• Về Backstage News
Chủ Nhật, 22/06/2025
  • Đăng nhập
  • Đăng ký
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Quốc Tế
    • Sự Kiện Trong Nước
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình
Không có kết quả
View All Result
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Quốc Tế
    • Sự Kiện Trong Nước
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình
Không có kết quả
View All Result
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
Không có kết quả
View All Result

Sản xuất sự kiện và những thách thức có thể gặp

thaoduongBởi thaoduong
05/05/2023
Chuyên mụcCuộc Sống Sự Kiện

Sản xuất sự kiện là giai đoạn không thể thiếu giúp hiện thực hóa một sự kiện. Nếu bạn là một người mới và có những thắc mắc về thuật ngữ “sản xuất sự kiện”, đây là bài viết dành cho bạn.

Sản xuất sự kiện không đơn giản chỉ là lập kế hoạch sự kiện hay lao động tay chân. Quy trình này kéo dài từ khi lên kế hoạch đến dàn dựng và vận hành sự kiện. Trong quá trình thực hiện, người làm sản xuất cũng sẽ có thể gặp phải nhiều khó khăn, thách thức khó tránh khỏi.

Nội dung

Sản xuất sự kiện là gì?

Sản xuất sự kiện (Event Production)là quá trình biến kế hoạch sự kiện thành hiện thực và mang đến trải nghiệm cho người tham dự. Đây là quá trình điều phối các hoạt động hậu cần trước, trong và sau khi một sự kiện diễn ra. Nó tập trung thực hiện các khía cạnh vật lý của một sự kiện, bao gồm trình chiếu, âm thanh, ánh sáng, trang trí, sân khấu và đạo cụ. Nó tìm cách thu hút và giữ sự chú ý của khán giả bằng cách sử dụng sáng tạo các kỹ thuật, công nghệ hay những màn biểu diễn độc đáo.

Hậu trường sản xuất sự kiện
Hoạt động sản xuất sự kiện

Quá trình sản xuất một sự kiện sẽ thông qua 04 giai đoạn: tiền sản xuất, thực hiện sản xuất tại hiện trường, vận hành trực tiếp và tháo dỡ, thu dọn sau vận hành.

Nhà sản xuất sự kiện sẽ làm việc với người lập kế hoạch hoặc người quản lý sự kiện để xác định toàn bộ thông tin và hạng mục sản xuất cho sự kiện. Sau đó họ lập kế hoạch cho các thành phần hậu cần và kỹ thuật, bao gồm nghe nhìn, nhà cung cấp, ekip sản xuất, thiết bị, ngân sách, v.v. Đồng thời họ đảm nhận thực hiện và triển khai những hạng mục đó.

Sản xuất sự kiện so với Lập kế hoạch sự kiện?

Về nhiệm vụ:

Lập kế hoạch sự kiện liên quan đến các giai đoạn đầu của việc tổ chức một sự kiện. Đó là hình thành ý tưởng, lập kế hoạch, lập ngân sách và quản lý toàn bộ các khâu thực hiện, cũng như tiếp thị thông tin sự kiện tới khán giả.

Trong khi đó, sản xuất sự kiện là bước đệm nâng tầm một bản kế hoạch từ trên giấy trở thành hiện thực. Nhóm sản xuất làm việc với người quản lý, nhà cung cấp, khách hàng và các bên liên quan để thực hiện được điều này. Đó là các nhiệm vụ liên quan đến chi phí sản xuất, dàn dựng kỹ thuật, ứng dụng công nghệ, kết hợp trình chiếu để mang đến cảm nhận thực tế cho người tham dự.

Đội ngũ sản xuất sự kiện
Sản xuất sự kiện nâng tầm một bản kế hoạch trên giấy thành hiện thực

Về mục đích:

Lập kế hoạch tập trung vào việc quản lý suôn sẻ toàn bộ hoạt động tổ chức sự kiện bằng các phương án đã được chuẩn bị trước. Quá trình này giúp mọi giai đoạn từ chuẩn bị đến tổ chức và vận hành được diễn ra hợp lý, hiệu quả.

