• Về Backstage News
Chủ Nhật, Tháng Mười 1, 2023
  • Đăng nhập
  • Đăng ký
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Quốc Tế
    • Sự Kiện Trong Nước
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình
Không có kết quả
View All Result
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Quốc Tế
    • Sự Kiện Trong Nước
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình
Không có kết quả
View All Result
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
Không có kết quả
View All Result

10 công cụ hỗ trợ thu thập data có giá trị từ sự kiện

linhdoBởi linhdo
30/06/2023
Chuyên mụcCuộc Sống Sự Kiện

Có rất nhiều công cụ hỗ trợ thu thập data sự kiện ra đời nhưng câu hỏi quan trọng nhất là nên chọn công cụ nào để sự kiện được tổ chức hiệu quả nhất?

Trong thời điểm ngân sách dường như bị đóng băng và thậm chí là sụt giảm, việc thu lại những nguồn lợi có tính “định lượng” chưa bao giờ cần thiết đến thế. Trong đó, công nghệ đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Hệ thống công nghệ sự kiện sẽ giúp các tổ chức thu thập nguồn data sự kiện thông qua cổng đăng ký trực tuyến, phiếu khảo sát online hoặc apps ứng dụng. Việc tổng hợp chúng thành một bản báo cáo hỗ trợ các nhà tổ chức đánh giá mức độ thành công của sự kiện.

Trên thực tế, theo một nghiên cứu của Eventsforce, việc đo lường ROI (tỉ lệ hoàn vốn) hay đánh giá sự thành công là lý do duy nhất để các tổ chức thu thập data từ các sự kiện. Tuy nhiên, việc thu thập quá nhiều data cũng sẽ trở thành một vấn đề lo ngại. Từ các số liệu về truy cập website, tương tác trên mạng xã hội (MXH) cho đến số lượt đăng ký (mua vé) hay lượng người tham dự. Từ chất lượng khán giả tham dự cho đến phản hồi và đánh giá của họ. Tìm ra công cụ hiệu quả để đo lường chất lượng data là một điều không hề dễ dàng.

Tính đến nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ thu thập data từ event ra đời nhưng câu hỏi lớn nhất là nên chọn công cụ nào? Dưới đây là 10 công cụ được hơn 120 nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đánh giá cao.

Nội dung

1. Hệ thống form đăng ký/ bán vé trực tuyến

Phần lớn các nhà tổ chức hiện nay sử dụng những form đăng ký (Landing Page) hoặc liên kết với các kênh bán vé trực tuyến để kiểm soát lượng người tham gia sự kiện. Hiển nhiên, sử dụng hình thức đăng ký/ bán vé trực tuyến được đánh giá là công cụ thu thập data sự kiện hiệu quả nhất trong việc đánh giá mức độ thành công của chương trình. Bên cạnh những yếu tố cơ bản như tên tuổi, địa chỉ, thông tin liên lạc, đơn đăng ký còn hỗ trợ những thông tin có tính cá nhân hoá hơn và giúp phân chia người tham gia sự kiện theo từng nhóm đối tượng cụ thể như khán giả, nhà tài trợ, diễn giả, VIP…

Ví dụ như, bạn có thể xác định được số lượng người tham dự một giải chạy cho rằng yếu tố địa điểm là lý do để tham dự sự kiện. Hay bạn sẽ nhận ra mục nào của sự kiện được các đối tượng VIP mong đợi nhất. Việc thu thập thông tin như thế này sẽ cung cấp cho bạn nguồn insight giá trị của người tham dự trong việc lên kế hoạch, quản lý và đánh giá mức độ thành công của sự kiện.

