Giải nghĩa cụm từ “Event logistics” là gì?

iˈvent ləˈdʒɪstɪks (danh từ)

Event logistics

Event logistics /iˈvent ləˈdʒɪstɪks/ (danh từ) là thuật ngữ liên quan tới công tác hậu cần trong một dự án tổ chức sự kiện. Nó bao hàm từ việc lên kế hoạch mua bán, cung ứng và quản lý các thiết bị vật tư, thực phẩm, vận chuyển, lưu trú… nhằm đảm bảo cho hoạt động thi công sản xuất/lắp đặt và tổ chức sự kiện được diễn ra theo kế hoạch.

Vì vậy, kiểm soát tốt đồ đạc – dụng cụ sẽ cần tới, cụ thể như việc đảm bảo cho bộ đàm liên lạc lúc nào cũng đủ pin để sẵn sàng phục vụ đều có bàn tay quản lý của người làm vị trí event logistics.

Chính vì sự kĩ lưỡng trong khâu chuẩn bị và mọi công đoạn của dự án, công tác hậu cầu trong sự kiện nắm giữ vai trò then chốt, là bánh răng vận hành sự kiện ngay từ những giai đoạn đầu tiên. Có thể thấy, vai trò và tính chất của event logistics không hề đơn giản, có thể gây nên những hệ lụy khó lường nếu không làm tốt.

Sự hậu thuẫn chu đáo và quản lý chi tiết cho mỗi sự kiện

Event logistics – hậu cần sự kiện đảm nhận các hạng mục chính như sau:

• Tài nguyên: Mua bán, thuê, vận chuyển, lưu trữ và quản lý thời gian xây dựng, lắp đặt, sử dụng cho các thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu,…
• Lưu trú: Sắp xếp nơi ở cho đội ngũ nhân sự ban tổ chức, nghệ sĩ, khách mời tham gia sự kiện.
• Thực phẩm và đồ uống: Cung cấp thực phẩm và nước uống, quản lý thông tin và liên lạc với các đối tác cung ứng – đối tác khách hàng.
• Các tài nguyên, vật tư khác: mua bán hoặc thuê và quản lý trang thiết bị cần thiết cho sự kiện, chẳng hạn như bàn ghế, trang trí sự kiện, hệ thống liên lạc/điều phối, đạo cụ, dụng cụ, trang phục,…

  

Nếu như không có những người đảm nhiệm là “quản gia tận tụy” ở bộ phận event logistics đứng ra quán xuyến, sắp xếp, thu vén và lên kế hoạch cho mọi thứ tỉ mỉ thì sự kiện sẽ trở nên thiếu logic, gây tốn kém về chi phí tổ chức, từ đó không tạo được bất kỳ dấu ấn nào trong lòng khách hàng và đối tác.

Backstage News