Khách tham dự là một yếu tố quan trọng trong mỗi sự kiện. Tuy nhiên đây cũng là một trong những yếu tố gây rủi ro nếu nhà tổ chức sự kiện quản lý không tốt.
Quản lý khách tham dự, khách mời hay khán giả và các sự cố liên quan trong sự kiện là một phần quan trọng. Việc này có thể tạo nên thành hoặc bại của một sự kiện. Do vậy, người làm sự kiện phải có khả năng tổ chức, hoạch định và xử lý tình huống tốt.
Bài viết chia sẻ một vài trường hợp sự cố thường gặp liên quan đến khách tham dự trong sự kiện. Đi kèm là những gợi ý phương án giải quyết phù hợp.
Nội dung
Khách tham dự quá ít so với dự kiến
Sự kiện gần đến giờ bắt đầu nhưng lượng khán giả/ khách mời vẫn chưa được phân nửa so với dự kiến. Đây có lẽ là sự cố mà không nhà tổ chức sự kiện nào mong đợi. Sự hiện diện quá ít của khách tham dự có thể ảnh hưởng đến danh tiếng và hình ảnh của đơn vị “chủ trì” sự kiện.
Nếu là một sự kiện cộng đồng, giải pháp tốt nhất là mở cửa tự do cho tất cả khán giả. Bởi vì đối tượng khách của sự kiện này thường đến từ nhiều nguồn và nằm ngoài tầm kiểm soát của ban tổ chức. Ngoài ra, có thể sắp xếp khán giả gần về phía sân khấu để tạo cảm giác đông người. Đơn vị tổ chức có thể căng dây, sử dụng barie để thu hẹp không gian địa điểm tổ chức.
Nếu là một sự kiện như hội nghị, hội thảo mà lượng khách tham dự đến quá ít hoặc trễ so với dự kiến, ban tổ chức cần nhanh chóng hợp tác với khách hàng và đưa ra giải pháp. Đồng thời huy động mọi nguồn lực nhân sự liên hệ và nhắc họ về sự kiện. Như vậy, ban tổ chức có thể kiểm soát tình hình số lượng người tham gia.
Khách tham dự quá đông so với dự kiến
Ngược lại với “rắc rối” ở trên, khán giả hay khách mời đến quá đông cũng là một sự cố cần phải giải quyết.
Bước xử lý đầu đầu tiên là không nhận thêm người tham gia. Toàn bộ các cửa ra vào tại địa điểm sự kiện cần được đóng lại. Đồng thời, phân bố lượng khách tham gia đồng đều tại các khu vực, tránh dồn đọng lại ở khu vực chính. Nếu sự kiện có nhiều hoạt động, ban tổ chức nên thông báo để phân chia nhỏ lượng người ra các khu hoạt động. Tuy nhiên, công tác này vẫn cần đảm bảo sự an toàn và thoải mái của khách tham dự.
Đọc thêm: Quản lý và kiểm soát đám đông trong sự kiện
Trong trường hợp khu vực tổ chức không còn không gian chứa, ban tổ chức cần bổ sung phương án dự phòng. Có thể tận dụng các khu vực chưa sử dụng trong địa điểm tổ chức. Nếu bắt buộc phải lựa chọn địa điểm khác, nhà tổ chức cần ưu tiên địa điểm gần nhất nhằm giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh.
Về phần thực phẩm và đồ uống (nếu có), đơn vị tổ chức cần có nhân sự điều phối và kiểm soát lượng cho toàn bộ sự kiện. Công tác này giúp tránh tình trạng thiếu thực phẩm cho phần sau của sự kiện (nếu có).
Ngoài ra, đảm bảo rằng nhân viên trong sự kiện có thể điều phối người tham dự và giải quyết các tình huống đám đông một cách hiệu quả trong sự kiện.
Khách tham dự uống quá nhiều trong sự kiện
Đối với các sự kiện có tiệc tùng, nhất là những thức uống có cồn, hoàn toàn có thể xảy ra tình huống vì quá vui mà khách uống quá nhiều. Từ đó gây những sự cố khó kiểm soát, thậm chí đôi khi là gây hậu quả nghiêm trọng cho cả bản thân khách tham dự và những người xung quanh.
Do vậy, đối với những buổi tiệc hay sự kiện có khả năng sử dụng đến đồ uống có cồn, ban tổ chức nên sắp xếp nhân viên điều phối thức uống. Quản lý số lượng nhằm hạn chế việc khách uống tự do quá mức và dẫn đến các hành vi mất kiểm soát.
