Event Production Manager - Họ là ai ?

(Event) Production Manager – Quản lý sản xuất trong sự kiện – đang là một công việc được khá nhiều sự quan tâm, tìm hiểu từ những người trong nghề sự kiện. Song, khá ít người thấu hiểu cũng như có cái nhìn chi tiết về vị trí Production Manager.
Với mong muốn mang đến một góc nhìn mở về công việc của những người làm sản xuất đến các anh em trong nghề cũng như những ai đang muốn bước chân vào nghề sự kiện, chúng tôi sẽ gửi đến các bạn những bài viết để hiểu thêm về vị trí Production Manager.
Bài viết đầu tiên của chúng tôi sẽ chỉ xoay quanh giới thiệu “lý do gốc rễ” của vị trí Production Manager và những tố chất cần có của họ.

1. Event Production Manager – Bạn là ai?

Production Manager cũng có thể xem như là một Operation Manager tuỳ vào vai trò và công việc định danh ở mỗi công ty khác nhau. Chung quy đó, có thể xem họ như một người thủ lĩnh trong vai trò quản lý liên kết các đầu mối trong và ngoài công ty tại giai đoạn chuẩn bị thực hiện các sự kiện.

Có thể nói rằng, sản xuất trong event là một công việc chiếm vai trò thống lĩnh trong bước đầu khi triển khai kế hoạch sự kiện.
Nếu như Event Planner là những người lên ý tưởng kết hợp cùng Event Manger cho các bước lập kế hoạch và chạy chương trình, thì Event Production – Những người làm sản xuất sẽ góp phần cùng làm nên phần cứng của một sự kiện, bao gồm: cổng chào, sân khấu, nhà lều, hệ thống âm thanh ánh sáng, hiệu ứng, thẻ đeo, quà tặng v.v.

Nói cách khác, họ sẽ là người biến những ý tưởng và kế hoạch trên giấy thành hiện thực cho một sự kiện. Với công việc này, Event Production Manager sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho các thành phẩm & hiệu quả công việc trong suốt giai đoạn dàn dựng của chương trình.

2. Đứa con rơi của ngành sự kiện !

Ở Việt Nam, đa phần những công ty sự kiện vừa & nhỏ sẽ để tạm khuyết vị trí này. Với những chương trình hay dự án khá đơn giản, Project Leader/Account sẽ là người đảm nhận luôn cả vị trí này. Họ sẽ trực tiếp liên hệ với các nhà cung cấp (supplier) để triển khai sản xuất các hạng mục như backdrop, standee, sân khấu, LED và âm thanh ánh sáng v.v.

Ngày nay, ngành sự kiện ngày càng phát triển, yêu cầu về quy mô cũng như sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức cũng từ đó mà tăng theo. Các yêu cầu về sản xuất và kỹ thuật như hệ thống khung, sân khấu, âm thanh, ánh sáng ngày càng khó hơn.

Chính vì điều đó, khối lượng công việc của Project Leader/Account đang dần trở nên quá tải. Hơn nữa, khi khách hàng ngày một khó tính và “lớn” hơn theo đa số, Project Leader/Account thường sẽ không đủ thời gian để đảm nhiệm qua vai trò sản xuất và đôi lúc cần thêm kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn về khâu sản xuất sự kiện.
Từ đó, những công ty sự kiện lớn hay những dự án lớn dần dần cần đến vị trí Production Manager để quản lý tốt hơn mảng sản xuất và kỹ thuật cũng như cân bằng khối lượng và tính chất công việc cho Project Leader/Account.
Tuy vậy, một sự thật đáng buồn rằng khi chúng tôi tìm kiếm các thông tin tuyển dụng cho vị trí (Event) Production Manager trên Google thì kết quả cho thấy rằng rất nhiều công ty sự kiện ở nước ngoài cần đến vị trí này.

Ngược lại, ở Việt Nam, cũng với những từ khóa đó, chúng tôi lại nhận được đa phần là các thông tin tuyển dụng cho vị trí Event Manager. Thật may khi chúng tôi vẫn tìm ra được một vài thông tin tuyển dụng vị trí này từ các công ty sự kiện ở Việt Nam nhưng tất cả công ty sự kiện này đều có quy mô lớn. Phải chăng vị trí Event Production Manager ở một công ty, một dự án chỉ xuất hiện khi thực sự có nhu cầu? Phải chăng họ là những đứa con rơi của ngành tổ chức sự kiện?Tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này, chúng tôi đã nhận thấy rằng có nhiều lý do, nhưng có thể chú trọng vào 2 lý do chính.

Thứ nhất, chỉ các công ty sự kiện lớn mới thực sự cần đến vị trí này vì đa phần quy mô của sự kiện mà họ tổ chức đều lớn và yêu cầu cực kỳ “khó khăn” về sản xuất và kỹ thuật. Khác với những công ty nhỏ, vị trí Project Leader sẽ kiêm luôn cả việc quản lý sản xuất cho cả sự kiện.

