Họp là điều mà tất cả các doanh nghiệp đã quá quen nhưng để tổ chức buổi họp sao cho hiệu quả thì nhiều tổ chức lại chưa làm được.
Bất cứ ai khi đi làm thì đều ít nhất một lần được tham gia các cuộc họp từ họp nhóm, phòng, họp công ty đến các cuộc họp với đối tác. Đôi khi các cuộc họp có thể rất vui vẻ và đạt hiệu quả cao nhưng nó đôi khi cũng là thứ phiền toái làm mất rất nhiều thời gian của bạn.
Theo nghiên cứu của Zippia, các tổ chức dành khoảng 15 phần trăm thời gian cho các cuộc họp và một phần ba trong số các cuộc họp đó được coi là không hiệu quả . Điều thú vị là một cuộc khảo sát của Dialpad cho thấy hơn 75 phần trăm mọi người thích lên lịch họp vào một ngày hoặc thời gian nhất định.
Để tránh các cuộc họp bớt “hành” nhau, các tổ chức doanh nghiệp có thể ứng dụng phương pháp B-L-I-S-S của Brownlee, D. được ông chia sẻ tại PMI Global Congress 2008. B-L-I-S-S là viết tắt của 5 chữ cái tương ứng với 5 nguyên tắc tổ chức meeting: B (Be Efficient) – L (Look Back Look Forward) – I (Insist on Accountability) – S (Simplify the Agenda) – S (Stay Focused).
Nội dung
1. Be Effficient
Hiệu quả cuộc họp đề cập đến việc hoàn thành càng nhiều công việc càng tốt trong thời gian ngắn nhất với số lượng người tham gia cuộc họp ít nhất. Điều hành các cuộc họp hiệu quả là quan trọng vì nó tôn trọng thời gian của mọi người và cung cấp cho các thành viên trong nhóm nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ, khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia vào các cuộc họp dự án và xây dựng thiện chí cho người quản lý dự án.
Họp ít thời gian, tốn ít công sức, nhưng phải chốt được vấn đề, lưu lại được ý tưởng cốt lõi, tạo ra kết quả xuất sắc… Tips thực hành đơn giản ở đây là giới hạn thời gian buổi meeting lại khoảng dưới 1 tiếng, và thông báo cho thành viên tham gia biết giới hạn này. Một áp lực vô hình về thời gian khi meeting sẽ đưa ra những lợi ích dễ thấy trong team vì nhân viên của bạn tập trung hơn, không đặt câu hỏi và nói chuyện lan man, cả team ra quyết định chất lượng hơn khi có áp lực thời gian,
2. Look Back Look Forward
Nhìn lại – nhìn về phía trước ám chỉ việc xem xét lại khung thời gian ngay trước đó và cả khung thời gian sắp tới. Nghĩa là bạn phải có cái nhìn tổng quát về tiến độ của team để biết chính xác khi nào cần thực hiện 1 buổi meeting: giải quyết 1 vấn đề gấp, đưa ra 1 kế hoạch, 1 chiến lược mới. Nếu họp chỉ để đưa ra 1 thông báo, hãy cân nhắc chuyển hình thức thông báo sang các kênh khác như email, ứng dụng chat…
Để thực hiện kỹ thuật “nhìn lại-nhìn về phía trước”, hãy cân nhắc những điều sau:
- Tạo lịch trình dự án tập trung vào các khoảng thời gian trước đó và sắp tới
- Làm nổi bật các cột mốc/thành tựu quan trọng trong lịch trình dự án
- Tóm tắt các sự kiện chính dẫn đến trạng thái hiện tại
- Yêu cầu người đứng đầu nhiệm vụ và các thành viên trong nhóm dự đoán những rủi ro/vấn đề có thể xảy ra trong khoảng thời gian sắp tới
Tóm lại, thay vì họp nhiều, thì hãy họp đúng.
3. Insist on Accountability
Nói một cách ngắn gọn, bạn phải mời ĐÚNG người tham gia họp.
Không nên mời thành viên tham dự họp 1 cách “vô tội vạ” mà hãy phân loại thành viên tham gia buổi họp thành “Cần thiết” và “Tùy chọn” để dễ dàng cân nhắc hơn:
- Cần thiết: Đây là những người mà không thể thiếu trong cuộc họp vì họ có thông tin, quyền lực quyết định, hoặc vai trò trực tiếp trong chủ đề được thảo luận.
- Tùy chọn: Những người này có thể đóng góp giá trị nhưng sự hiện diện của họ không bắt buộc. Họ có thể được mời với tùy chọn tham gia nếu họ cảm thấy cuộc họp liên quan đến họ hoặc công việc của họ.