Ngoài ra, nhà tổ chức nên cung cấp thêm đồ uống không cồn (nước hoa quả, nước khoáng,…), đồ ăn nhẹ (bánh, hoa quả,…) trong sự kiện. Những lựa chọn thay thế này giúp khách mời có thể thay đổi khẩu vị và giữ cân bằng.
Ban tổ chức cũng có thể hướng khách vào các hoạt động khác đang diễn ra, khiến họ giảm cường độ uống. Do vậy, khi lên kế hoạch chương trình, các hoạt động cần được điều phối sao cho phù hợp. Quan trọng là tránh bắt khách phải hoạt động quá nhiều, nhưng cũng không kéo dài thời gian tiệc quá lâu.
Nếu trong tình huống khách tham dự đã say, nhân viên nên nhẹ nhàng, lịch sự hướng dẫn và giúp đỡ khách rời khỏi sự kiện một cách an toàn.
Nhiều khách tham dự phàn nàn về dịch vụ
Trong trường hợp quá nhiều người phàn nàn về dịch vụ của sự kiện, ban tổ chức cần xem xét và xác nhận. Bởi vì, nếu chỉ một người phản hồi thì có thể là ý kiến chủ quan. Tuy nhiên nếu có trên ba người phản ánh dịch vụ tệ thì hẳn là dịch vụ đang thực sự có vấn đề.
Để xử lý sự cố này, việc làm đầu tiên, nhà tổ chức cần thể hiện thái độ lịch sự, kiên nhẫn trong việc lắng nghe và ghi nhận các phàn nàn của người tham dự. Ngoài ra, gửi lời xin lỗi tới khách mời hoặc khán giả sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp và tôn trọng của đơn vị sự kiện, dù cho chưa có xác nhận sự phàn nàn đó đúng hay sai.
Tiếp theo, nhà tổ chức cần xác minh dịch vụ bị phàn nàn thuộc về bên nào. Đó là của chính đơn vị thực hiện, hay của nhà cung cấp hoặc do khách hàng đặt? Nếu trong tình huống lỗi sai là ở phía khách tham dự hoặc nhà cung cấp, người tổ chức cũng không nên đổ lỗi cho họ. Thay vào đó là phối hợp với họ cùng đưa ra giải pháp phù hợp cho đôi bên.
Trong trường hợp dịch vụ kém từ phía đơn vị thực hiện sự kiện, đại diện nhà tổ chức cần ghi nhận phản hồi từ khách mời và xem xét các biện pháp đền bù thích hợp nếu cần thiết.
Thực phẩm không đủ phục vụ khách tham dự trong sự kiện
Sự cố này thường xảy ra với các sự kiện có tiệc lớn, đòi hỏi số lượng người tham dự cụ thể để chuẩn bị thực phẩm. Việc phát sinh khách mời gây thiếu thức ăn khá khó xử lý. Vì những người phát sinh sẽ không có được phần thức ăn như những người đến trước.
Ban tổ chức nên lưu ý điều này từ khâu gửi thư mời và tính toán quy mô sự kiện. Tốt nhất khách mời nên được lưu ý về việc họ cần phản hồi lại về sự có mặt của mình trong sự kiện (có thời hạn cụ thể). Ngoài ra, khách tham dự nên được thông tin rằng việc phản hồi này để ban tổ chức tiện sắp xếp và chuẩn bị phục vụ họ tốt nhất. Việc này để đảm bảo số lượng khách tham gia đúng theo lượng thực phẩm đã chuẩn bị.
Tuy nhiên, nếu rắc rối phát sinh, chúng cần được giải quyết càng sớm, càng có lợi cho khách mời càng tốt. Khách tham dự sẽ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp của nhà tổ chức sự kiện.
Có va chạm, bạo lực giữa các khách tham dự
Trong những sự kiện cộng đồng với số lượng khách mời lớn, những sự cố va chạm, thậm chí gây thương tích hoàn toàn có thể xảy ra. Do vậy, đơn vị sự kiện cần trang bị đội ngũ nhân sự an ninh hùng hậu phù hợp, tránh các tình huống hỗn loạn.
Đối với sự cố bạo lực quá lớn ngoài tầm kiểm soát, phương án tốt nhất là liên hệ với cảnh sát địa phương. Họ sẽ giúp trấn áp và huy động thêm lực lượng bảo vệ của địa điểm hỗ trợ. Cách này là lựa chọn phù hợp nhất để hạn chế các tình huống quá khích dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.
Backstage News
