Thách thức trong việc lập kế hoạch cho một sự kiện đòi hỏi người Event Planner sự hiểu biết gần như về mọi thứ. Nếu bạn là newbie Event Planner và đang lên kế hoạch cho sự kiện của mình, điều này có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Với bài viết này, Backstage sẽ giúp bạn biên soạn một số thách thức phổ biến mà một Event Planner có thể gặp phải và đề xuất cách vượt qua chúng.
Nội dung
#1 Thiếu hụt nhân sự cho sự kiện
Thiếu nhân sự là thách thức nghiêm trọng đối với các sự kiện và người Event Planner.Điều này có thể xảy ra khi người lập kế hoạch thiếu kỹ năng và kinh nghiệm. Nó cũng có thể xảy ra khi nhân viên bị ốm hoặc gặp các trường hợp khẩn cấp khác khiến họ không thể làm việc.
Vì vậy, việc tính toán cẩn thận và đề phòng trường hợp này chắc chắn là cần thiết.
Dưới đây là một số cách tốt nhất để Event Planner có thể xác định mức nhân sự tối ưu cho bất kỳ sự kiện nào:
Làm việc chính xác và nghiên cứu kỹ chương trình
Bạn cần đảm bảo nhận thông tin chi tiết, chính xác về vị trí nhân sự và nhiệm vụ cho chuẩn bị và vận hành cho sự kiện. Từ đó đưa ra kế hoạch nhân sự phù hợp về số lượng và khả năng đáp ứng của từng người cho công việc.
Tính số lượng nhân sự vận hành dựa trên số lượng người tham dự dự kiến
Ví dụ sự kiện sẽ cần bao nhiêu nhân sự nếu chỉ có 25% và 75% người tham dự. Suy ra số lượng nhân sự thực tế cần có tối thiểu sẽ là trung bình. Ngoài ra bạn cần xem xét đến một vài vị trí đặc biệt không thể thiếu hoặc những nhân sự theo yêu cầu.
Lập kế hoạch nhân sự dự phòng
Việc lập kế hoạch nhân sự cho các trường hợp bất ngờ và có kế hoạch nhân sự dự phòng là điều không thể thiếu. Bạn cần đưa ra các phương án A,B,C,… cho mọi tình huống có thể xảy ra.
#2 Thiếu kỹ năng quản lý ngân sách sự kiện
Đây là khía cạnh thách thức không kém của việc lập kế hoạch sự kiện.
Việc ước tính chi phí cho mọi thứ là một vấn đề không đơn giản. Nếu không có kế hoạch cẩn thận sẽ rất dễ khiến Event Planner rơi vào tình trạng tài chính hỗn độn hoặc bội chi hoặc hết tiền.
Cách để giảm thiếu vấn đề bội chi trong sự kiện, bạn có thể tham khảo sau đây:
Nghiên cứu sâu
Đồng thời tiến hành lập ngân sách chi tiết và bám sát nó nhất có thể. Nên giữ chi phí ở mức vừa phải và có một khoản dự phòng (thường là bằng 10% tổng chi phí sản xuất sự kiện).
Đánh giá và lường trước tất cả các chi phí phát sinh
Bạn cần lập ra chi tiết các khoản chi liên quan dù là nhỏ nhất. Sự đánh giá cần được qua tất cả các lăng kính, chẳng hạn như trường hợp khẩn cấp hoặc thay đổi vào phút cuối.
Liên tục theo dõi và ghi chép
Các khoản chi phí và số tiền đã được sử dụng cần được ghi chép đầy đủ sau quá trình chi tiêu được tiến hành. Điều này đảm bảo mọi khoản chi đều nằm trong tầm kiểm soát.
Cân nhắc các phương án tối ưu khác
Mặt khác, có thể tiết kiệm ngân sách cho một sự kiện bằng cách lựa chọn những phương án tổ chức tối ưu nhất nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu chất lượng cho sự kiện.
Phân loại chi phí thành các mảng khác nhau
Chúng bao gồm sản xuất, nội dung chương trình, catering, truyền thông – marketing, in ấn,…v..v theo biểu đồ. Việc này giúp Event Planner nhìn đc bức tranh tổng thể xem các khoản chi đã cân đối với nhau hay chưa.
Đọc thêm: Kỹ năng mềm mà mọi Event Planner cần có để làm việc hiệu quả
#3 Thiếu kế hoạch dự phòng cho những rủi ro
Những rủi ro như thời tiết không ủng hộ luôn là vấn đề mà những người Event Planner lo ngại nhất và cũng khó kiểm soát nhất.
Do vậy, việc đảm bảo có kế hoạch cho tất cả các tình huống thời tiết có thể xảy ra và chuẩn bị sẵn kế hoạch dự phòng cũng là một thách thức không nhỏ đối với một Event Planner.
Luôn có một địa điểm thứ hai trong tâm trí
Bất cứ rủi ro nào cũng có thể xảy ra. Bạn cần nghĩ đến mọi khả năng có thể và tạo các kế hoạch dự phòng B, C, D, E,… Nếu có sự cố xảy ra và cần thay đổi sang nơi khác, việc có phương án dự phòng cho sự thay đổi muộn đột ngột là một lợi thế.
