Thông cáo báo chí được xem là phương thức hiệu quả để thu hút sự chú ý của giới truyền thông, báo đài, đồng thời giúp đưa tin tức tiếp cận tới công chúng một cách nhanh chóng.
Thông cáo báo chí (Press Release) là một dạng văn bản đặc thù được sử dụng nhiều tại các thương hiệu lớn (công nghệ, thời trang, dịch vụ,…) với mục đích công bố một sự kiện nào đó đến giới truyền thông.
Thông cáo báo chí thường có thể sử dụng cho các trường hợp sau:
- Khi sản phẩm hoặc dịch vụ mới được ra mắt. Ví dụ: Ra mắt điện thoại mới.
- Khi công bố một thành tựu, công trình nghiên cứu. Ví dụ: Công trình nghiên cứu khoa học ứng dụng AI vào các lĩnh vực như y tế, giáo dục, giao thông.
- Khi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có một sự kiện quan trọng muốn công chúng biết đến. Ví dụ: Doanh nghiệp B chính thức tuyên bố mở rộng thị trường xuất khẩu hàng hóa.
- Khi cá nhân, tổ chức đạt được các giải thưởng danh giá. Ví dụ: Tổ chức đạt được bằng khen, chứng nhận thành tựu đóng góp có ích cho xã hội, quốc gia.
- Khi cá nhân, tổ chức muốn thông báo, đính chính thông tin, sửa đổi hoặc làm rõ thông tin đã được công bố trước đó mà có thể đã gây hiểu lầm hoặc không chính xác cho công chúng. Ví dụ: Báo chí đưa tin doanh nghiệp A buôn bán sản phẩm không rõ nguồn gốc, ngay sau đó doanh nghiệp A đưa ra thông cáo đính kèm tài liệu chứng minh rằng hoạt động buôn bán, kinh doanh của mình là đã được cấp phép, minh bạch.
Viết thông cáo báo chí sự kiện không hoàn toàn giống với viết thông cáo báo chí thông thường. Có một vài cân nhắc mà bạn cần lưu ý.
Dưới đây là bảy mẹo để viết thông cáo báo chí sự kiện thành công.
Nội dung
1. Biết đối tượng của bạn
Trước khi bắt đầu viết, hãy xác định đối tượng mục tiêu của bạn. Có hai lớp khi viết thông cáo báo chí sự kiện.
Đầu tiên, hãy cân nhắc đến các tòa soạn phù hợp với sự kiện của bạn và lý do tại sao họ có thể quan tâm đến việc đưa tin về sự kiện này cho đối tượng của họ. Thứ hai, hãy nghĩ đến người tham dự mục tiêu của bạn và đảm bảo bạn đang đưa vào những thông tin có liên quan nhất, hấp dẫn đối với họ như:
- Vị trí
- Tuổi
- Giới tính
- Nghề nghiệp
- Sở thích
- Động lực
Hãy ghi nhớ những yếu tố này khi viết để có thể đưa vào những thông tin có liên quan nhất.
2. Làm nổi bật những người nói hoặc nội dung quan trọng
Trong thông cáo báo chí về sự kiện, hãy đưa vào chủ đề sự kiện, khách mời hoặc thông tin khác thu hút sự quan tâm của khán giả.
Những chi tiết này sẽ giúp làm tăng sự mong đợi và tò mò của khán giả. Ví dụ khi tổ chức một chương trình talkshow, việc làm nổi bật diễn giả chính và kinh nghiệm của họ cũng có thể tăng thêm uy tín cho sự kiện. Việc mời những khách mời tên tuổi đén với sự kiện của bạn sẽ giúp xây dựng uy tín và cũng khiến mọi người hào hứng.
Thêm vào đó cần ghi rõ các thông tin liên quan đến sự kiện như ngày, giờ, địa điểm, cách đăng ký tham dự sự kiện.
3. Thêm đánh giá và lời chứng thực của người tham dự
Nếu bạn đang viết thông cáo báo chí cho một sự kiện thường niên, hãy thu hút sự quan tâm của khán giả bằng các đánh giá và lời chứng thực của người tham dự. Nếu có thể, hãy nêu bật những kết quả cụ thể mà người tham dự rút ra được từ các sự kiện trước đó.
Thêm đánh giá hoặc lời chứng thực mạnh mẽ là một cách tuyệt vời để thể hiện giá trị của một sự kiện.
Nếu bạn không có bất kỳ đánh giá hoặc lời chứng thực nào, bạn có thể lấy trích dẫn từ một trong những diễn giả nêu bật lý do tại sao họ hào hứng về sự kiện này và họ muốn mọi người đạt được điều gì khi tham dự.
4. Làm nổi bật những gì mới
Đối với các sự kiện định kỳ, hãy tự hỏi: Năm nay có gì mới?
Đối với những người đã quen thuộc với sự kiện hoặc đã tham dự, bạn sẽ muốn giới thiệu những điều mới mẻ. Điều này có thể bao gồm các chủ đề mới, diễn giả mới, concept mới hoặc cơ hội giao lưu mới.
5. Tuân thủ định dạng thông cáo báo chí chuẩn
Đối với một sự kiện, hãy sử dụng định dạng thông cáo báo chí chuẩn—không cần phải cầu kỳ. Hãy nhớ rằng: Bạn đang gửi thông tin này cho các nhà báo và họ đã quen với định dạng chuẩn này.
Viết tiêu đề và sapo sao cho hấp dẫn và thu hút nhưng quan trọng là phải đơn giản. Đừng quên thêm lời kêu gọi hành động, liệt kê các bước tiếp theo với thông tin chi tiết về đăng ký và thời hạn. Liên kết đến trang sự kiện bạn muốn chia sẻ và liệt kê thông tin liên hệ của bạn ở cuối thông cáo báo chí để các nhà báo có thể theo dõi.
6. Chuẩn bị sẵn các phương tiện truyền thông
Trước khi nhấp vào “gửi” trên thông cáo báo chí sự kiện của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn tất cả các tài liệu truyền thông của sự kiện để gửi qua email cho một nhà báo có thể quan tâm đến việc đưa tin về sự kiện. Rất có thể, các nhà báo sẽ muốn các yếu tố trực quan để minh họa kỹ hơn cho sự kiện.
Backstage News
