Địa điểm tổ chức sự kiện đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong thành công của một sự kiện vì vậy cần liệt kê ra những tiêu chí để lựa chọn nơi tổ chức sự kiện cho phù hợp.
Một địa điểm phù hợp sẽ không chỉ đáp ứng được nhu cầu cơ bản của sự kiện mà còn phản ánh và tương thích với bản chất và thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền đạt. Nó cũng cần phải đảm bảo rằng không gian và tiện ích có sẵn tại địa điểm đều phù hợp với số lượng và đặc điểm của khách mời, cũng như mang lại trải nghiệm đáng nhớ và ấn tượng cho mọi người tham dự.
Một địa điểm không phù hợp có thể gây ấn tượng xấu ngay từ đầu. Khách mời có thể cảm thấy không thoải mái hoặc thậm chí có những nhận xét không được tích cực về sự kiện và đơn vị tổ chức sự kiện. Chọn sai địa điểm sẽ làm giảm sức hút của sự kiện từ đó sẽ gây ra khó khăn trong việc bán vé. Vì vậy khi đi tìm một nơi tổ chức sự kiện, cần phải nhớ những tiêu chí sau:
Nội dung
1. Dựa trên số lượng khách
Trước khi đi tìm địa điểm thì cần dự kiến rằng sự kiện của bạn sẽ có bao người tham dự. Nếu số lượng khách mời đông đảo, bạn cần chọn khuôn viên sự kiện rộng rãi và thoải mái như sân vận động hoặc công viên. Ngoài ra những vấn đề phát sinh đột ngột như khách mời vượt quá hoặc ít quá cũng rất cần địa điểm diễn ra đủ linh hoạt để giải quyết sự cố.
2. Phù hợp với mục tiêu tổ chức
Trước khi lưạ chọn, bạn hãy đi khảo sát trước trung tâm tổ chức sự kiện để biết địa điểm này có thuận lợi trong việc đi lại hay không? Chọn một nơi ở ngay trung tâm thành phố là lý tưởng nhất còn nếu không, hãy đảm bảo địa điểm đó có giao thông đi lại thuận tiện.
Với những hội nghị diễn ra dài ngày, ngoài khu vực diễn ra sự kiện, bạn cũng cần lưu ý bố trí chỗ lưu trú cho khách ở xa ngay tại khách sạn hoặc resort cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
Ngoài ra cũng cần phải xem xét concept sự kiện, loại hình của sự kiện đó là gì để việc lựa chọn địa điểm trở nên dễ dàng hơn.
3. Biết cách phục vụ đối tượng mục tiêu của bạn
Biết được đặc điểm nhân khẩu học của khán giả là rất quan trọng để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Ví dụ, biết thu nhập trung bình của những người tham dự, sở thích hoặc không thích của họ là gì, họ quen với những gì, v.v. Nếu khán giả của bạn là một nhóm CEO thì địa điểm của bạn phải phản ánh được sở thích và nhu cầu của họ.
4. Yêu cầu của khách hàng/đối tác
Có thể đối tác hay khách hàng sẽ có yêu cầu cụ thể về địa điểm tổ chức. Trong trường hợp này, nếu thấy không gian chưa thích hợp, người tổ chức có thể kết hợp linh hoạt thêm các khu vực phụ (mái hiên, ban công, sân vườn,…) bên cạnh khu vực chính của sự kiện để khắc phục điểm yếu của mỗi loại địa điểm.
5. Yếu tố thời tiết
Hãy chú ý đến thời tiết và điều chỉnh nhu cầu của bạn cho phù hợp. Ví dụ, nếu bạn đang tổ chức một sự kiện và trời được cho là sẽ mưa thì hãy chuẩn bị sẵn ô hoặc lều cho các sự kiện ngoài trời.
Ví dụ trong tháng 7-8, thời tiết mưa rất nhiều thì nên ưu tiên các địa điểm trong nhà như: Cung thể thao, nhà hát, khách sạn… để tránh trường hợp hoãn hủy vì thời tiết.
6. Các dịch vụ và hạn chế tại địa điểm
Một sự kiện thành công phải đáp ứng được mọi mong muốn của người tham dự, khiến cho họ hài lòng ở mức cao nhất, do đó, không thể xem nhẹ các yếu tố hỗ trợ trong một sự kiện. Khi khảo sát địa điểm, bạn cần yêu cầu về các tiện nghi cần thiết như: Bãi đỗ xe, trang thiết bị đi kèm, dịch vụ ăn uống, vấn đề an ninh an toàn, nhân viên phục vụ,…
- Bãi đỗ xe: Họ có bãi đỗ xe riêng hay có bãi đỗ xe gần đó không? Bạn có thể thương lượng mức giá tốt hơn cho sự kiện của mình không?
- An ninh: Tùy thuộc vào loại và quy mô sự kiện của bạn, bạn có thể cần thuê an ninh. Đối với các lễ hội quy mô lớn mà Thành phố/Thị trấn tham gia vào quá trình lập kế hoạch thì bạn thường được yêu cầu phải có cảnh sát, lính cứu hỏa và/hoặc nhân viên y tế túc trực. Ngoài ra, hãy đảm bảo địa điểm tổ chức có bình chữa cháy, chuông báo cháy đang hoạt động, bộ sơ cứu và nguồn điện dự phòng. Biết lối thoát hiểm ở đâu và có kế hoạch khẩn cấp tại chỗ. Đừng bỏ qua việc thu sóng điện thoại di động vì bạn có thể cần thuê bộ đàm hai chiều để liên lạc với nhân viên của mình.
- Hạn chế: Địa điểm thường có những hạn chế không được nêu rõ bao gồm nhưng không giới hạn ở việc trang trí (hỏi về việc dán lên tường), chụp ảnh/quay phim, bán rượu, mang đồ ăn bên ngoài như bánh ngọt vào và mang dịch vụ phục vụ bên ngoài vào.
- Các dịch vụ bổ sung cần cân nhắc: Nhiều địa điểm cung cấp các dịch vụ bổ sung như phục vụ ăn uống, cắm hoa, dịch vụ nghe nhìn, dàn dựng và chiếu sáng, trang trí cho sự kiện, bán vé, vận chuyển và tham quan cho khách.
7. Phí địa điểm tổ chức sự kiện là bao nhiêu?
Trước khi chọn địa điểm, hãy yêu cầu danh sách các hạng mục mà lệ phí bao gồm:
- Phí địa điểm tổ chức sự kiện là bao nhiêu và đã bao gồm thuế chưa? Hãy thương lượng về mức phí để bạn có được mức giá tốt nhất.
- Phí địa điểm không bao gồm những gì?
Nguồn lực về mặt kinh tế và nhu cầu tổ chức sự kiện của bạn sẽ đảm bảo cho sự kiện diễn ra một cách hiệu quả. Sẽ có những địa điểm tổ chức sự kiện với phân khúc giá khác nhau. Dựa vào ngân sách dự trù cho sự kiện mà bạn sẽ tìm được những địa điểm phù hợp với tiêu chí lựa chọn của mình.
Backstage News