Có kế hoạch dự phòng tại điểm
Đó là điều cần thiết trong trường hợp thời tiết xấu vào ngày diễn ra sự kiện ngoài trời. Bạn có thể lên kế hoạch cho một địa điểm có tùy chọn xoay vòng trong nhà, hoặc các trang thiết bị có thể giúp che chắn ngoài trời.
Cân nhắc mua bảo hiểm
Bao gồm bảo hiểm sự kiện hoặc bảo hiểm thời tiết trong trường hợp sự kiện bị hoãn hoặc hủy bỏ. Điều này đặc biệt quan trọng nếu sự kiện có bán vé vì khách sẽ cần được hoàn lại tiền.
Không bao giờ có một giải pháp hoàn hảo cho những vấn đề này nhưng việc chuẩn bị trước cho tình huống xấu nhất có thể giúp tránh được một “kết cục đáng sợ” không mong muốn.
#4 Thiếu ý tưởng sáng tạo
Sáng tạo là một tài sản quan trọng của một Event Planner.
Tuy nhiên, vấn đề thách thức và “khó nhằn” đối với người Event Planner ở đây chính là sáng tạo không phải là để thỏa mãn cái tôi của bản thân người làm nghề mà nó phải đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng cho sự kiện. Họ phải vận dụng thành thục cả tư duy logic, tư duy chiều sâu và tư duy thẩm mỹ để mang lại sự mới mẻ mà không xa rời thực tế.
Vậy làm thế nào nếu một Event Planner không có khả năng sáng tạo thiên phú nhưng vẫn cần khơi dậy những ý tưởng sáng tạo để làm nghề?
Tạo khoảng trống cho lịch trình bận rộn
Đó là khoảng trống cho sự tò mò, thử nghiệm, động não và nghỉ ngơi. Bạn có thể dành thời gian tham gia các workshop, buổi triển lãm, đêm nhạc,… . Cũng có thể là tận hưởng những khoảng thời gian một mình cùng một quyển tạp chí và một ly trà/ cà phê.
Suy nghĩ khác biệt và dám làm
Điều quan trọng nhất là đừng ngại thử mọi thứ, đừng ngại đưa ra những ý tưởng điên rồ. Bạn sẽ có thể thu hẹp chúng sau khi động não và đánh giá xem cái nào thực sự khả thi. Khi nói đến sự sáng tạo, kẻ thù tồi tệ nhất thường là sự thiếu tự tin.
Luôn phát triển thói quen sáng tạo
Luôn giữ một cuốn sổ trên tay và cố gắng viết ra ít nhất 5 ý tưởng mới mỗi ngày. Chúng có thể là về ý tưởng sự kiện, hoạt động mới hoặc đơn giản là bảng màu bạn muốn sử dụng. Bạn cũng có thể dành 5 phút mỗi ngày để cập nhật tin tức sự kiện, lấy cảm hứng từ những xu hướng mới nhất.
Sáng tạo từ học hỏi
Bạn cũng có thể hợp tác, thu thập những suy nghĩ, quan điểm và ý kiến của những người khác trong quá trình bàn luận và đưa ra những ý tưởng mới. Đôi khi, một gợi ý đơn giản từ người khác có thể nâng sự kiện từ tốt lên thành tuyệt vời.
#5 Thiếu kinh nghiệm làm việc thực tế
Đây chắc chắn là một thách thức và khó khăn rất lớn với một Event Planner. Việc lập kế hoạch sự kiện là nhiệm vụ chính của họ và có ảnh hưởng đến toàn bộ chất lượng sự kiện. Nếu Event Planner chưa từng có kinh nghiệm với việc lập kế hoạch sự kiện, thì việc tìm hiểu ngay bây giờ, càng nhiều càng tốt trước khi bắt đầu sự kiện là điều cần thiết.
Dưới đây là một số gợi ý để bạn có thể hoàn thành công việc hiệu quả dù chưa có nhiều kinh nghiệm:
Sắp xếp ưu tiên
Hãy tập trung làm từng việc chính xác và chỉn chu, đừng để các công việc diễn ra chồng lên nhau. Bạn cần nắm được việc nào cần làm trước và quan trọng hơn.
Liên tục học hỏi
Bạn có thể tham khảo và tìm đọc nhiều tài nguyên có sẵn bao gồm sách, trang web và các khóa học trực tuyến. Hay có thể liên hệ với những người đi trước, cấp trên hay đồng nghiệp khác đã có kinh nghiệm để nhận được lời khuyên.
Tham gia cộng đồng
Bạn cũng có thể tham gia các cộng đồng và diễn đàn trực tuyến của những người làm trong ngành để được lắng nghe những chia sẻ kinh nghiệm và hướng dẫn của các chuyên gia trong ngành. Bất kỳ ai có kinh nghiệm hoặc giỏi ứng biến đều có thể giúp bạn đưa ra các giải pháp hữu ích khi mọi thứ diễn ra không như ý muốn.
Backstage Zone là một gợi ý về cộng đồng những người làm nghề sự kiện bạn có thể tham gia. Tại đây bạn có thể học hỏi kinh nghiệm, giải trí và hỏi đáp các thắc mắc liên quan đến ngành.
Cộng đồng Backstage Zone: https://www.facebook.com/groups/backstagezone
Backstage VN
