Vị trí Event Production là một vị trí nhân sự trong ngành tổ chức sự kiện, ngoài các vị trí khác như Event Manager, Event Planner… Đây cũng là một vị trí vô cùng quan trọng đóng góp cho sự thành công của mỗi sự kiện.
Một sự kiện được tổ chức sẽ cần rất nhiều các vị trí khác nhau cùng tham gia để tạo nên thành công. Nếu Event Planner là người hình tượng các ý tưởng lên trên giấy thì người Event Production sẽ quản lý và dựng tất cả các bản vẽ đó thành hiện thực. Họ phụ trách thực hiện các phần cứng của sự kiện. Họ biến một hiện trường từ không có gì thành một không gian sự kiện đa dạng trải nghiệm.
Nội dung
Vị trí Event Production là gì?
Event Production (Sản xuất sự kiện) là một vị trí giúp những người lên kế hoạch hiện thực hóa những ý tưởng, nội dung từ giấy sang đời thực. Người quản lý toàn bộ các quá trình và chất lượng sản xuất từ khi bắt đầu đến kết thúc được gọi là Event Production Manager.
>> Đọc thêm: Event Production Manager – Họ là ai ?
Với ngành sự kiện nước ngoài, vị trí Event Production thường được gọi thay thế cho vị trí Event Manager hay Event Planner.Tuy nhiên tại Việt Nam, vị trí Event Production được hiểu là những nhà sản xuất sự kiện liên quan đến các khía cạnh về mặt hậu cần và kỹ thuật. Đó là các vấn đề về bố trí đạo cụ, tối ưu cơ sở hạ tầng, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, A/V, trang trí.
Nhà sản xuất sự kiện là những người có kiến thức và chuyên môn cao về các trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ lắp đặt trình chiếu hay đảm bảo an ninh an toàn. Họ cũng sẽ là những người làm việc với các nhà cung cấp liên quan, lên kế hoạch và quản lý tài chính cho quá trình sản xuất.
Trong bộ máy cơ cấu của một công ty tổ chức sự kiện (event agency), vị trí này thường thuộc bộ phận Event hoặc chính bộ phận Sản xuất (tùy vào quy mô và cơ cấu từng công ty).
Nếu trong trường hợp tổ chức không có người lập kế hoạch sự kiện chuyên dụng, người làm Event Production cũng sẽ có thể đảm nhận các công việc của một Event Planner. Từ việc xây dựng ý tưởng, làm việc với khách hàng, hiện thực hóa kế hoạch, họ đều có thể phụ trách tốt.
Vai trò của vị trí Event Production
Về cơ bản, vị trí Event Production chịu trách nhiệm đưa sự kiện từ trên bản vẽ đi vào hiện thực. Họ sẽ xuất hiện nhiều nhất ở giai đoạn bắt đầu triển khai kế hoạch và dàn dựng các trang thiết bị, hậu cần.
Vai trò của họ trong một sự kiện rất đa dạng và trên phạm vi rộng:
- Cùng Event Planner/ Event Manager thiết lập kế hoạch khả thi và tầm nhìn thực tế cho sự kiện;
- Xây dựng bảng chi phí thực tế để sản xuất các hạng mục và tối ưu dự trù kinh phí;
- Sử dụng chuyên môn để thực hiện và quản lý tất cả những gì mà người tham dự sẽ nhìn thấy, nghe thấy và trải nghiệm;
- Quản lý đội ngũ nhân sự sản xuất sự kiện (đội sản xuất, đội kỹ thuật, nhà cung cấp, nhân sự hỗ trợ,…);
- Phụ trách nguồn cung ứng cho mọi hạng mục liên quan đến sản xuất sự kiện (địa điểm, hệ thống âm thanh, ánh sáng, media, thực phẩm, trang phục,…);
- Thực hiện thi công và quản lý quá trình sản xuất, đánh giá rủi ro liên quan nếu có;
- Quản lý hậu cần trước, trong và sau khi diễn ra sự kiện;
- Phối hợp với các bộ phận đảm bảo toàn bộ quá trình vận hành sự kiện;
- Xử lý sự cố về kỹ thuật, hậu cần nếu phát sinh.
Họ sẽ làm việc với người quản lý dự án, người lên kế hoạch sự kiện và các nhà cung cấp, nhân sự liên quan để đảm bảo quá trình sản xuất sự kiện diễn ra đúng theo kế hoạch. Họ cũng cần trao đổi trực tiếp với khách hàng để hiểu rõ mục tiêu của sự kiện.