Thứ hai, để thực sự ứng tuyển vào vị trí này thì những người làm sản xuất, kỹ thuật phải có trình độ “master” và đầy kinh nghiệm mà tại Việt Nam thì chưa nhiều nhân sự đáp ứng đầy đủ các điều kiện đó. Chính vì thế, chính sách lương của vị trí Production Manager khá tốt so với mặt bằng chung. Với những công ty quy mô nhỏ, thỉnh thoảng nhận được các dự án lớn, lúc này phương án phù hợp nhất cho họ sẽ là outsource hoặc tìm freelancer cho vị trí Productoin Manager, bởi ngân sách chi trả cho freelancer sẽ không tốn kém bằng việc “nuôi” một nhân sự master nhưng đa số các dự án nhỏ mà công ty nhận được lại không thực sự cần đến họ.
Nói cách khác, tại những công ty quy mô nhỏ thì vị trí Event Production Manager sẽ khó có thể phát huy hết kỹ năng của mình cho công việc.

3. Làm sản xuất sự kiện có đơn giản như người ngoài thường nhìn thấy?

Trong mỗi sự kiện, người tham dự thường nghĩ những người tổ chức sự kiện làm việc trong một môi trường đầy sự hào nhoáng. Bởi họ khó có thể thấy câu chuyện phía sau sân khấu, cánh gà là những con người hối hả, cật lực trong hậu đài để chuẩn bị cho những phần tiếp theo của sự kiện sau những đêm dài mất ngủ với mong muốn “đứa con” được hoàn thành tốt nhất có thể. Và dĩ nhiên, đối với công việc sản xuất sự kiện cũng vậy…
Production Manager sẽ xuất hiện nhiều nhất trong sự kiện ở giai đoạn dàn dựng – lúc mà không gian tổ chức sự kiện gần như chưa có gì. Cũng chính vì thế, ít ai thấy được hoàn toàn những yêu cầu trong công việc của người làm sản xuất.

Người ngoài thường nghĩ người làm sản xuất chỉ đơn giản là lao động tay chân, khuân vác các vật dụng hay kết nối hệ thống khung bằng những bộ ốc vít.
Đúng, nhưng chưa đủ! Những người làm giám sát sản xuất cũng cần có những tố chất riêng.
Trước khi tiến hành set up, lắp ráp hệ thống khung, âm thanh, ánh sáng tại địa điểm như người ngoài nhìn thấy, họ đã phải đi khảo sát thực tế, họp trao đổi giữa các đơn vị cung cấp và tính toán để ra được bản thảo chung, về sức chịu lực, về độ khuếch đại âm thanh, về hiệu ứng ánh sáng và kế hoạch dàn dựng..v.v
Muốn làm được điều đó, người làm sản xuất, đặc biệt là vị trí quản lý – người uy quyền nhất trong khâu dàn dựng – phải có kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn tương đối và kèm theo là sự tỉ mỉ trong tính toán và óc quan sát.

Bên cạnh đó, họ phải quản lý được những rủi ro có thể xảy ra để đề ra phương án khắc phục. Những người làm sản xuất thường truyền tai nhau quan niệm làm việc “An toàn là trên hết”. Họ có thể “từ chối” những yêu cầu từ khách hàng nếu những yêu cầu đó không khả thi hoặc có thể gây nguy hiểm cho sự kiện.
Là một Event Production Manager không đơn thuần là dùng sức khỏe, kinh nghiệm và thể lực…! Đã bao giờ bạn đặt những câu hỏi sâu về yêu cầu sức khỏe và thể lực tối thiểu của người Production Manager? Với một người làm Production Manager, việc khuân vác một vật nặng khoảng 50 kg và leo 5 tầng thang bộ trong vòng 5-7 phút là một chuyện khá bình thường. Họ cần có tính linh hoạt và nhanh nhẹn bởi họ phải di chuyển thật nhanh đến các vị trí cách xa nhau, đôi lúc việc di chuyển giữa 2 không gian hẹp, hay luồn lách qua các khung đan xen như mạng nhện là một yêu cầu tất yếu. Để đảm bảo việc thi công đúng hạn, người làm sản xuất thường phải thức thâu đêm để setup. Có những chương trình lớn, họ phải thi công liên tục trong 3-5 ngày liên tiếp và mỗi ngày ngủ chưa đầy 4 giờ. Chính vì thế, đôi lúc người làm giám sát cũng cần phải có sức khỏe là một phần rất quan trọng trong yêu cầu của người làm Production Manager.

Ngoài ra, những người làm Production Manager thường có kinh nghiệm làm sự kiện từ 3 – 5 năm trở lên, khi họ đạt được độ chín của nghề, họ sẽ có những suy nghĩ và tầm nhìn sâu hơn trong các mảng chuyên môn của sản xuất
Hy vọng bài viết ngắn này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc và nguồn gốc của vị trí (Event ) Production Manager cũng như những yêu cầu, tố chất của người sản xuất trong sự kiện. Bạn nghĩ sao nếu mình đang mong muốn trở thành một Production Manager !?