Tổng duyệt chương trình trước sự kiện (rehearsal) là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru, chuyên nghiệp.
Tổng duyệt chương trình sẽ cho đơn vị tổ chức thấy được cái nhìn bao quát, tổng thể về sự kiện, dễ dàng kết nối tất cả các khâu với nhau sau khi chuẩn bị từng phần. Có thể nói, rehearsal chính là một mảnh ghép quan trọng không thể thiếu giúp cho “bức tranh sự kiện” được trọn vẹn và hoàn hảo nhất có thể.
Buổi tổng duyệt chương trình thường diễn ra trước 1 đến 2 ngày đối với các sự kiện lớn mang tầm quốc gia, sự kiện thời trang, các sự kiện của tập đoàn lớn. Đối với các sự kiện nhỏ như lễ khai trương, khởi công, hội nghị khách hàng… thì sẽ được tổ chức trước khoảng 1 đến 2 tiếng trước khi sự kiện chính được tổ chức.
Vậy reahearsal có vai trò cụ thể ra sao trong sự kiện?
Nội dung
1. Kịp thời phát hiện những thiếu sót
Dù trong đầu đã có những hình dung về từng khắc nhịp của chương trình ngay từ những bước đầu tiên xây dựng kịch bản, thế nhưng, mỗi người làm sự kiện đều hiểu được rằng thiếu sót vẫn có thể xảy ra và việc chuẩn bị thật tốt những biện pháp đề phòng, phương án thay thế là điều vô cùng cần thiết. Việc diễn tập trước sự kiện giúp nhóm sản xuất có cơ hội xem xét mọi khía cạnh và đảm bảo rằng tất cả các khâu trong chương trình, từ yếu tố kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng, kịch bản, sân khấu, trang phục, đạo cụ,… được thực hiện hoàn hảo, mang đến cho người làm sự kiện bức tranh tổng thể bằng một góc nhìn tích cực và khả quan nhất.
2. Hình dung mạch chương trình
Người làm sự kiện luôn có khả năng hình dung được ý tưởng của mình sẽ diễn ra như thế nào trên thực tế. Tuy nhiên, trước khi sự kiện được diễn ra thì mọi ý tưởng ấy đều chỉ nằm trên mặt giấy. Không thể chắc chắn 100% là sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối. Việc tổng duyệt chương trình chính là cách hình ảnh hóa những ý tưởng trên thực tế. Qua đó, giúp đội ngũ ekip có thể nắm được mạch chương trình và hiểu rõ vai trò của vị trí mà mình đang đảm nhận.
3. Giúp nghệ sĩ và MC tự tin với sân khấu
MC và ca sĩ vốn là người có nhiều kinh nghiệm sân khấu, tuy nhiên mỗi sự kiện sẽ có những đặc điểm sân khấu hay yêu cầu từ khách hàng vô cùng khác nhau. Đặc biệt là trong các sự kiện doanh nghiệp, khoảnh khắc MC và nghệ sĩ trên sân khấu họ còn được xem là đại sứ của thương hiệu đó, vậy nên, từng lời nói, cử chỉ và hành động cần được lưu ý kỹ càng và cẩn trọng. Đối với diễn giả hoặc người thuyết trình, buổi tập là vô giá. Bởi đây là cơ hội để làm quen với sân khấu, thiết bị và bối cảnh. Một diễn giả tự tin có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong tác động của thông điệp của tổ chức.
4. Đảm bảo âm thanh và ánh sáng được phối hợp nhịp nhàng
Một “dấu chấm” đặt sai chỗ, hay một hình ảnh đặt sai giây cũng sẽ là một thiếu sót không nhỏ khi được trình chiếu trên màn hình lớn bởi âm thanh, ánh sáng và những hình ảnh được trình chiếu là những yếu tố giúp cho câu chuyện, thông điệp được truyền tải đến người tham gia một cách trọn vẹn. Thế nên, diễn tập là cách “phòng thủ” tốt nhất để phòng ngừa các sự cố và lỗi kỹ thuật, giúp bộ phận tổng duyệt có thể điều chỉnh, kiểm tra thiết bị nghe nhìn, ánh sáng và bất kỳ khía cạnh kỹ thuật nào khác của sự kiện sao cho thật mượt mà, tránh được những sự cố không đáng có.
5. Nâng cao trải nghiệm của người tham dự
Diễn tập giúp đơn vị tổ chức sự kiện có thể dự đoán và lập kế hoạch cho hành trình của người tham dự, từ khi đến địa điểm cho đến khi tràng pháo tay cuối cùng vang lên. Một sự kiện được diễn tập kỹ lưỡng thường có nghĩa là trải nghiệm thú vị, gần như liền mạch nhất có thể và ghi dấu ấn trong lòng người tham dự. Nhờ đó, sự kiện sẽ đạt được tác động tối đa và tạo dựng được hình ảnh uy tín trong mắt người tham dự.
6. Phối hợp nhuần nhuyễn giữa các nhân sự
Đối với các sự kiện lớn, có sự tham gia của nhiều người từ đội ngũ kỹ thuật đến ban tổ chức, buổi tập duyệt lại càng trở nên quan trọng khi cho phép mọi người hiểu vai trò của mình và cách họ phù hợp với “bức tranh” tổng thể hơn. Sự phối hợp này rất quan trọng để tránh nhầm lẫn trong sự kiện thực tế.
7. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Việc phát hiện và khắc phục sai sót trong quá trình tổng duyệt sẽ giúp ban tổ chức tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc sửa chữa, chỉnh sửa sau khi sự kiện diễn ra. Ngoài ra, tổng duyệt còn giúp ban tổ chức có thể dự trù và chuẩn bị tốt hơn cho các tình huống phát sinh, từ đó giảm thiểu thiệt hại, hạn chế sai sót và đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Có thể khẳng định rằng, việc tổng duyệt chương trình trước sự kiện là một bước vô cùng quan trọng và không thể thiếu. Buổi tổng duyệt giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp, truyền tải thông điệp hiệu quả, đồng thời mang đến cho khán giả những trải nghiệm tuyệt vời nhất.
Backstage News
