9 chỉ số đo lường và đánh giá mức độ hiệu quả của sự kiện

Cách đặt KPI để đo lường hiệu quả sự kiện

KPI có thể liên quan đến các lĩnh vực khác nhau tùy theo mục tiêu của bạn. Đó là lý do tại sao chúng tôi mang đến cho bạn 10 mẹo đo lường hiệu quả sự kiện thiết thực ngay sau đây.

Để xác định KPI, đầu tiên, bạn phải biết mục tiêu của mình – chính xác những gì bạn muốn đạt được. Thứ hai, bạn cần xác định các yếu tố thành công quan trọng – những con số cụ thể mà bạn coi là thành công. Sau đó, bạn có thể chỉ định các chỉ số hiệu suất chính.

Các chỉ số đo lường mức độ thành công của sự kiện

1. Các đề cập trên truyền thông trên mạng xã hội

Khi những người tham dự hào hứng với sự kiện của bạn, họ thường chia sẻ nó trên các trang truyền thông xã hội. Bạn có thể quan sát phản ứng tích cực đối với bài đăng của mình bao gồm: lượt thích, lượt chia sẻ, bình luận hoặc gửi tin nhắn.

Bạn có thể biết được bạn đã có bao nhiêu phản ứng tích cực sau sự kiện hoặc có bao nhiêu người đang chia sẻ nội dung của bạn. Để đo lường điều đó, hãy đảm bảo rằng bạn vẫn đang tạo nội dung truyền thông trên mạng xã hội ngay cả sau sự kiện.

Sự kiện Color Me Run được bạn trẻ tham gia ghi hình hình lại và đăng lên youtube chia sẻ với bạn bè của mình

2. Số lượng đăng ký và vé bán được

Số liệu này chỉ đơn giản cho biết số lượng người tham dự đã mua vé và số người thực sự đã đến và đăng ký tại sự kiện của bạn. Nếu việc quảng bá sự kiện và liên hệ của bạn đến những người tham dự hoạt động tốt, hai con số sẽ rất giống nhau. Tuy nhiên, nếu hai con số cách xa nhau, bạn nên xem xét kỹ tất cả các hoạt động của mình và tìm ra đâu là nguyên nhân và lý do tại sao bạn mất những người này.

3. Số lượng khách hàng tiềm năng mới

Nếu mục tiêu của sự kiện là quảng bá sản phẩm, doanh nghiệp hoặc thương hiệu của bạn, bạn có thể đo lường số lượng khách hàng có được hoặc doanh số tăng như thế nào. Bạn phải xác định ý nghĩa của nhóm khách hàng tiềm năng này đối với công ty của bạn: Đó có thể là người đến từ một ngành, công ty cụ thể hoặc chỉ là người thể hiện sự quan tâm đến sản phẩm của bạn. Sau đó, bạn có thể kiểm tra xem có bao nhiêu người tham dự trở thành khách hàng tiềm năng.

4. Khảo sát sau sự kiện

Cách tốt nhất để tìm hiểu cảm xúc của người tham dự về sự kiện này là thông qua các cuộc khảo sát. Bạn có thể hỏi những câu hỏi cụ thể như: Bạn thích địa điểm như thế nào? Bạn có thích thức ăn và cà phê không? Và để họ bỏ phiếu theo thang điểm từ 1-5. KPI của bạn có thể là tỷ lệ hài lòng mà bạn muốn đạt được trong từng khía cạnh của sự kiện. Bạn cũng có thể để lại một khoảng trống cho các bình luận trong trường hợp người tham dự không thích thứ gì đó để cải thiện cho lần tiếp theo.

5. Mức độ tương tác người tham dự

Nó không chỉ là sự hiện diện tại sự kiện, mà còn về hoạt động. Bạn có thể đo lường bao nhiêu câu hỏi mà người tham dự đã đặt ra, bao nhiêu đánh giá mà diễn giả của bạn nhận được hoặc có bao nhiêu người đang kết nối. Bạn có thể quan sát những thống kê này trong phân tích ngay sau đó.

