Vén màn các kỹ thuật quản lý đám đông được áp dụng trong các sự kiện lớn để đảm bảo an toàn cho số lượng lớn người tham gia.
Khi các lễ hội âm nhạc, buổi hòa nhạc và sự kiện thể thao ngày càng phát triển về quy mô và lượng người tham dự, việc điều phối dòng người sao cho an toàn, hiệu quả và ít gây căng thẳng trở thành một trong những thách thức lớn nhất đối với các nhà tổ chức sự kiện. Không đơn thuần là bài toán về hậu cần, quản lý đám đông còn là một phần cốt lõi trong việc nâng cao trải nghiệm khán giả, đảm bảo an toàn và tối ưu hóa doanh thu cho đơn vị tổ chức.
Nội dung
Quản lý đám đông là gì?
Quản lý đám đông là một quy trình lập kế hoạch, tổ chức và giám sát dòng người trong các sự kiện đông đúc nhằm đảm bảo không gian an toàn, có kiểm soát và thuận tiện di chuyển. Công tác này bao gồm cả việc dự báo tình huống xấu nhất như cháy nổ, bạo động, sự cố kỹ thuật, để lên phương án sơ tán và phân tán khán giả hợp lý, giảm thiểu tối đa rủi ro có thể xảy ra.
Đây là lĩnh vực đa ngành, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như thiết kế không gian, kỹ thuật an toàn, điều phối giao thông, an ninh và cả truyền thông. Một sai lệch nhỏ trong dự đoán hành vi đám đông có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, đặc biệt tại các sự kiện thu hút hàng chục nghìn người.
Chia sẻ với The Wall Street Journal, Brett Little – chuyên gia kỹ thuật đám đông và Trưởng nhóm People Movement tại Arup (Anh) tiết lộ những phương pháp giúp điều phối hàng chục nghìn người một cách hiệu quả mà ít ai nhận ra. “Nếu không ai biết chúng tôi đang làm gì, điều đó có nghĩa là chúng tôi đã làm tốt” – Brett chia sẻ.
Theo ông, bất kỳ sự kiện quy mô lớn nào cũng đều có thể chia hành trình khán giả thành ba giai đoạn chính: đến địa điểm tổ chức, vào bên trong khu vực sự kiện và rời đi. Với mỗi giai đoạn, đội ngũ tổ chức cần có chiến lược điều phối phù hợp nhằm đảm bảo trải nghiệm liền mạch, trật tự và an toàn.
Giai đoạn 1: Kiểm soát dòng người đến
Thông thường, người tham dự không đến cùng một lúc. Những sự kiện mang tính gia đình sẽ có lượng khách đến sớm, trong khi các concert hoặc trận đấu thể thao thường đón khách muộn hơn. Tuy nhiên, việc quá nhiều người đổ dồn vào cùng thời điểm sẽ dẫn đến tình trạng ùn tắc, quá tải cổng vào, thậm chí ảnh hưởng đến giờ bắt đầu chương trình. Hiện tượng này được qua “đường cong thời điểm đến nơi” (arrival curve). Và mục tiêu lớn nhất của giai đoạn 1 này là làm giãn dòng người đổ về hay “làm phẳng” đường cong này.
Để làm “phẳng” đường cong này, nhiều đơn vị tổ chức thiết kế các hoạt động khởi động sớm tại địa điểm như khu fan zone, gian hàng tương tác, trò chơi, hoạt động từ nhà tài trợ… Tại Việt Nam, các concert lớn như Anh Trai Vượt Ngàn Chông Gai hay Anh Trai “Say Hi” còn có thêm fanbooth do các FC thiết kế, foodtruck và booth chụp ảnh giúp giữ chân người hâm mộ đến sớm và phân tán dòng người hiệu quả.
Giai đoạn 2: Check-in vào khu vực sự kiện
Điểm nghẽn tiếp theo nằm ở cổng check-in. Theo Brett, giữ cho đám đông “được di chuyển” chính là giữ cho họ vui vẻ và giảm căng thẳng. Ngược lại, nếu bị mắc kẹt trong hàng dài mà không biết bao giờ mới đến lượt, khán giả dễ rơi vào tâm lý “bầy đàn” dẫn đến xô đẩy, hỗn loạn.
Việc thiết kế hàng chờ (queue) vì thế là một phần khoa học quan trọng trong quản lý đám đông. Các mô hình phổ biến bao gồm:
Đối với khu vực zone đứng, đơn vị tổ chức còn cần giới hạn số lượng người vào từng khu để tránh nhồi nhét quá mức và luôn đảm bảo các lối thoát hiểm đúng quy chuẩn.
Giai đoạn 3: Ra về
Kết thúc sự kiện là thời điểm dễ xảy ra tình trạng hỗn loạn nhất nếu không có kế hoạch rõ ràng. Lý tưởng nhất là phân tán đám đông theo nhiều hướng, tránh để tất cả đổ dồn vào một điểm như bãi giữ xe hay trạm tàu.
Tại Olympic London 2012, Brett Little đã thiết kế hệ thống “buồng chờ” (pens): khán giả được giữ trong khu vực theo nhóm, sau đó được điều phối băng qua đường và đi vào ga tàu theo từng đợt, đảm bảo giải tỏa 15.000 người trong vòng 45 phút mà không gây ùn ứ hoặc nguy hiểm.
Trong khi đó, tại nhiều sự kiện lớn ở Việt Nam, việc thiếu kế hoạch điều phối sau sự kiện dẫn đến cảnh ùn tắc kéo dài ở khu vực cổng ra. Phần lớn khán giả sử dụng phương tiện cá nhân, cộng thêm mặt bằng hạ tầng giao thông hạn chế khiến nhiều người phải chờ đợi hàng giờ mới có thể rời khỏi địa điểm.
Quản lý đám đông không chỉ là công việc kỹ thuật mà còn là một nghệ thuật “ẩn mình” phía sau sân khấu. Sự thành công của một sự kiện không chỉ đo bằng sự hoành tráng của sân khấu hay độ nổi tiếng của nghệ sĩ, mà còn nằm ở việc khán giả đến và đi một cách an toàn, trật tự và thoải mái.
Backstage News