Kỹ năng cần có đối với vị trí Event Production
Người làm sản xuất sự kiện thường được nghĩ đến làm các công việc tay chân như lắp đặt trang thiết bị, khuân vác vật dụng, kết nối kỹ thuật,… Nhưng một Event Producer không chỉ đơn thuần là dùng sức khỏe, kinh nghiệm và thể lực. Thực tế, công việc này còn yêu cầu họ nhiều kỹ năng khác liên quan đến cả tư duy và tính toán.
Kỹ năng tổ chức và quản lý:
Để sản xuất một sự kiện đòi hỏi nhà sản xuất cần quản lý rất nhiều hạng mục từ lịch trình, thời gian, trang thiết bị kỹ thuật, nhân sự, nhiệm vụ,… tại hiện trường và trước khi sự kiện diễn ra. Nếu không có khả năng tổ chức và quản lý tốt sẽ dễ khiến nhà sản xuất gặp áp lực và dẫn đến ảnh hưởng tiến độ công việc.
Khả năng sáng tạo:
Nhà sản xuất là những người biến ý tưởng thành trải nghiệm thực tế cho người tham dự. Trải nghiệm thì luôn cần sự ấn tượng và đáng nhớ. Đó là lý do tại sao sự sáng tạo đóng vai trò rất quan trọng đối với một nhà sản xuất sự kiện.
Đam mê kỹ thuật và công nghệ:
Sản xuất đi liền với công nghệ và kỹ thuật. Một Event Producer sẽ cần phụ trách hàng loạt khía cạnh về kỹ thuật, công nghệ trong một sự kiện. Nếu không có sự am hiểu và đam mê về lĩnh vực này, họ sẽ khó có thể đảm bảo chất lượng trong quá trình sản xuất.
Quản trị rủi ro:
Việc đảm bảo an ninh, an toàn trong sự kiện luôn được đặt lên hàng đầu, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến trang thiết bị kỹ thuật. Người làm sản xuất cần phải quản lý được các rủi ro có thể xảy ra và có phương án chuẩn bị kịp thời để ứng phó nếu xảy ra.
Sự nhạy bén về tài chính:
Việc có nền tảng kiến thức về tài chính và ngân sách chính là một lợi thế cần thiết để nhà sản xuất có thể quản lý hiệu quả khi đặt các hạng mục sản xuất từ khách hàng, nhà cung cấp.
Khả năng tối ưu chi phí:
Mức kinh phí cho việc sản xuất sự kiện đều có hạn, trong khi việc thi công cần đảm bảo theo ý tưởng và kế hoạch đã đề ra. Vì vậy người làm sản xuất cần có đủ khả năng kiểm soát và tối ưu chi phí trong quá trình sản xuất sự kiện. Đồng thời họ cần hiểu rõ giá cả vật phẩm, giá thi công – lắp đặt tương ứng với giá trị và mức kinh phí bỏ ra.
Khả năng giao tiếp:
Nhà sản xuất cần làm việc với rất nhiều bên từ Event Planner đến đội ngũ sản xuất, nhà cung cấp,… Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp họ truyền tải được rõ ràng các ý tưởng sản xuất và làm việc hiệu quả với các bên.
Kỹ năng tin học và máy tính:
Bên cạnh sản xuất tại hiện trường, nhà sản xuất vẫn sẽ làm việc tại văn phòng cho các hạng mục cần chuẩn bị. Trong quá trình này, họ sẽ cần sử dụng đến bộ công cụ văn phòng Word, Excel, Powerpoint. Ngoài ra việc có kỹ năng với các công cụ quản lý (CRM) hay thiết kế (Adobe Photoshop, Ai, Sketchup) sẽ là một lợi thế lớn.
Đặc điểm tính cách:
- Thái độ lạc quan, thân thiện, tích cực
- Khả năng quản lý căng thẳng
- Linh hoạt với mọi thay đổi từ ý tưởng đến kế hoạch
- Phong cách làm việc thẳng thắn và công bằng
- Không ngại khó, ngại thay đổi và sáng tạo cách làm hiệu quả nhất
- Kiên nhẫn, kiên trì, trách nhiệm
Ngoài ra, việc sở hữu một sức khỏe tốt, niềm đam mê với nghề và sự nỗ lực cầu tiến sẽ góp phần giúp những người Event Producer có thể chạm tới thành công với nghề này.
Backstage VN
