Trong vòng một vài năm trở lại đây, chúng ta đã được biết tới và nghe đi nghe lại từ “hybrid” cũng như cụm từ “hybrid event”, liệu nó thực sự có ý nghĩa gì khi nằm trong bối cảnh của ngành sự kiện?
Định nghĩa về hybrid event có vẻ đơn giản: Hybrid event – Sự kiện kết hợp – là sự kiện sử dụng kết hợp các yếu tố trực tiếp và kỹ thuật số, được điều chỉnh cho phù hợp với từng đối tượng để có trải nghiệm tối ưu.
Nhưng thực tế phức tạp hơn thế một chút, để tạo sự kiện kết hợp giúp tổ chức và các thương hiệu đạt được mục tiêu, điều quan trọng là phải hiểu bản chất của sự kiện kết hợp.
Nội dung
Định nghĩa về hybrid event
Freeman, một công ty cung cấp dịch vụ có tuổi đời gần 100 năm đã đưa ra quan điểm của mình về khái niệm sự kiện kết hợp này. Cụ thể, hybrid event không phải là một sự kiện trực tiếp và được phát trực tuyến đơn thuần, hay được diễn ra đồng thời với nội dung và đối tượng khác nhau.
Freeman cho rằng mỗi phần của sự kiện kết hợp, dù trực tiếp hay ảo, đều quan trọng, chúng được thiết kế và cá nhân hóa đặc biệt cho từng đối tượng để thúc đẩy hành động và khám phá, đào sâu hơn vào sự kiện. Khán giả trực tiếp ở đây sẽ có được trải nghiệm VIP, dễ tiếp cận, giúp nhà tổ chức thu hút khách hàng tiềm năng và khán giả ảo (người xem trực tuyến) cũng có thể khám phá các nội dung trong sự kiện và được tạo kết nối một cách thuận tiện ngay tại nhà của họ.
Sự kiện kết hợp không phải là một hình thức sự kiện mới. Nếu đã bao giờ cổ vũ cho đội của mình trong giải Super Bowl hay dự đoán giải Oscar sẽ thuộc về ai…trong lễ trao giải Oscar, chắc chắn ai trong số những người kể trên đều đã từng là người tham dự sự kiện kết hợp.
Đúng vậy, trải nghiệm trực tiếp về một sự kiện thể thao hấp dẫn hoặc một buổi trao giải hoành tráng thật thú vị và hấp dẫn. Ngay cả ở cách xa hàng trăm, hàng ngàn km, mọi người vẫn chia sẻ về trải nghiệm chung nhất – tổ chức các bữa tiệc, tham gia mạng xã hội, tham gia các cuộc khảo sát và câu đố, tham gia các cuộc thi và tổng quan chung khán giả, công chúng đều cảm thấy như họ là một phần của cộng đồng, có sự kết nối và thuộc về sự kiện.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là sự kiện kết hợp phải có quy mô tương đương với Super Bowl hoặc Oscar. Nhưng nó chứng minh những gì có thể xảy ra, khiến các nhà tổ chức thực hiện đặt ra câu hỏi: “Làm cách nào chúng ta có thể biến điều này thành một trải nghiệm tuyệt vời cho những người tham gia từ xa? Điều gì sẽ khiến họ cảm thấy mình là một phần của sự kiện?”
Các sự kiện kết hợp vẫn tiếp tục tồn tại
Công chúng và khán giả sẽ tiếp tục có những sở thích khác nhau, việc lôi kéo và nhận ra họ là việc của các nhà tổ chức.
Trước đây, mức độ quan tâm ngày càng tăng đối với các sự kiện kết hợp là do hạn chế đi lại trong khu vực vì nhiều lý do liên quan (an toàn, lịch trình hay vấn đề về di chuyển,…).
Giờ đây, mức độ quan tâm đối với các sự kiện kết hợp vẫn có khả năng còn nguyên vẹn, bởi khán giả cũng là con người, họ quan tâm tới nhiều thứ, như sự kiện, nhưng không đủ tâm huyết và đủ yêu thích tột độ để sẵn sàng nghỉ làm và đặt vé máy bay. Điều tuyệt vời của sự kiện kết hợp là nó cho phép nhà tổ chức tạo ra các trải nghiệm có mục tiêu cho người tham dự, cả mới lẫn cũ, cả VIP lẫn khán giả thông thường.
