Lượm lặt về ý tưởng trong sự kiện

Nhắc đến tổ chức sự kiện hay bất kỳ ngành nghề nào thuộc lĩnh vực truyền thông – quảng cáo, có lẽ ý tưởng luôn là điều quan trọng nhất và cũng là thứ sản phẩm vô hình đắt giá nhất. Ý tưởng trong sự kiện là gì? Tại sao nó hay bị….. ăn cắp? Hãy cùng chia sẻ một số quan điểm với Backstage nhé!

1. Ý tưởng là gì?

Ý tưởng trong nghề tổ chức sự kiện là tất cả những thứ nảy sinh trong đầu mà từ đó có thể giúp bạn phát triển thành một kịch bản chương trình mạch lạc mà bay bổng, một sân khấu mới lạ, một tiết mục biểu diễn độc đáo, một activation hấp dẫn và tương tác tốt, một tiểu cảnh thu hút hay một key moment đủ sức gây “Wow” cho tất cả khán giả…

Ý tưởng có thể xuất hiện dưới dạng hình ảnh, ngôn từ hay đơn giản là từ những tư liệu, đồ vật quen thuộc trong đời sống hàng ngày. Hãy lưu giữ và tổng hợp tất cả chúng lại để tham khảo khi cần thiết.

Lý do ý tưởng đắt giá là bởi việc sáng tạo ra một ý tưởng tốt và khả thi trong nghề sự kiện không hề đơn giản.
Ý tưởng cũng rất quái dị. Nó có thể nở ra trong đầu bạn vào những thời điểm bất ngờ nhất: khi đang cô đơn, khi sắp sửa say khướt bên đám bạn thân, trong giấc ngủ hay thậm chí là khi đang trầm ngâm… làm thơ trong toilet.
Thực ra, mọi sự đều không phải ngẫu nhiên. Áp dụng luật hấp dẫn, ý tưởng sẽ chỉ đến khi đầu óc chúng ta tập trung tìm kiếm nó. Đôi khi bạn phải bị ám ảnh vì nó, ăn không ngon, ngủ không yên, vò đầu bứt tóc hàng tháng trời mới có được thành quả ưng ý.

2. “Concept” và “idea” (đều có thể dịch là “ý tưởng”) trong sự kiện khác nhau thế nào?

Một concept sự kiện có thể là tập hợp của rất nhiều idea bên trong, và những idea này hỗ trợ cho việc thể hiện concept chung của chương trình. Nôm na, “Concept là xương sống của một tác phẩm sáng tạo, là gốc rễ từ đó vươn cành ra những thứ xung quanh” – trích Blog nhật ký sáng tạo.

3. Event brief và việc hình thành ý tưởng

Khi nhận event brief từ khách hàng, thường bạn sẽ nhận ra sẽ có 2 kiểu doanh nghiệp:
– Các nhãn hàng/công ty lớn với chiến lược marketing bài bản, thống nhất theo từng năm. Lúc này, ý tưởng từ các event planner sẽ phải đi theo concept chung của từng campaign mà nhãn hàng/công ty đang triển khai. Brief đến từ các khách hàng kiểu này cũng rất chi tiết, giới thiệu về campaign, mục tiêu họ mong muốn với KPIs đánh giá cụ thể, các hoạt động khác liên quan đã và đang triển khai…
– Các thương hiệu không có quy định chi tiết về concept cho các sự kiện. Đặc điểm event brief của các khách hàng này là khá… mơ hồ. (Mơ hồ kiểu như thế nào?) Lúc này, chúng ta phải khai thác thêm các yếu tố khác từ doanh nghiệp như: đối tượng tham dự, cá tính của sản phẩm, thương hiệu, màu sắc nhận diện…. để tự sáng tạo nên concept của sự kiện.