2. Hệ thống đơn khảo sát

data sự kiện

Khảo sát sau sự kiện thường mang lại những phản hồi có giá trị cho các nhà tổ chức. Nó giúp bạn thu tập những thông tin quan trọng về mọi khía cạnh của sự kiện. Phản hồi có thể liên quan đến diễn giả, các phần của chương trình, giá vé, nhà tài trợ, cơ sở vật chất… Những data này không chỉ giúp bạn tổ chức sự kiện hiệu quả hơn mà còn giúp bạn đánh giá liệu khán giả có nhận lại được gì sau khi tham dự hay liệu họ có muốn quay trở lại trong lần tổ chức tới hay không? Hiện nay, các nhà tổ chức sự kiện thường sử dụng thiết bị điện tử để đo lường và thu thập các phản hồi nhanh của người tham gia ngay sau khi kết thúc sự kiện.

3. Phần mềm quản lý sự kiện

Phần mềm quản lý sự kiện đang ngày càng phát triển trong những năm gần đây khi đáp ứng được mọi vấn đề về data sự kiện. Phần mềm này hoạt động như một hệ thống trung tâm, giúp các nhà tổ chức thu thập, theo dõi và báo cáo thông tin theo từng giờ bao gồm lượng đăng ký, khán giả tham dự, khoản thanh toán, lợi nhuận… Một vài phần mềm làm tốt nhiệm vụ tích hợp hay chia sẻ data với các hệ thống kinh doanh khác như CRM (phần mềm quản lý quan hệ với nhà cung cấp) hay các giải pháp về tài chính, marketing và nhân sự. Điều này có nghĩa các nhà tổ chức sự kiện có thể tận dụng phần mềm quản lý sự kiện để tiếp cận nguồn data có liên quan. Một số phần mềm quản lý sự kiện yêu thích của các nhà tổ chức sự kiện trên thế giới như Eventbrite, Whova, Trello …

Ứng dụng Whova là lựa chọn hàng đầu cho các sự kiện đề cao Networking

Trong khi đó ở Việt Nam, hiện nay các ứng dụng này dường như chưa thực sự phù hợp và các công cụ miễn phí của google vẫn được tin dùng nhiều nhất.

4. Ứng dụng trên thiết bị di động (mobile apps)

Apps ứng dụng của sự kiện đảm nhiệm toàn bộ quá trình thu tập data sự kiện một cách dễ dàng từ phân phát các bảng hỏi, Q&A trực tuyến cho đến các công cụ networking. Các ứng dụng này giúp các nhà tổ chức nắm rõ được insight của người tham dự. Công cụ phân tích trên apps sẽ hỗ trợ bạn phát hiện ra cách khán giả tương tác với sự kiện hay khám phá được sở thích của họ chỉ bằng một vài thao tác trên apps.

5. Công cụ mạng xã hội

Các nhà tổ chức sự kiện có thể tận dụng tối đa khả năng tiếp cận MXH bằng cách sử dụng các công cụ phân tích đo lường số lượng người tham gia trên các nền tảng như Twitter, Facebook, LinkedIn và Instagram. Sử dụng các công cụ như Hootsuite, Oktopost hoặc Mention, bạn sẽ đánh giá được nền tảng nào hiệu quả nhất, nội dung nào được khán giả mục tiêu quan tâm và chia sẻ nhiều trên trang của họ…

Ngay trên Facebook, các nhà tổ chức thường tạo một sự kiện để dự tính số lượng quan tâm hay sẽ tham gia sự kiện. Kèm theo đó, các hashtag dành riêng cho sự kiện được tạo lập nhằm mục đích thu hút sự chú ý cũng như quảng bá thông tin về chương trình để nhiều người biết đến sự kiện hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể đăng tải đơn đăng ký tham dự sự kiện, thông cáo báo chí, tặng eBook hay bất cứ điều gì bạn mong muốn công chúng hưởng ứng.

6. Hệ thống on-site

Ai tham dự sự kiện và hạng mục nào họ tham gia là những điều mà mỗi nhà tổ chức muốn biết chính xác. Các ứng dụng on-site hay ứng dụng dành riêng cho sự kiện là công cụ hữu ích cho phép nhà tổ chức truy cập những thông tin trên ngay tại sự kiện. Ví dụ như ứng dụng on-site sẽ báo cho bạn có 30 người đã check-in và 10 người khác được dự đoán sẽ tham dự hay sức chứa của căn phòng này chỉ tối đa cho 50 người. Bạn có thể sử dụng những dữ liệu này để khuyến khích khán giả tham dự thông qua hoạt động quảng bá trên nền tảng kỹ thuật số, MXH hay thông thông báo trực tiếp trên apps của sự kiện.

