Sự kiện là gì? Phân loại các loại hình sự kiện

Trong bài viết đầu tiên thuộc chuỗi bài “5W1H NGÀNH SỰ KIỆN”, chúng ta sẽ giải nghĩa định nghĩa về sự kiện và các cách phân loại loại hình sự kiện, để trả lời cho câu hỏi “What” (Cái gì).

1. Sự kiện là gì?

Dù chưa có một định nghĩa chính thức được đưa ra, song nhiều nghiên cứu học thuật đã có những định nghĩa tương đương nhau. Sự kiện là một hoạt động công cộng hoặc xã hội được lên kế hoạch nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như đánh dấu một dịp đặc biệt, nâng cao giá trị văn hóa, xã hội, hoặc thúc đẩy doanh nghiệp. Theo học giả Donald Getz, “sự kiện là một sự kiện xảy ra tại một địa điểm và thời gian nhất định; một tập hợp các hoàn cảnh đặc biệt; một sự kiện đáng chú ý”.

Bên cạnh đó, The Accepted Practices Exchange Industry Glossary of TERMS định nghĩa sự kiện là: “Một dịp được tổ chức như cuộc họp, hội nghị, triển lãm, sự kiện đặc biệt, tiệc tối long trọng, v.v. Một sự kiện thường bao gồm một số chức năng khác nhau nhưng có liên quan”.

2. Phân loại các loại hình sự kiện

Sự kiện có thể được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, từ tính chất tổ chức đến mục đích kinh tế. Dưới đây là các phân loại phổ biến:

Theo tính chất tổ chức

1. Sự kiện trực tiếp (Offline Event): Tổ chức tại địa điểm thực tế, yêu cầu sự tham gia trực tiếp của khán giả (Ví dụ: Hội thảo, triển lãm, lễ hội, tiệc gala…)
2. Sự kiện trực tuyến (Online Event): Tận dụng công nghệ số, không giới hạn địa lý, tiết kiệm chi phí (Ví dụ: Webinar, livestream, họp trực tuyến, sự kiện ra mắt sản phẩm qua nền tảng số…)
3. Sự kiện kết hợp (Hybrid Event): Kết nối khán giả tại chỗ và trực tuyến, tối ưu hóa lượng người tham gia (Ví dụ: Hội nghị kết hợp giữa trực tiếp và phát trực tuyến…)

Theo quy mô

Có rất nhiều cách phân loại sự kiện theo quy mô khác nhau. Còn theo những quy định hiện hành tại Việt Nam, sự kiện có thể phân biệt như sau:

1. Sự kiện quốc tế

Người/đơn vị cấp phép:

• Thủ tướng Chính phủ: Đối với các sự kiện mang tính chất quốc tế đặc biệt, liên quan đến an ninh, đối ngoại hoặc có sự tham gia của nguyên thủ quốc gia và quan chức cấp cao quốc tế.
• Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Quản lý các sự kiện quốc tế thuộc lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật, thể thao.
• Bộ Công Thương: Đảm trách hội chợ, triển lãm quốc tế về thương mại.

2. Sự kiện quốc gia

Người/đơn vị cấp phép:

• Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Các sự kiện cấp quốc gia thuộc lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật, thể thao.
• UBND cấp tỉnh: Đối với sự kiện lớn trong tỉnh hoặc liên tỉnh, nhưng chưa đạt mức quốc gia.

3. Sự kiện địa phương

Người/đơn vị cấp phép:

• UBND cấp tỉnh: Phụ trách các sự kiện quy mô toàn tỉnh hoặc liên huyện.
• UBND cấp huyện: Quản lý sự kiện quy mô trong phạm vi huyện.
• UBND cấp xã: Cấp phép các sự kiện nhỏ trong phạm vi xã.

4. Sự kiện cộng đồng và cá nhân

Người/đơn vị cấp phép:

• Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Quản lý các sự kiện quy mô vừa tại một thành phố hoặc khu vực.
• UBND cấp cơ sở (phường/xã): Cấp phép các sự kiện nhỏ như tiệc cưới, hội nghị gia đình, hoặc sự kiện cộng đồng nhỏ lẻ.

Theo hình thức hoặc nội dung

1. Sự kiện văn hóa – nghệ thuật: Tôn vinh văn hóa, nghệ thuật và giải trí (Ví dụ: Triển lãm nghệ thuật, hòa nhạc, lễ hội văn hóa…)
2. Sự kiện thương mại: Quảng bá thương hiệu, sản phẩm, kết nối đối tác (Ví dụ: Hội chợ, triển lãm thương mại, lễ ra mắt sản phẩm…)
3. Sự kiện khoa học – giáo dục: Trao đổi kiến thức, nâng cao kỹ năng và chuyên môn (Ví dụ: Hội thảo khoa học, tọa đàm, workshop…)
4. Sự kiện thể thao: Cổ vũ tinh thần thể thao, gắn kết cộng đồng (Ví dụ: Giải đấu, marathon, sự kiện thể thao cộng đồng…)
5. Sự kiện xã hội: Tạo giá trị nhân văn, lan tỏa thông điệp tích cực (Hoạt động từ thiện, sự kiện bảo vệ môi trường…)
6. Sự kiện chính trị: Gắn kết quan hệ đối ngoại, khẳng định vị thế chính trị (Ví dụ: Hội nghị quốc tế, lễ nhậm chức, họp báo chính trị.)
7. Sự kiện doanh nghiệp: Gắn kết nội bộ, truyền tải mục tiêu và giá trị doanh nghiệp (Ví dụ: Tiệc cuối năm, kỷ niệm thành lập công ty, họp cổ đông…)

Theo mục tiêu kinh tế

1. Sự kiện có lợi nhuận: Tổ chức nhằm mục tiêu kinh tế, mang lại lợi nhuận cho đơn vị tổ chức.
2. Sự kiện phi lợi nhuận: Tập trung vào mục tiêu xã hội, văn hóa hoặc từ thiện, ví dụ: sự kiện gây quỹ.

Khi ngành sự kiện càng phát triển, các loại hình sự kiện ngày càng đa dạng, ứng dụng nhiều công nghệ mới để đem lại trải nghiệm độc nhất cho người tham gia.

3. Ngành quản trị sự kiện

Quản trị sự kiện không chỉ là việc tổ chức các hoạt động mà còn bao gồm quá trình sáng tạo và thực hiện những trải nghiệm độc đáo. Dưới đây là các bước chính trong quản trị sự kiện:

1. Lập kế hoạch: Phân tích, xác định mục tiêu và thiết kế sự kiện sao cho phù hợp.
2. Tiếp thị: Quảng bá và thu hút người tham gia, đảm bảo sự kiện đạt được độ phủ sóng mong muốn.
3. Tổ chức: Điều phối nguồn lực và sắp xếp các hoạt động một cách hợp lý.
4. Sản xuất: Đảm bảo các khâu diễn ra theo đúng kế hoạch và tiêu chuẩn đã đặt ra.
5. Đánh giá: Đo lường hiệu quả, rút kinh nghiệm để cải thiện cho các sự kiện trong tương lai.

Tổ chức sự kiện là sự kết hợp giữa nghệ thuật sáng tạo và khoa học quản lý. Ngành này đòi hỏi sự tỉ mỉ, linh hoạt và khả năng xử lý tình huống tốt, mang đến những cơ hội hấp dẫn cho những ai đam mê lĩnh vực đầy năng động này.