Event Manager (Quản lý sự kiện) được coi là một trong những nghề mang lại nhiều cung bậc cảm xúc và dễ căng thẳng nhất. Dù có những khó khăn và vất vả nhưng đổi lại, event manager có những phút giây trải nghiệm tuyệt vời trong sự kiện mà không phải nghề nào cũng có. Chính vì thế, rất nhiều bạn trẻ năng động đã chọn con đường làm việc trong ngành quản lý sự kiện, trở thành các event manager tương lai. Vậy, một event manager cần phải có những kỹ năng gì?
1. Chú ý đến từng chi tiết
Đây là kỹ năng tối cần thiết của một event manager. Bởi mỗi một sự kiện đều có hàng trăm thậm chí hàng nghìn hạng mục lớn nhỏ, liên quan chặt chẽ đến nhau và ảnh hưởng để thành bại của sự kiện. Quản lý sự kiện không chỉ bao quát tổng thể và còn phải để tâm từng chi tiết nhỏ nhằm đảm bảo sự kiện vận hành trơn tru.
2. Giao tiếp
Từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc sự kiện, người quản lý sẽ phải gặp gỡ, làm việc với rất nhiều người: từ nghệ sĩ, đạo diễn đến nhà cung cấp, nhà tài trợ hay chính đội ngũ chạy chương trình. Kỹ năng giao tiếp là chìa khóa để mọi thông tin về chương trình được truyền tải đến mọi người một cách rõ ràng, mạch lạc. Bên cạnh đó, giao tiếp không đơn thuần là nói mà còn phải biết lắng nghe để hiểu và nhìn ra các vấn đề còn khúc mắc của sự kiện.
3. Xử lý vấn đề
Sự kiện càng to thì càng có nhiều vấn đề xảy ra và hoàn toàn khó đoán trước. Người quản lý sự kiện cần có cái đầu lạnh, sự bình tĩnh để xử lý mọi vấn đề xảy ra theo cách hiệu quả nhất. Nếu không, mọi thứ sẽ trở nên “rối như tơ vò” và dẫn đến khủng hoảng không cần thiết.
4. Đàm phán
Có rất nhiều việc cần đàm phán trong sự kiện: đàm phán giá cả với nhà cung cấp, đàm phán thời gian, mức thù lao với nghệ sĩ, đàm phán với nhà tài trợ, thậm chí phân chia công việc cho team cũng là cả một quá trình đàm phán.
5. Làm nhiều việc cùng lúc
Người ta nói làm nghề quản lý sự kiện là phải “ba đầu sáu tay” để giải quyết tất cả các vấn đề xảy ra trong suốt quá trình từ khâu chuẩn bị đến lúc chương trình diễn ra. Có thể đang làm việc này nhưng bạn sẽ phải trả lời mọi người việc khác, hoặc nghe điện thoại hoặc kiểm tra hạng mục chuẩn bị. Nếu không có kỹ năng này, khả năng bị stress sẽ cao hơn hẳn và mọi việc dễ bị rối và chậm tiến độ.
6. Quản lý ngân sách tốt
Event manager không chỉ đảm bảo mọi thứ đúng tiến độ, đúng guồng quay mà còn phải chắc chắn ngân sách không bị vượt quá so với dự định. Cần chặt chẽ ngay từ đầu với check-list chuẩn chỉnh bao gồm đầy đủ các hạng mục cùng một vài dự tính cho phát sinh.
7. Sáng tạo
Sáng tạo ở đây không chỉ dừng lại ở các ý tưởng thể hiện trong chương trình. Nhiều khi sáng tạo bắt đầu từ những tình huống giải quyết vấn đề nhỏ nhoi để mọi thứ diễn ra tốt đẹp. Kỹ năng này không hẳn đã có sẵn ở từng người mà có thể trau dồi dần bằng cách quan sát kỹ lưỡng sự vật và sự việc xảy ra xung quanh mình.
Fan Dee