Về cơ bản, sự kiện kết hợp cho phép phát triển hệ thống người tham dự, tạo ra một cách thức ít tốn công sức, ít có sự cam kết (bằng tiền, bằng vé, bằng nhiều hình thức đăng ký/xác nhận,…) để mọi người tìm hiểu và phát triển sự quan tâm đối với tổ chức. Chỉ vì lý do đó, ngành sự kiện cần coi trọng và không xem nhẹ các sự kiện kết hợp, bởi chúng không phải là giải pháp tạm thời cho đại dịch mà là tương lai đầy tiềm năng của các sự kiện.
Sự kiện kết hợp là bất kỳ hình thức tụ tập nào kết hợp các khía cạnh của sự kiện trực tiếp và ảo thành một trải nghiệm toàn diện. Nói một cách đơn giản, đó là một định dạng kết hợp trong đó người tham dự có thể tham gia vào nội dung sự kiện tại địa điểm thực tế hoặc bằng kỹ thuật số thông qua việc sử dụng công nghệ (tức là nền tảng sự kiện). Cho dù họ chọn tham gia theo cách nào, tất cả những người tham dự sự kiện đều có thể tương tác liền mạch với các khách mời, nhà tài trợ và nhà triển lãm của họ.
Nói chung, một sự kiện chỉ thực sự kết hợp nếu nó bao gồm ba thành phần cơ bản:
- Các yếu tố trực tiếp và ảo: Theo định nghĩa, một sự kiện kết hợp phải kết hợp thành phần ảo vào sự kiện thực tế. Đây là cách bạn mở rộng sự kiện tới khán giả trực tuyến. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa chỉ đơn giản là phát trực tiếp nội dung sự kiện—mà là mang đến những trải nghiệm hấp dẫn, sống động mà những người tham dự từ xa sẽ yêu thích nhiều như thể họ là người đứng đầu và trung tâm tại địa điểm.
- Cơ hội kết nối: Kết nối mạng là một trong những lý do lớn nhất khiến mọi người đăng ký tham gia các sự kiện. Bất kể họ tham dự bằng cách nào, đối tượng mục tiêu của bạn sẽ có thể dễ dàng kết nối với những người cùng tham dự sự kiện, cho dù đó là thông qua các phiên thảo luận nhóm, hội nghị truyền hình hay tương tác trực tiếp.
- Thành phần trực tiếp: Tất cả các loại sự kiện đều có thể bao gồm tài liệu được ghi trước, nhưng phải luôn có một khía cạnh đưa “sự kiện trực tiếp” vào “sự kiện trực tiếp”.
Điều quan trọng cần nhớ về việc lập kế hoạch sự kiện kết hợp là nó không hoàn toàn giống quy trình như tổ chức các sự kiện trực tiếp hoặc hoàn toàn ảo. Có, giống như bất kỳ loại sự kiện nào, mục đích là tối đa hóa mức độ tương tác . Nhưng vấn đề là ở đây: Bạn không chỉ phải làm việc với một loại khán giả nữa. Với các sự kiện kết hợp, bạn cần triển khai các chiến lược thỏa mãn đồng thời cả khán giả thực và khán giả ảo. Quan trọng hơn, bạn cần thu hẹp khoảng cách giữa hai trải nghiệm.
Đó là một yêu cầu cao ngay cả đối với người tổ chức sự kiện dày dạn kinh nghiệm nhất. Trên thực tế, 71% người tổ chức sự kiện nói rằng việc kết nối những người tham dự trực tiếp và ảo với nhau là phần khó nhất để tổ chức một sự kiện kết hợp thành công.
Lợi ích của các sự kiện kết hợp là gì?
Nhiều chuyên gia sự kiện đã buộc phải xoay vòng nhanh chóng trong thời kỳ đại dịch. Khi làm như vậy, họ nhanh chóng nhận ra những lợi ích mà một sự kiện ảo mang lại.
Giờ đây, bất chấp sự quay trở lại của các cuộc tụ họp trực tiếp, hầu hết các nhà tổ chức vẫn chưa sẵn sàng từ bỏ yếu tố ảo—vì vậy, họ chỉ chọn không làm vậy. Theo báo cáo từ Skift Meets, 63% chuyên gia tổ chức sự kiện đồng ý rằng các sự kiện trong tương lai của họ sẽ được tổ chức kết hợp. Khi bạn xem xét những lợi ích to lớn của định dạng kết hợp, điều này thực sự không có gì đáng ngạc nhiên.