Trong khi đó sản xuất sự kiện tập trung vào ứng dụng thực tế và mang đến trải nghiệm cho người tham dự. Nếu những ý tưởng chỉ được thể hiện trên giấy và nhìn bởi nhà tổ chức thì đội ngũ sản xuất sẽ giúp chúng được xuất hiện thực tế tại hiện trường và cảm nhận bởi cả người tham dự. Tuy nhiên, việc đưa ý tưởng vào thực tế cũng cần đảm bảo trong khuôn khổ ngân sách và mục tiêu sự kiện đã đề ra.

Hiện trường tổ chức sự kiện
Sản xuất sự kiện tập trung vào ứng dụng thực tế và tạo trải nghiệm khách hàng

Người thực hiện:

Event Planner là người lên kế hoạch cho các sự kiện. Họ làm việc với khách hàng để lên ý tưởng chương trình, làm việc với bộ phận sản xuất và thiết kế để triển khai các ý tưởng đó.

>> Đọc thêm: 05 nhóm công cụ hữu ích dành cho Event Planner

Với hoạt động sản xuất, Event Producer/ Event Production Manager là người đảm nhận phụ trách. Họ làm việc với Planner để hiểu ý tưởng và làm việc với các nhà cung cấp (địa điểm, âm thanh, ánh sáng,…) và ekip sản xuất mang đến những trải nghiệm thực tế tuyệt vời thông qua các ý tưởng đó.

Những thách thức có thể gặp trong quá trình sản xuất

Khách hàng không có tầm nhìn rõ ràng

Trong quá trình sản xuất sự kiện, một trong những thách thức lớn nhất là một khách hàng không có tầm nhìn rõ ràng. Họ mơ hồ về những gì họ muốn sự kiện của họ đạt được. Họ không cung cấp đủ thông tin về mục tiêu hoặc thậm chí cả hậu cần (chẳng hạn như địa điểm là gì hoặc ngân sách là bao nhiêu). Điều này trực tiếp dẫn đến một bản kế hoạch sự kiện không rõ ràng.

Trong khi đó, hoạt động sản xuất sự kiện chính là đưa những bản kế hoạch vào hiện thực. Nếu bản kế hoạch không chi tiết rõ ràng thì việc sản xuất cũng không trơn tru thuận lợi. Thậm chí có thể dẫn đến việc sản xuất sai, không đúng với “ý đồ” thực sự của khách hàng.

Hạn chế về ngân sách thực hiện

Đây cũng là một khó khăn và thách thức lớn, khi mà việc biến kế hoạch trên giấy thành hiện thực cần phải có sự góp mặt của “đồng tiền”. Trong khi đó, quá trình sản xuất sự kiện đòi hỏi nhiều loại chi phí từ chi phí địa điểm, giá cả cho các trang thiết bị, chi phí cho đội ngũ sản xuất đến thực phẩm, nước uống cho sự kiện,…

Việc hạn chế về nguồn ngân sách gây ra nhiều áp lực cho nhà sản xuất. Họ phải tìm cách tối ưu hóa tài nguyên và tìm kiếm các giải pháp thay thế để giảm chi phí. Họ cũng bị giới hạn về các lựa chọn nếu giá cả quá cao. Đồng thời họ cũng phải bỏ ra nhiều công sức để cân nhắc lựa chọn, bỏ ra nhiều thời gian hơn để giám sát chất lượng sản xuất nếu lựa chọn nhà cung cấp tầm trung.

Hai người sản xuất sự kiện đang tập trung phân tích trong quá trình thực hiện
Nhà sản xuất sự kiện luôn giám sát đảm bảo chất lượng hoạt động sản xuất

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Thách thức ở đây là làm sao để nhà sản xuất có thể lựa chọn đúng nhà cung cấp đáp ứng được yêu cầu về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng hoặc giá cả?