Bởi có 1 kiểu cách tham gia họp rất phổ biến trong mọi team là “tham gia bất cân xứng”. Những người đã phát biểu từ lúc bắt đầu họp thường sẽ tiếp tục nói đến cuối buổi, dần dần trở thành nói quá nhiều. Ngược lại những người im lặng từ đầu sẽ “tự cho mình đặc quyền” tiếp tục im lặng. Vì vậy muốn khuyến khích tất cả thành viên đưa ra những đóng góp trong cuộc họp, các host, leader, người lãnh đạo cần làm những điều sau:
- Viết tất cả các nhiệm cần làm và người phụ trách công việc đó
- Yêu cầu người thực hiện đề xuất thời gian hoàn thành deadline
- Hãy cân nhắc sử dụng các app để tự động nhắc nhở các nhiệm vụ cần làm như Google Task hay To Do Reminder để không quên task được giao
Hãy dành 1 câu hỏi thăm đơn giản cho mỗi người, đặc biệt là với những người hay im lặng. Chỉ là 1 hành động nhỏ để bắt chuyện đầu giờ, đôi khi họ sẽ chỉ đáp “Dạ”, “Đúng rồi anh”, nhưng sau đó % thành viên này bắt đầu đóng góp cho buổi họp sẽ tăng đáng kể.
4. Simplify the Agenda
Cần làm ngắn gọn agenda của buổi họp nếu không sẽ rất dễ gặp tình trạng mất thời gian của đôi bên. Sẽ rất khó để đưa ra 1 agenda mẫu mực để bạn áp dụng hiệu quả tức thì. Việc của bạn là ít nhất phải thông báo cho những thành viên tham dự buổi meeting biết họ sẽ cần làm gì, cần chuẩn bị những thông tin gì. Nếu không sau buổi họp sẽ không có thu hoạch gì đáng kể, càng kéo dài thời gian họp thì càng mệt, khó nhớ và cứ thế cuộc họp cứ kéo dài một cách “vô định”.
Bạn có thể ghi chú cho mọi người như sau:
- Xem lại những gì đã nói từ cuộc họp trước
- Báo cáo tóm tắt (chỉ được thực hiện thỉnh thoảng). Ví dụ như trong một cuộc họp checklist trước khi sự kiện diễn ra thì báo cáo xem tiến độ thi công các hạng mục ra sao, các ấn phẩm truyền thông hoàn thành bao nhiêu phần trăm, khó khăn và cách giải quyết là gì?
- Bắt đầu thảo luận và chốt vấn đề trong bao lâu.
- Tóm tắt và phản hồi trong bao lâu.
5. Stay Focused
Một trong những vấn đề nan giải nhất mà các nhà quản lý dự án phải đối mặt trong các cuộc họp về tình hình dự án là phải tập trung vào chủ đề đang thảo luận. Mọi người dường như đều có vấn đề thảo luận chung mà họ muốn thảo luận rộng rãi, bất kể vấn đề đó có trong chương trình nghị sự hay không!
Những vấn đề lan man này không chỉ khiến nhóm lạc đề mà còn có xu hướng chiếm nhiều thời gian quan trọng trong cuộc họp và khiến cuộc họp bị trễ, tệ nhất là tình trạng họp thì rõ lâu nhưng chả chốt được vấn đề gì.
Hãy tập trung và nói về những chỉ số quan trọng. Ví dụ như khi chạy một sự kiện thì vé bán được bao nhiêu, thống kê các bài truyền thông quảng bá show ra sao, lượt follow tương tác các kênh truyền thông có tăng không hay sau sự kiện thì tổng hợp những phản hồi từ khán giả kể cả tiêu cực để biết và sửa đổi… Gần như trong mỗi cuộc họp, nếu những chỉ số này không được thảo luận ngay từ đầu bởi những cá nhân chịu trách nhiệm thì hầu như buổi meeting sẽ đi chệch hướng và rẽ sang 1 vấn đề khác.
Vậy nên ngay từ khi bắt đầu cuộc họp, hãy nói luôn các con số kể trên, đồng thời, cũng đừng quên giải quyết những thông tin giao tiếp còn mù mờ trong team ở cuối buổi meeting. Ví dụ những điều mà bạn “tự hiểu, tự kết luận”, yêu cầu công việc chưa rõ ràng… Bạn hãy dùng những phút cuối buổi meeting này để cho những người tham gia có không gian nêu lên các thắc mắc của họ, giúp đồng bộ những rủi ro tiềm ẩn đâu đó trong team.
Backstage News
Theo Cleesky
