Những câu chuyện xung quanh chiếc bộ đàm trong tổ chức sự kiện

“- Rè è è… Rẹ ẹ t… Ù ù ù …
– Ắt đèn điiiii
– ..âng
– … Lại thế này
– Cái gì ạ, em nghe không có rõ… Em nghe không có rõ
– (K thấy trả lời)
– Em có nghe thấy chị nói gì không? Hả!!!!!!
– È è è … Ù ù ù … *Lạo xạo lạo xạo* ”

Đây là một trong rất nhiều những, đoạn hội thoại mà chúng ta thường gặp khi sử dụng bộ đàm trong sự kiện. Tuy là thiết bị rất quen thuộc nhưng dường như có rất nhiều người làm sự kiện còn chưa thông thạo việc sử dụng bộ đàm, khiến cho việc truyền tải và tiếp nhận thông tin bị gián đoạn. Nếu người tiếp nhận thông tin không xử lý được tình huống, đôi khi sẽ còn ảnh hưởng tới cả chương trình. Có rất nhiều câu chuyện bi hài xung quanh thiết bị liên lạc nhỏ bé này mà ai làm sự kiện cũng đã có dịp được trải nghiệm. Hãy cùng Backstage Event tìm hiểu nhé!

1. Các phương tiện liên lạc trong sự kiện

Hiện nay chúng ta đang sử dụng những loại phương tiện liên lạc nào khi chạy chương trình?

• Bộ đàm
Trên thị trường Việt Nam hiện nay đa phần đều sử dụng bộ đàm có xuất xứ từ Trung Quốc với các nhãn hiệu phổ biến như Kendwood, Motorola,… Mức giá cho thuê bộ đàm vào khoảng 100.000/chiếc/ngày. Đặc điểm của các bộ đàm này là giá thành rẻ, đáp ứng được trong hầu hết các sự kiện. Nhược điểm của chúng là chất lượng đàm thoại kém, đôi khi hay mất sóng, lẫn sóng. Cũng chỉ có một số ít loại bộ đàm có chức năng thoại rảnh tay. Tai nghe đi kèm thường gây đau nhức tai khi bạn đeo trong thời gian dài.

• Hệ thống liên lạc nội bộ (intercom)
Có rất ít đơn vị cho thuê hệ thống liên lạc nội bộ thông minh này do giá thành nhập sản phẩm khá cao (khoảng 6000 USD/bộ 4 chiếc). Ưu điểm của hệ thống này là chất lượng thoại rất tốt, giảm tiếng ồn, có tính năng thoại rảnh tay và độ bảo mật cao. Hệ thống này thường phù hợp với các chương trình lớn, trong không gian nhiều tạp âm và tiếng ồn.

• Điện thoại di động
Dùng để “chống cháy” trong trường hợp không sử dụng được các thiết bị liên lạc khác. Tính năng hữu ích nhất của điện thoại khi chạy chương trình là nhắn tin, vì môi trường trong các sự kiện rất ồn ào, khó có thể nghe gọi được.

2. Quy tắc khi sử dụng bộ đàm

• Để liên lạc với ê kíp chạy chương trình, bạn phải ấn giữ nút gọi của bộ đàm. Sau khi ấn giữ chừng 1 đến 2 giây bạn mới bắt đầu nói. Khi nói xong câu thoại, bạn phải nhả ngón tay khỏi nút gọi để tiếp nhận thông tin phản hồi từ các thành viên khác.

• Nguyên tắc thoại là lặp lại những câu lệnh ngắn, trước khi nói cần xưng tên mình và nêu tên người bạn muốn liên lạc trong ekip. Tiếp theo, khi nghe được câu phản hồi “Nghe rõ” từ người được gọi, bạn mới bắt đầu trao đổi thông tin.

3. Bi hài khi sử dụng bộ đàm

• Có rất nhiều khách hàng dù không phải là người trực tiếp trong ê kíp chạy chương trình nhưng vẫn muốn sử dụng bộ đàm để “tiện liên lạc” với Ban tổ chức. Tuy nhiên, họ lại không có kỹ năng sử dụng bộ đàm thành thạo, rồi kêu bộ đàm hỏng, không dùng được, v.v… mặc dù trước đó Ban tổ chức đã kiểm tra rất kỹ. Hoá ra, có những người chỉ ấn tay rồi nhả luôn phím “gọi”, sau đó cứ nói như bên kia đang tiếp nhận thông tin. Cũng có trường hợp nói xong rồi mà cứ ấn giữ phím gọi để “nghe trả lời”, khiến cả ê kíp phải chịu đựng những tiếng rè rè và không liên lạc được với nhau nữa.

• Ngôn ngữ đặc trưng vùng miền cũng là một rào cản khó khăn trong việc trao đổi qua bộ đàm. Chắc hẳn có những Event Orgnaizer trong Nam ngoài Bắc đã từng làm việc với nhau rất nhiều lần, nhưng đôi khi cũng khó có thể nghe hết được thông tin từ người kia. Nhất là khi có ai đó nói giọng Quảng Ngãi, Quảng Bình thì chắc là anh chị em ngoài Bắc sẽ cần ngay 1 dịch thuật viên khẩn cấp?

• Đối với những vị trí Event Manager, anh chị em đôi khi sử dụng cùng lúc 2 bộ đàm do các tính năng của bộ đàm thông thường không hỗ trợ chuyển kênh. Điều này có lúc cũng sẽ khiến họ bị loạn thông tin, nhầm lẫn và mất tập trung trong khi chạy chương trình.

Những câu chuyện xung quanh bộ đàm là một trong hàng ngàn trải nghiệm hay ho của các Event Orgnaizer. Có thời gian rảnh rỗi, Backstage Event sẽ kể cho các bạn những câu chuyện thú vị khác của nghề tổ chức sự kiện và những bí mật đằng sau ánh hào quang sân khấu.