6. Số lượng người tham dự quay trở lại

Chỉ số thú vị để đo lường tiếp theo chính là số lượng người tham dự quay lại các sự kiện của bạn. Con số này cho thấy mức độ phù hợp của nội dung đối với người tham dự và mức độ đánh giá cao sự kiện mà họ sẽ trở lại. Bạn có thể yêu cầu điền thông tin trong các mẫu đăng ký và đo lường tỷ lệ phần trăm của những người tham dự là những người trở về.

7. ROI (Tỷ lệ chi phí trên doanh thu)

Đây là một trong những chỉ số quan trong để đo lường hiệu quả của sự kiện. Lợi nhuận đầu tư cho bạn thấy sự kiện mang lại lợi nhuận như thế nào hay nói cách khác, mức độ thành công của các khoản đầu tư cụ thể. Bạn có thể tính ROI cơ bản bằng cách chia tổng chi tiêu cho tổng doanh thu được tạo sau sự kiện. Nếu chỉ số ROI là dương, có nghĩa tổng doanh thu lớn hơn tổng chi phí, đây chính là điều bạn cần đạt được. Bạn cũng có thể quan sát ROI cụ thể – ví dụ: liệu vé đã bán có bao gồm chi phí quảng cáo mà bạn đã bỏ ra để săn người tham dự hay không. Hãy nhớ đặt mục tiêu rõ ràng trước cho các khoản đầu tư cụ thể.

8. Chi phí cho mỗi người tham dự

Một thay thế cho ROI chính là tỷ lệ Chi phí trên mỗi người tham dự. Bạn có thể tính toán bằng cách lấy tổng chi phí chia cho số lượng người tham dự. Ngoài ra, bạn cũng có thể đo chi phí cho việc quay trở lại của người tham dự bằng cách chia tổng chi phí marketing cho số người tham dự. Hãy suy nghĩ về tỷ lệ tối ưu trước và so sánh nó với các lợi nhuận thực tế.

9. Sự hài lòng của nhà tài trợ

Sự thành công của một sự kiện không chỉ dựa vào sự hài lòng của người tham dự. Sự hài lòng của nhà tài trợ cũng rất quan trọng vì các nhà tài trợ là những người tài trợ cho sự kiện này, khi khoản đầu tư tiền của họ đạt được một số kỳ vọng. Vì thế, bạn nên đo lường điều đó và đặt một số liệu để tìm hiểu xem sự kiện của bạn có đáp ứng mong đợi của họ hay không.

Có nhiều cách để đo lường giá trị này như thông qua các cuộc phỏng vấn, khảo sát, các cuộc họp đánh giá, v.v … Hãy nhớ rằng, bạn nên tìm cách thiết lập mối quan hệ lâu dài để tạo được sự tin tưởng với các nhà tài trợ cho các sự kiện tiếp theo. Hãy cởi mở để nhận phản hồi trung thực và cải thiện cách làm việc của bạn.

Đại diện thương hiệu Kid Plaza hài lòng và vui vẻ chụp ảnh cùng Team Backstage Event sau khi kết thúc sự kiện

Ý nghĩa của việc đo lường mức hiệu quả của sự kiện

Tùy thuộc vào mục tiêu của bạn, có thể là sự nhận diện thương hiệu, số lượng người tham dự hoặc tối đa hóa doanh thu, bạn cần xác định KPI phù hợp và sau đó, đánh giá xem bạn đã đạt được tất cả các mục tiêu của mình hay chưa.

Bước đánh giá sau sự kiện được xem là việc làm vô cùng cần thiết để người tổ chức sự kiện có thể rút kinh nghiệm và đưa ra phương án triển khai tốt hơn cho những sự kiện kế tiếp. Biết được những thứ mà khách tham dự và đơn vị tham gia sự kiện muốn thay đổi hoặc cải thiện có tác động đến sự thành công của chương trình.

Theo Hạnh Phúc – Brandsvietnam