Nếu sản phẩm của nhà cung cấp không đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng của sự kiện, điều này ảnh hưởng lớn đến chất lượng của sự kiện. Nếu thời gian giao hàng bị kéo dài, sự kiện có thể bị trì hoãn hoặc không hoàn thành đúng thời gian. Hay nếu chi phí của nhà cung cấp cao hơn so với dự kiến, nhà sản xuất sự kiện sẽ phải thêm công sức điều chỉnh ngân sách và tìm cách cắt giảm chi phí trong các khâu khác. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ chung của sự kiện.

>> Đọc thêm: Hướng dẫn lựa chọn nhà cung cấp sự kiện phù hợp

Những thay đổi bất ngờ

Những thay đổi bất ngờ khi đang thực hiện chương trình do nhiều nguyên nhân gây ra sẽ thực sự là bài kiểm tra khả năng tổ chức của người sản xuất.

Đó có thể là:

  • Thay đổi yêu cầu từ khách hàng như thời gian, địa điểm hoặc chủ đề sự kiện;
  • Thời tiết không thuận lợi, vấn đề về không gian tổ chức sự kiện, hoặc vấn đề về an ninh và an toàn;
  • Sự cố về kỹ thuật hay nhân viên sản xuất không đủ kỹ năng để giải quyết vấn đề sản xuất;
  • Thay đổi về lịch trình sản xuất;
  • Thay đổi trong ngân sách sản xuất,…

Tất cả những thay đổi ở trên nếu xuất hiện đều có thể gây ra sự hỗn loạn. Nếu không ứng phó kịp thời, một sự cố nhỏ cũng có khả năng khiến nhà tổ chức “mất trắng” toàn bộ sự kiện.

Nếu bạn đam mê làm việc cùng những trang thiết bị, là một người tỉ mỉ và có óc sáng tạo, ưa thích việc tạo ra trải nghiệm thực từ những bản vẽ trên giấy. Hãy thử theo đuổi nghề sản xuất sự kiện. Làm sản xuất sự kiện tuy có nhiều rủi ro và thách thức nhưng nghề này cũng sẽ đem lại cho bạn những mối quan hệ và những bộ kỹ năng tuyệt vời mà bạn có thể không ngờ đến.

 

Backstage VN

Tags: kiến thứcQuy trình tổ chức sự kiệnsản xuất sự kiện
Bài trước

Kỷ lục Guinness: Hơn 11.000 vũ công biểu diễn cho lễ hội Bihu tại Ấn Độ

Bài tiếp theo

Thế hệ cạn tiền chi mạnh cho du lịch và trải nghiệm sự kiện

Bài viết liên quan

Cuộc Sống Sự Kiện

Màn hình LED tại các sự kiện ngoài trời: Làm sao sống sót giữa mưa bão khắc nghiệt?

19/06/2025

Tại những sự kiện ngoài trời quy mô lớn, màn hình LED không chỉ là thiết bị hiển thị mà còn là trung tâm cảm xúc, kết...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Concert Anh Trai Vượt Ngàn Chông Gai D5,D6 tiếp tục “trình làng” công nghệ mới

12/06/2025

Trong hai đêm diễn concert Anh Trai Vượt Ngàn Chông Gai D5,D6, khán giả sẽ được chiêm ngưỡng hệ thống RoboSpot Follow System được lắp đặt kết...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Tour diễn Wasteland Realm của Trần Sở Sinh: “Tác phẩm nghệ thuật” hoành tráng

11/06/2025

Một lần nữa, Trần Sở Sinh - nghệ sĩ tiên phong trong làn sóng nghệ thuật trình diễn châu Á đã khiến nhiều người thán phục với...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Delay Tower – công nghệ sử dụng trong concert Anh Trai Vượt Ngàn Chông Gai là gì?

