Yếu tố người tham dự đông hay ít người có ảnh hưởng rất nhiều đến sự thành công của sự kiện. Vắng khách là vấn đề không mong muốn đối với bất kỳ nhà tổ chức sự kiện nào.
Người tham dự luôn mong muốn được trải nghiệm nhiều điều thú vị hoặc bổ ích tại sự kiện. Vậy những nhà tổ chức cần làm gì để đáp ứng được kỳ vọng đó và thu hút người tham dự, hay ít nhất không khiến cho khách tham gia cảm thấy như vừa bị “mất tiền”? Hãy tham khảo 5 lý do khiến sự kiện vắng khách mà các nhà tổ chức cần tránh trong bài viết dưới đây.
Nội dung
1. Không xác định được khách hàng mục tiêu
Một sự kiện không có đối tượng khán giả mục tiêu thì không khác gì đi trong bóng tối. Khán giả mục tiêu là yếu tố quan trọng giúp định hướng mục đích cho các hoạt động, nội dung chương trình phù hợp để thu hút khán giả đến với sự kiện.
Ví dụ, những sự kiện talkshow chia sẻ kinh nghiệm sẽ thu hút đối tượng khán giả là học sinh sinh viên. Sự kiện ra mắt sản phẩm thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp, đối tác, người tiêu dùng. Các lễ hội âm nhạc nhận được sự ủng hộ, theo dõi lớn từ cộng đồng người hâm mộ và yêu âm nhạc. Hay các chương trình nghệ thuật mang bản sắc văn hóa Việt Nam lại thu hút khách du lịch nước ngoài.
Nếu nhà tổ chức không xác định được đối tượng tham dự, có thể sự kiện sẽ rất ít khán giả. Hoặc nếu sự kiện vẫn thu hút đông đảo người tham dự nhưng không đúng với mục tiêu sự kiện, hiệu quả chuyển đổi cũng không được như kỳ vọng.
Vì vậy, để có thể thu hút được đông đảo khán giả mục tiêu tham gia sự kiện, trước hết, nhà tổ chức cần nắm chắc được đối tượng mục tiêu là ai? Và họ đến tham dự sự kiện vì mong muốn gì?
Vậy, xác định khán giả mục tiêu như thế nào?
Đầu tiên, tạo ra một bức tranh chân dung tổng thể về khán giả. Đó là các thông tin về:
- Độ tuổi: Người trung niên, thế hệ Gen-Z hay trẻ em…;
- Giới tính: Để dự đoán về hành vi và sự quan tâm của họ về sự kiện;
- Mức thu nhập hoặc đặc thù công việc: Đặc điểm này có thể quyết định đến chủ đề và concept của sự kiện;
- Một vài đặc điểm khác như nơi sinh sống, sở thích,…
Tiếp theo, tiến hành một số nghiên cứu để hiểu rõ hơn hành vi, đặc điểm của khách hàng mục tiêu. Cụ thể:
- Khảo sát qua website, các phần mềm khảo sát hoặc bảng câu hỏi trực tiếp;
- Thực hiện phỏng vấn ở những nơi tập trung nhiều khách hàng mục tiêu như trade show, sự kiện ra mắt sản phẩm,.. và hỏi một vài thông tin về sự quan tâm của họ liên quan đến sự kiện sẽ được tổ chức;
- Tham khảo mong muốn của một vài nhóm người cụ thể được cho rằng phù hợp với định hướng sự kiện;
- Tìm hiểu thông tin qua các dữ liệu đã có từ trước.
Từ đó lựa chọn được thời gian, địa điểm tổ chức phù hợp, xây dựng nội dung chương trình hấp dẫn, cách thức và phương tiện truyền thông hiệu quả cũng như giá vé hợp lý cho người tham dự.
2. Không hiểu lý do người tham dự đến sự kiện
Sau khi có được những thông tin cần thiết về chân dung khách tham dự, nhà tổ chức cần tiếp tục giải quyết câu hỏi: “Sự kiện mang lại lợi ích gì cho người tham dự?” và “Vì sao họ nên dành thời gian đến sự kiện này?”