7. Công cụ về hoạt động của công chúng

Glisser là ứng dụng tiêu biểu để thúc đẩy sự tham gia sự kiện của công chúng thông qua smartphone. Khi sử dụng apps của sự kiện, khán giả có thể đặt luận câu hỏi cho diễn giả và xem các bản trình chiếu ngay khi sự kiện đang diễn ra thông qua apps. Những công cụ này cho phép bạn thu thập và lưu trữ toàn bộ data để cho mục đích phân tích kết quả sau sự kiện. Nó cũng giúp bạn tìm ra các chủ đề mà khán giả yêu thích và yếu tố quyết định đến sự thành công của sự kiện

8. Web analytics

data sự kiện

Web analytics là công cụ đo đạc, thu thập, phân tích và báo cáo số liệu website cho mục đích hiểu biết và tối ưu hóa việc sử dụng website. Hiểu rõ cách mọi người tương tác với website thực sự rất quan trọng. Nếu bạn không nắm rõ, bạn sẽ không kiểm soát được những vấn đề tiềm tàng mà website của bạn sẽ phải đối mặt trên nền tảng trực tuyến. Những công cụ như Google Analytics sẽ giúp bạn thu thập nguồn data quan trọng và cho bạn biết liệu những nỗ lực truyền thông có mang lại hiệu quả. Công cụ này cũng phân tích lưu lượng người truy cập dưới dạng nhân khẩu học theo giới tính, địa điểm, sở thích, nội dung nào của website phổ biến nhất hay ít người quan tâm nhất…

9. Các công cụ networking

Networking là một trong những lý do chính để mọi người tham dự sự kiện. Những công cụ như Meeting Manager thường được kết hợp trong quá trình đăng ký hay trên apps của sự kiện. Nó cho phép khán giả cá nhân hoá lịch trình của họ, theo dõi những ai tham dự và tổ chức các buổi gặp mặt với những người mà họ muốn. Dữ liệu này giúp các nhà tổ chức nắm được insight về hiệu quả của networking cho sự kiện hay đặc điểm của nhóm khán giả, chủ đề nào được công chúng mục tiêu quan tâm nhất.

10. Chatbot

Chatbot là một công cụ kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) để tương tác với con người. Nó giúp người tham dự trò chuyện với các nhà tổ chức sự kiện ngay trên các nền tảng như website, phần Messenger của Facebook hay phần gửi tin nhắn trên smartphone.

Liên hoan phim độc lập South by Southwest 2017 đã sử dụng Chatbot để cung cấp tự động những hướng dẫn theo yêu cầu của từng khách mời. Hơn 16.000 người dùng ứng dụng đã gửi 56.000 câu hỏi cho bot. Họ hỏi những câu như “Khi nào Joe Biden sẽ phát biểu?” hay “Nghệ sĩ hip-hop nào sẽ biểu diễn vào thứ Tư?”. Cùng với việc cá nhân hóa trải nghiệm sự kiện của người tham dự, tất cả các tương tác và thông báo trên chatbot đều được ghi lại và phục vụ cho việc phân tích và báo cáo. Các báo cáo tiêu chuẩn sẽ bao gồm việc sử dụng theo kênh nhắn tin, lượng unique user, nội dung tin nhắn được chia theo từng chủ đề, thông báo, lượt click liên kết bên ngoài, yêu cầu hỗ trợ của con người và cập nhật cuộc hội thoại

Tạm kết, 10 công cụ hỗ trợ thu thập data sự kiện trên đây đều hữu ích cho các dân sự kiện bởi nhiều lý do khác nhau. Điều quan trọng nhất bạn cần lưu ý là cần vạch rõ ngay từ đầu những data mà bạn muốn thu thập và cách để nguồn dữ liệu ấy có giá trị với tổ chức của bạn. Hãy xây dựng một kế hoạch dữ liệu cụ thể để lựa chọn các công cụ phù hợp cho mục đích theo dõi, quản lý và báo cáo dữ liệu.