05/06/2025

Trong các sự kiện âm nhạc quốc tế, Delay Tower là một thiết bị quen thuộc, không chỉ giúp khán giả ở xa vẫn nghe rõ từng...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Những lưu ý “đắt giá” khi thi công sự kiện tại khu vực Tượng đài Cảm tử – phố đi bộ hồ Hoàn Kiếm

03/06/2025

Tọa lạc giữa trung tâm thủ đô, Tượng đài Cảm tử (còn gọi là Vườn hoa Đền Bà Kiệu) nằm ngay cửa ngõ của phố đi bộ...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Vì sao lightstick dần trở thành 1 phần không thể thiếu trong các concert?

30/05/2025

Trong những năm gần đây, lightstick đã trở thành một phần không thể thiếu trong các buổi hòa nhạc, đặc biệt là trong văn hóa K-pop. Những...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Danh xứng với thực: “All-Rounder” SOOBIN đã đặt ra tiêu chuẩn mới cho concert solo của nghệ sĩ Việt Nam như thế nào?

01/06/2025

Dư âm 2 đêm concert “ALL-ROUNDER” vẫn còn đó khi khắp nơi trên mạng xã hội vẫn truyền nhau video các màn trình diễn của SOOBIN trên...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Vì sao các trang bán vé concert hay bị “sập”?

22/05/2025

Mỗi lần các nghệ sĩ tên tuổi công bố mở bán vé concert, cộng đồng người hâm mộ lại rơi vào tình trạng “căng não” trước các...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Eurovision Song Contest 2025: “Cuộc chơi” đầy thử thách về công nghệ

20/05/2025

Dưới sự chỉ đạo của nhà thiết kế sân khấu Florian Wieder và đạo diễn ánh sáng Tim Routledge, sân khấu Eurovision Song Contest 2025 tại St....

Xem thêm
bảng xếp hạng top 10 chủ đề âm nhạc 8/4-14/4
Cuộc Sống Sự Kiện

Bảng xếp hạng TOP 10 chủ đề âm nhạc hot nhất từ 8/4 -14/4: Concert Chị Đẹp, SKYWAVE Hạ Long “vượt mặt” lễ hội âm nhạc Coachella

18/04/2025

Theo dữ liệu từ YouNet Media, tuần qua từ ngày 8 đến 14/4/2025, chứng kiến sự bứt phá mạnh mẽ của các sự kiện âm nhạc tại...

Xem thêm
Xem thêm
Bài tiếp theo
genz-7

Thế hệ cạn tiền chi mạnh cho du lịch và trải nghiệm sự kiện

  • Trang chủ
  • Sự Kiện
  • Khám Phá
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình

Backstage News TRANG MẠNG XÃ HỘI NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM
Địa chỉ văn phòng: 43A Vạn Phúc, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
Email: hello@backstage.vn
Hotline: (+84)8 1800 6389
Bản quyền thuộc về Công ty CP Truyền thông & Sự kiện Backstage, giấy phép ĐKKD số 0108104540 do Sở KH&ĐT Hà Nội cấp ngày 26/12/2017.
Giấy phép MXH số 62/GP-BTTTT ký ngày 18/03/2024.
DMCA.com Protection Status

Không có kết quả
View All Result
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Quốc Tế
    • Sự Kiện Trong Nước
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình

Backstage News TRANG MẠNG XÃ HỘI NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM
Địa chỉ văn phòng: 43A Vạn Phúc, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
Email: hello@backstage.vn
Hotline: (+84)8 1800 6389
Bản quyền thuộc về Công ty CP Truyền thông & Sự kiện Backstage, giấy phép ĐKKD số 0108104540 do Sở KH&ĐT Hà Nội cấp ngày 26/12/2017.
Giấy phép MXH số 62/GP-BTTTT ký ngày 18/03/2024.
DMCA.com Protection Status

Chào Mừng!

Đăng nhập vào tải khoản của bạn

Quên mật khẩu? Đăng Ký

Tạo Tài Khoản Mới

Điền vào các mẫu dưới đây để đăng ký

Không để trống các trường. Đăng Nhập

Lấy lại mật khẩu

Vui lòng nhập tên đăng nhập hoặc địa chỉ email để đặt lại mật khẩu của bạn.

Đăng Nhập