Đây là vấn đề cốt lõi các event planner cần chú tâm. Bởi trong thời đại ngày nay, tất cả những gì khán giả mong muốn là trải nghiệm chứ không đơn thuần còn là hàng hóa, dịch vụ.
Theo một báo cáo khảo sát của Hiệp hội quốc tế về Triển lãm và Sự kiện, được thực hiện trên 8.992 người, đưa ra kết quả về lý do khách mời tham gia sự kiện như sau:
- 92% người tham gia để học hỏi;
- 78% quyết định tham gia vì sự kiện và địa điểm phù hợp;
- 76% muốn tìm kiếm cơ hội giao lưu và kết nối.
Một khi đã hiểu lý do tại sao khách hàng đến tham dự sự kiện, nhà tổ chức chắc chắn sẽ có thể mang đến những trải nghiệm phù hợp và đáp ứng thị hiếu người tham dự.
3. Truyền thông trên mạng xã hội kém hiệu quả
Một trong những lý do lớn khiến sự kiện vắng người tham dự chính là vì họ không biết đến sự kiện hoặc những giá trị họ nhận được trong sự kiện không được thể hiện rõ ràng, hoặc thể hiện sai.
Năm 2019, Google tổ chức một sự kiện hội thảo có chủ đề về bảo mật thông tin và an ninh mạng dành tại Campus London. Trong không gian tổ chức dự kiến đón hơn 200 người, thực tế lại chỉ có gần 20 người xuất hiện. Trong khi đó, rõ ràng đây là một sự kiện có chủ đề hay, được tổ chức bởi một thương hiệu lớn. Sau đó, nhà tổ chức đã tiết lộ rằng vì không có truyền thông, đặc biệt là trên mạng xã hội, nên ít người biết đến, dẫn đến sự cố vắng người tham dự trong sự kiện.
Liz Elfman – người phụ trách truyền thông cho sự kiện này chia sẻ: “Đó là cơn ác mộng của riêng tôi trong một biển ghế trống. Kể từ đó, tôi nhận ra rằng để thu hút người tham dự, điều quan trọng là phải để mọi người thấy được sự tuyệt vời của sự kiện trước khi nó diễn ra.” (theo Eventbrite)
Ngày nay, mạng xã hội chính là một trong những công cụ hữu hiệu và phổ biến nhất để truyền thông cho sự kiện. Có khoảng 67% Gen Y hào hứng với sự kiện quảng bá trên mạng xã hội, theo sau là 66% Gen X (theo Billetto).
Social media cũng tiếp cận hai đối tượng trên một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất. Theo báo cáo của Sprout Social, khoảng 75% khán giả có khả năng mua vé nếu họ thấy sự kiện trên mạng xã hội.
Một ví dụ điển hình cho sự kiện có chiến lược truyền thông hiệu quả phải kể đến Đại nhạc hội tri ân khách hàng – Viettel Y Fest. Sự kiện được tổ chức nhằm mục đích nâng cao nhận diện thương hiệu và ra mắt sản phẩm di động mới hướng đến khán giả trẻ – thế hệ GenZ.Vì vậy, bên cạnh lựa chọn tổ chức ở không gian công cộng và tích cực truyền thông trên social media về sự góp mặt của nhiều nghệ sĩ nổi tiếng, Viettel còn tổ chức chuỗi hành trình trải nghiệm đa điểm chạm tại nhiều trường Đại học và các điểm công cộng. Hoạt động này nhằm lan tỏa thông điệp và thu hút sự quan tâm đến đúng đối tượng mục tiêu. Kết quả là sự kiện đã có hàng ngàn khán giả trẻ tham dự, tạo ra thảo luận lớn trên mạng xã hội giúp Y Fest lọt top 10 sự kiện nổi bật trên mạng xã hội tháng 5/2023 vừa qua.
Tuy nhiên, khi truyền thông trên mạng xã hội, ban tổ chức cũng cần chú ý đến việc lựa chọn nội dung truyền tải. Nếu thông điệp đưa ra không phù hợp sẽ khiến sự kiện càng thất bại hơn. Ví dụ như năm 2018, hãng thời trang H&M đã phải lên tiếng xin lỗi sau khi chiến dịch quảng bá “The coolest monkey in the jungle” (tạm dịch: Chú khỉ ngầu nhất trong rừng) của thương hiệu này bị cho rằng phân biệt chủng tộc.