Dưới đây là một số lợi ích đáng kể nhất của việc tổ chức một sự kiện kết hợp:
- Phạm vi tiếp cận rộng hơn: Khi tổ chức các sự kiện kết hợp, bạn sẽ không bị dồn vào chân tường về phạm vi tiếp cận đối tượng. Bằng cách thêm yếu tố ảo, bạn có thể tạo mạng lưới rộng hơn và thu hút nhiều người tham dự hơn vào sự kiện của mình. Ngoài ra, bạn không cần phải lo lắng về sức chứa của địa điểm hoặc các hạn chế khác liên quan đến một sự kiện thực tế.
- Tăng doanh thu: Nhờ có khán giả ảo, bạn cũng có thể tăng ROI của sự kiện. Việc thêm yếu tố ảo có nghĩa là bạn không bị giới hạn bởi số lượng vé có thể bán, nhờ đó tối đa hóa lượng người tham dự và tăng doanh thu theo cấp số nhân.
- Tính toàn diện hơn: Việc trực tiếp tham dự một sự kiện không phải là điều thiết thực đối với tất cả mọi người. Một số có thể không có đủ ngân sách để đi đến địa điểm tổ chức hoặc đặt khách sạn. Những người khác có thể bị khuyết tật về thể chất khiến họ không thể đi lại quanh trung tâm hội nghị lớn. Định dạng kết hợp cho phép những khán giả này thưởng thức nội dung sự kiện bất kể hoàn cảnh của họ.
- Tính linh hoạt của sự kiện: Một phần quan trọng trong việc lập kế hoạch cho một sự kiện kết hợp là có được nền tảng sự kiện kết hợp. Với sự lựa chọn công nghệ phù hợp, bạn có thể xử lý một số lượng lớn người tham dự ảo—một kế hoạch dự phòng đặc biệt tuyệt vời nếu bạn buộc phải hủy cuộc họp mặt trực tiếp.
- Dữ liệu có thể đo lường: Công nghệ sự kiện kết hợp cho phép bạn tự động thu thập dữ liệu và thông tin chi tiết từ những người tham dự thực tế và từ xa. Cho dù đó là thông qua thông tin được thu thập trong các trường tùy chỉnh trong quá trình đăng ký trực tuyến hay các cuộc thăm dò và khảo sát theo thời gian thực được tổ chức trong sự kiện, bạn đều có thể nhận được phản hồi tổng hợp và đo lường hiệu suất của mình.
Các sự kiện kết hợp trông như thế nào?
Các sự kiện kết hợp không phải là thứ bạn có thể dễ dàng xếp vào một danh mục duy nhất. Chúng có xu hướng trông khác nhau tùy thuộc vào một số yếu tố:
- Tầm nhìn của bạn: Sự kiện của bạn có chủ đề không? Phong cách đó cao cấp và thanh lịch hơn hay giản dị? Thông thường, một sự kiện kết hợp sẽ phản ánh hình ảnh thương hiệu của bạn.
- Sự lựa chọn sự kiện của bạn: Rõ ràng là không có hai sự kiện nào giống hệt nhau. Ví dụ, một hội nghị kết hợp sẽ khác nhiều so với một cuộc họp kết hợp hoặc một triển lãm thương mại. Hãy xem danh sách các ý tưởng sự kiện kết hợp của chúng tôi để tìm cảm hứng.
- Nền tảng sự kiện của bạn: Nền tảng sự kiện là cách khán giả ảo của bạn trải nghiệm nội dung sự kiện, nghĩa là đó là yếu tố quan trọng định hình tổng thể sự kiện của bạn. Nếu công nghệ của bạn thiếu chức năng thì khán giả trực tuyến chỉ có thể làm được rất nhiều điều tại sự kiện của bạn.
Tuy nhiên, bạn có thể chia sự kiện kết hợp thành hai loại: sự kiện kết hợp bên ngoài và sự kiện kết hợp bên trong. Sự kiện kết hợp bên ngoài là sự kiện hướng tới công chúng hoặc khách hàng, chẳng hạn như hội nghị hoặc hội chợ tuyển dụng. Mặt khác, các sự kiện kết hợp nội bộ là các cuộc tụ họp dành riêng cho công ty (các cuộc họp bán hàng, các buổi họp mặt của công ty, v.v.). Bất chấp điều đó, tất cả đều được định hình bởi tầm nhìn, sự lựa chọn sự kiện và nền tảng sự kiện kết hợp của bạn.
Backstage News
