiết kế và in offset hoặc lazer màu trên giấy Off hay giấy Couche dày dặn.
Hành lang thông tin dày dặn, có định hướng
Việc mỗi một sự kiện dù ở quy mô tổ chức cho nội bộ vài chục người hay quy mô xã hội hàng trăm ngàn người thì người tổ chức đều có ý thức về việc công bố ra một bản thông tin giới thiệu về sự kiện, hay tốt hơn thì là một thông cáo báo chí có các nhóm thông tin đầy đủ để bất cứ đối tượng nào muốn tìm hiểu về sự kiện đều có thể dễ dàng truy xuất.
Có những sự kiện có cả website và các trang MXH riêng được lập ra để làm trang hứng khi các đối tượng quan tâm tìm về. Trên những trang này, mọi khía cạnh và thông tin của sự kiện đều được cập nhật nhanh nhẹn.
Đối với các sự kiện lớn, thậm chí đã có cả một loạt bài viết có định hướng với kế hoạch tổ chức tin bài, hình ảnh, video… bài bản được đưa ra trong suốt trước, trong và sau sự kiện để nhằm tạo hành lang thông tin thu hút sự quan tâm của công chúng tới sự kiện đó.
Quan tâm tạo lập mối quan hệ với báo giới
Ngày nay không chỉ có các sự kiện họp báo, mà mỗi Event lớn nhỏ ở từng lĩnh vực, người tổ chức sự kiện đều có thể gửi thư mời tới các đại diện cơ quan báo chí đến tham dự hoặc có thể gửi đi Thông cáo báo chí để cung cấp thông tin mới từ phía mình.
Nếu thông tin hữu ích với độc giả của tờ báo đó, cơ quan báo chí có thể xem xét lựa chọn môt hoặc nhiều nhóm thông tin trong số những thông tin được cung cấp để đăng tải. Việc thiết lập mối quan hệ với các cá nhân/đơn vị báo chí trên cơ sở win-win về thông tin giúp cho phía báo chí có thêm nguồn tin đa dạng, sinh động đồng thời giúp cho thông tin về sự kiện có cơ hội đến được với đông đảo công chúng một cách chủ động.
Lời kết
Xin được mượn lời một cậu em của tôi – người mà tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế nhưng lại đam mê, theo đuổi, theo dõi và dấn thân vào ngành Tổ chức sự kiện trong suốt 5 năm qua – để làm cái kết ngắn cho một bài tổng kết dài hơn 2000 chữ: “Nếu như cách đây chục năm, Việt Nam muốn mời một ca sỹ quốc tế đến biểu diễn thì phải vật vã lắm mới set up được khâu kỹ thuật phục vụ chuẩn sự kiện cuả họ. Lắp đặt xong họ phải cho nguyên ekip của họ từ bển sang để vận hành. Nhưng giờ thì khác rồi, đồ đạc mình có đủ cả, chuyên gia để chạy mình cũng không thiếu, sân chơi giờ không của riêng ai”.
Bạch Dương
(BetterCre)