Ngoài ra, cũng cần có kế hoạch về nội dung và ngân sách truyền thông một cách phù hợp.
4. Sự kiện thiếu sự độc đáo
Có thể nói, đây là chìa khóa mang lại thành công của một sự kiện. Bởi vì ngành sự kiện cạnh tranh rất khốc liệt. Nếu nhà tổ chức không có những ý tưởng mới lạ thì sẽ sớm bị đào thải.
Tất nhiên, độc đáo không có nghĩa là một sự sáng tạo mới hoàn toàn, mà đó có thể là cách thể hiện mới của những ý tưởng cũ. Ngoài ra, cách tổ chức, thực hiện sự kiện như thế nào cũng là yếu tố quan trọng gây ấn tượng cho người tham gia.
Ví dụ như Tomorrowland – một trong những lễ hội âm nhạc lớn nhất thế giới thành công bởi những concept sân khấu sự kiện độc đáo mỗi năm. Trong khi đó, concert “Show của Đen” của nam rapper Đen Vâu lại khiến khán giả “vỡ òa” bởi những giá trị tử tế và chân thành về âm nhạc, con người và nội dung chương trình.
Một số cách giúp tạo ra các ý tưởng độc đáo cho sự kiện:
- Tìm chủ đề hấp dẫn cho sự kiện: Cảm hứng có thể tìm thấy từ tất cả mọi thứ diễn ra xung quanh, chỉ cần thả lỏng cho trí tưởng tượng bay bổng hơn. Ngoài ra, event planner có thể tìm thêm ý tưởng từ các website, diễn đàn, blog về sự kiện, hay các trang web nghệ thuật như pinterest,…
- Sử dụng công nghệ để mang lại nhiều trải nghiệm hơn: Ngày nay, có rất nhiều công nghệ trong sự kiện để làm khán giá phải trầm trồ như các loại thực tế ảo (VR, AR, MR, XR), mapping, 3D mapping, hologram,…
5. Không hiểu Định luật Murphy trong tổ chức sự kiện
Tại sao các event planner nên tìm hiểu định luật Murphy và áp dụng trong kế hoạch tổ chức sự kiện của mình? Bởi vì kế hoạch sự kiện sẽ luôn cần đi kèm với kế hoạch quản trị rủi ro. Tức là sẽ có nhiều sự cố ngoài ý muốn có thể xảy ra trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Vì thế nhà tổ chức phải luôn đánh giá rủi ro, lường trước được các tình huống và có kế hoạch dự phòng hợp lý.
Một vài rủi ro tiềm tàng trong các sự kiện như:
- Thời tiết: Thời tiết xấu luôn là ác mộng của đa số người làm sự kiện. Nếu có khả năng chuyển được sự kiện vào trong nhà, hãy thông báo cho tất cả người tham dự. Nếu phải hủy, cần đưa ra ngày lịch dời sự kiện chuẩn xác hoặc chính sách hoàn tiền cho khách tham gia. Sử dụng nền tảng bán vé trực tuyến sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí khi những trường hợp này xảy ra.
- Sự kiện có đông người hơn dự kiến: Vậy để tránh “vỡ trận”, ban tổ chức cần sắp xếp nhân sự quản lý, hướng dẫn luồng di chuyển kịp thời. Thậm chí trước đó ban tổ chức sẽ phải tính toán tới phương án giới hạn lượng vé hoặc chuyển sang địa điểm có sức chứa lớn hơn.
- Không có khách tham gia: đây là kịch bản không ai muốn xảy ra, đặc biệt là với sự kiện kén khách. Vì thế cần theo dõi hết sức sát sao về việc bán vé, sử dụng các công cụ bán vé online, để có điều chỉnh hợp lý và kịp thời nhất.
Xem thêm các rủi ro khác thường xảy ra trong sự kiện tại bài viết này.
Trên đây là một số lý do khiến sự kiện vắng khách, thậm chí gọi là thất bại. Hi vọng, các nhà tổ chức sẽ tránh được những lỗi đáng tiếc để mang đến những sự kiện thật thành công và thu hút đông đảo người tham dự.
Backstage News
Nguồn: Tổng hợp