Nguồn: Eventsforce

Xem thêm

  • 10 bài học từ sự kiện nội bộ cho 4000 nhân viên của Twitter

 

Tags: Event PlannerKinh nghiệm tổ chức sự kiệntổ chức sự kiện
Bài trước

Misa Vu: “Tổ chức sự kiện là phải biến giấc mơ của khách hàng trở thành hiện thực”

Bài tiếp theo

YouTube tổ chức liên hoan phim ảo lớn nhất thế giới, 10 ngày xem phim miễn phí

Bài viết liên quan

phát triển lễ hội âm nhạc
Cuộc Sống Sự Kiện

“Quảng Ninh đủ điều kiện để xây dựng lễ hội âm nhạc mang bản sắc riêng”

28/09/2023

Quảng Ninh phát triển công nghiệp văn hóa Quảng Ninh thu hút khách du lịch trong và ngoài nước đến...

MSG Sphere
Cuộc Sống Sự Kiện

MSG Sphere – Nhà hát hình cầu lớn nhất thế giới sử dụng điện mặt trời

20/09/2023

Công ty giải trí Madison Square Garden (MSG), đơn vị xây dựng và vận hành nhà hát MSG Sphere cho...

PCCC trong sự kiện
Cuộc Sống Sự Kiện

Lưu ý và HDSD bình cứu hỏa, thiết bị PCCC trong sự kiện

19/09/2023

Sự kiện được tổ chức và diễn ra sẽ đồng nghĩa với rất nhiều nguyên nhân gây ra cháy có...

Cuộc Sống Sự Kiện

Những lưu ý về phòng cháy chữa cháy tại các sự kiện

17/09/2023

Thường tại các vụ cháy, nạn nhân sẽ tử vong phần lớn là vì khói độc thay vì bị bỏng....

Cuộc Sống Sự Kiện

Đề xuất nâng mức phụ cấp, bồi dưỡng đối với viên chức lĩnh vực nghệ thuật biểu diễn

16/09/2023

Bộ VHTTDL đang đề nghị xây dựng Nghị định quy định một số chế độ, chính sách đối với viên...

Nissan Stadium
Cuộc Sống Sự Kiện

Nissan Stadium – Sân vận động Quốc tế lớn nhất Nhật Bản trong 21 năm

16/09/2023

Địa chỉ: Yokohama, Kanagawa, Nhật Bản Sức chứa: lên tới 75.000 người Năm bắt đầu hoạt động: 1998 Chủ sở hữu:...

Bài tiếp theo
Đạo diễn Bong Joon Ho tại Liên hoan phim cannes 2019

YouTube tổ chức liên hoan phim ảo lớn nhất thế giới, 10 ngày xem phim miễn phí

Trả lời Hủy

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

  • Trang chủ
  • Sự Kiện
  • Khám Phá
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình

Backstage News CHUYÊN TRANG THÔNG TIN NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM
Địa chỉ văn phòng: 269 Kim Mã, Phường Giảng Võ, Quận Ba Đình, Hà Nội
Email: hello@backstage.vn
Hotline: (+84)8 1800 6389

Không có kết quả
View All Result
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Quốc Tế
    • Sự Kiện Trong Nước
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình

Backstage News CHUYÊN TRANG THÔNG TIN NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM
Địa chỉ văn phòng: 269 Kim Mã, Phường Giảng Võ, Quận Ba Đình, Hà Nội
Email: hello@backstage.vn
Hotline: (+84)8 1800 6389

Chào Mừng!

Đăng nhập vào tải khoản của bạn

Quên mật khẩu? Đăng Ký

Tạo Tài Khoản Mới

Điền vào các mẫu dưới đây để đăng ký

Không để trống các trường. Đăng Nhập

Lấy lại mật khẩu

Vui lòng nhập tên đăng nhập hoặc địa chỉ email để đặt lại mật khẩu của bạn.

Đăng Nhập