Quản lý sự kiện và Sản xuất sự kiện nghe có vẻ là cùng một quá trình. Tuy nhiên thực tế đây là hai quá trình khác nhau trong việc tạo nên một sự kiện.
Quản lý sự kiện (Event Management)và Sản xuất sự kiện (Event Production) đều là hai hoạt động giúp chuyên nghiệp hóa quá trình tổ chức một sự kiện. Sự khác nhau lớn nhất giữa hai hoạt động này nằm ở phạm vi và trọng tâm công việc. Trong khi Event Management thực hiện tất cả các khía cạnh từ lên kế hoạch đến vận hành, nghiệm thu. Thì Event Production thực hiện và phân phối “phần cứng” của sự kiện, tạo trải nghiệm chân thực cho khách hàng.
>> Đọc thêm: Event Management là gì ? Công việc của Event Management
Nội dung
Khác nhau về phạm vi công việc
Quản lý sự kiện (Event Management)
Đây là quá trình quản lý toàn bộ các khía cạnh liên quan đến sự kiện. Nó bao gồm việc lên ý tưởng, lập kế hoạch, điều phối và vận hành một sự kiện.
Quá trình này biến những ý tưởng mơ hồ thành ý tưởng rõ ràng với một kế hoạch khả thi. Các kế hoạch được giám sát và thực hiện đến từng chi tiết nhỏ nhất.
Event Management được thực hiện dưới sự giám sát của người phụ trách toàn bộ sự kiện đó, hay còn gọi là Event Manager. Họ đảm bảo tất cả mọi hoạt động đều theo đúng kế hoạch từ đầu đến cuối.
Sản xuất sự kiện (Event Production)
Đây là quá trình thực hiện các khía cạnh vật lý liên quan đến sự kiện. Hoạt động này biến các bản kế hoạch trên giấy thành hiện thực qua việc điều phối các hoạt động hậu cần trước, trong và sau sự kiện.
Toàn bộ quá trình sản xuất là sự kết hợp sáng tạo giữa công nghệ, kỹ thuật và trình chiếu, âm thanh để mang đến những trải nghiệm thật nhất cho người tham dự. Quy trình này được thực hiện bởi đội ngũ sản xuất có chuyên môn kỹ thuật cao, đứng đầu là người quản lý sản xuất – Event Production Manager.
Phạm vi thực hiện của sản xuất sự kiện hẹp hơn so với quản lý sự kiện. Hay nói cách khác, hoạt động quản lý sự kiện bao gồm cả hoạt động sản xuất sự kiện.
Khác nhau về trọng tâm công việc
Quản lý sự kiện (Event Management)
Trọng tâm của quá trình này là việc lập kế hoạch, điều phối, vận hành và quản trị. Mục tiêu là giúp quy trình tổ chức sự kiện diễn ra trơn tru, đúng như kế hoạch đã đề ra. Đồng thời tránh mọi rủi ro phát sinh và có phương án xử lý linh hoạt nếu có.
Đây là một số trách nhiệm công việc trong hoạt động quản lý một sự kiện:
- Lên ý tưởng, kế hoạch của sự kiện
- Nghiên cứu và tìm địa điểm tổ chức cho sự kiện
- Phối hợp làm việc với các nhà cung cấp các dịch vụ liên quan
- Tạo dòng thời gian thực hiện sự kiện và phân công nhiệm vụ cho các thành viên
- Lập và quản trị ngân sách cho sự kiện
- Phối hợp với khách hàng để đảm bảo rằng mục tiêu của họ cho sự kiện được đáp ứng
- Giám sát và nghiệm thu hậu cần tại chỗ vào ngày diễn ra sự kiện
- Khắc phục mọi sự cố có thể phát sinh
Sản xuất sự kiện (Event Production)
Đối với hoạt động sản xuất, trọng tâm là các công việc liên quan đến hậu cần, bao gồm thiết kế, thi công, vận hành và sáng tạo. Mục tiêu là tạo ra những trải nghiệm “thật” về cả phần nghe – nhìn – chạm – cảm nhận cho người tham dự. Tuy nhiên, việc thi công thực tế cần đảm bảo giống với kế hoạch trên giấy, đồng thời vẫn trong mức ngân sách được đề ra. An ninh, an toàn là một trong những yếu tố quan trọng nhất cần lưu ý trong quá trình sản xuất.
Những trách nhiệm công việc điển hình đối với hoạt động sản xuất sự kiện bao gồm:
- Tìm và đặt địa điểm tổ chức
- Báo giá sản xuất và đối chiếu, tối ưu với dự trù kinh phí
- Chuẩn bị và trang trí địa điểm
- Thi công lắp đặt, hoàn thiện và tối ưu cơ sở hạ tầng của địa điểm sao cho phù hợp với nhu cầu của sự kiện
- Lắp đặt, vận hành sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng
- Đảm bảo tất cả các thiết bị được thiết lập và hoạt động bình thường
- Phối hợp với Event Manager, Event Planner nhằm hiểu đúng kế hoạch
- Khắc phục mọi sự cố kỹ thuật phát sinh
Trọng tâm công việc của sản xuất sự kiện là vận hành – biến ý tưởng thành hiện thực và mang đến trải nghiệm thực, cảm xúc thực. Trong khi đó, trọng tâm công việc của quản lý sự kiện bao gồm cả kế hoạch, vận hành và quản trị mọi khía cạnh trong sự kiện.
Vai trò của cả hai quá trình Quản lý và Sản xuất sự kiện
Cả hai quá trình này đều quan trọng cho sự thành công của một sự kiện.
– Sản xuất giúp hiện thực hóa kế hoạch, quản lý giúp quá trình thực hiện diễn ra suôn sẻ;
– Sản xuất giúp các trang thiết bị được thi công vận hành, quản lý giúp việc thi công vận hành đó thuận lợi;
– Sản xuất giúp tạo ra những trải nghiệm thật qua nghe – nhìn – chạm, quản lý giúp những trải nghiệm đó được lưu lại qua phần cảm và nhớ.
Nói cách khác, sản xuất sự kiện tạo ra “CHẤT” thì quản lý sự kiện mang đến “LƯỢNG”. Sự kết hợp trơn tru giữa hai quá trình sẽ góp phần tạo ra một sự kiện chất lượng và đáng nhớ.
Một sự kiện rất khó có thể thành công nếu không có sự hiệu quả đồng thời từ cả hai hoạt động quản lý và sản xuất sự kiện.
>> Đọc thêm: Sản xuất sự kiện và những thách thức có thể gặp
Backstage VN