4. Event planner làm gì để có ý tưởng?

Với nghề tổ chức sự kiện, để có kho ý tưởng dồi dào, các event planner thường là người có cuộc sống với nhiều trải nghiệm đầy màu sắc. Họ tham gia hoặc quan tâm đến nhiều lĩnh vực khác nhau của xã hội nhằm thu thập kiến thức, thông tin, hình ảnh để giúp họ có thể tìm thấy sự sáng tạo ở bất kỳ đâu. Từ các hoạt động như đọc sách, đi bar, chơi game, lướt tin tức, xem phim,… bất kể điều gì đều có thể khiến họ tò mò tìm hiểu, nhưng là dưới góc độ cóp nhặt những ý hay cho công việc.
Theo thời gian và kinh nghiệm thực tế, dần dần các event planner mới có được những ý tưởng bay bổng nhưng “chân vẫn chạm đất”. Khi còn non tuổi nghề, đôi khi chúng ta rất thừa sự sáng tạo tươi mới nhưng lại thường không đủ kinh nghiệm để khớp chúng với khuôn khổ ngân sách hay thực tiễn sản xuất, dẫn đến nhiều ý tưởng lâm vào cảnh chết yểu.

5. Brainstorming có vai trò gì trong quá trình sáng tạo ra ý tưởng? Và “bão não” thế nào để có hiệu quả?

Tôi nhớ có một cuốn sách về nghề copywriter với tựa đề “Ý tưởng này là của chúng mình” rất được chú ý trong giới marcom. Đúng thế, một ý tưởng tốt và được triển khai tốt trong thực tế sẽ luôn là công sức của cả tập thể đóng góp.
“Bão não” luôn là quá trình vừa thú vị vừa căng thẳng. Có rất nhiều hình thức để brainstorming, nhưng trước tiên chúng ta cần một team từ 5 đến 7 người hăng hái, luôn có tinh thần đóng góp ý kiến. Sau đó là một siêu thị ăn uống với đầy đủ chủng loại hàng hóa ngay bên cạnh bởi vì “bão não” tốn rất nhiều nơ ron thần kinh và chúng ta nên bù đắp chúng bắt đầu từ dạ dày. *just kidding*
Thực tế, quá trình “bão não” là để mổ xẻ vấn đề, thu thập các sáng kiến đóng góp từ các thành viên, tìm ra và phát triển những ý tưởng tốt nhất để triển khai thực hiện.
Sau khi tìm hiểu một đề bài được đưa ra, các thành viên phải ghi nhớ lại ngay những từ khoá, ý tưởng liên quan xuất hiện trong đầu cho dù ý nghĩ đó điên rồ hay kém khả thi đến đâu đi chăng nữa. Phần phân tích, đánh giá chúng ta sẽ xem xét sau ki ý tưởng đó được đưa ra bàn bạc trong cuộc “bão não”.

6. Làm sao để biết một ý tưởng có khả thi hay không?

Có rất nhiều ý tưởng được đánh giá là “không chạm đất”. Trong sự kiện, để hiện thực hóa một ý tưởng là vô cùng tốn kém. Vậy làm sao biết được ý tưởng nào là hay và thực tiễn để triển khai?

Đầu tiên là “tiền đâu”. Cho dù ý tưởng có bay bổng thế nào chúng ta cũng không thể thoát được vấn đề “Kinh phí”. Điều này quyết định khá nhiều đến chuyện hiện thực hóa ý tưởng. Hãy cân nhắc giữa túi tiền và sự bay bổng để có thể đưa ra những phương án triển khai tốt nhất.
Vấn đề thứ hai, hãy nghiên cứu thị trường. Hãy tìm kiếm thông tin về những sự kiện, ý tưởng tương tự đã được thực hiện. Lúc này sẽ có hai trường hợp:
– Ý tưởng đã được thực hiện rồi: Đồng nghĩa với việc nó có tính khả thi, nhưng như vậy cũng có nghĩa là nó không còn tính mới lạ và độc nhất. Vậy hãy phát triển ý tưởng đó thêm nữa. Điểm có lợi của tình huống này là bạn có thể tham khảo những gì tốt hay không tốt từ sự kiện đã có để cân nhắc trước khi triển khai.
– Ý tưởng chưa có ai từng thực hiện: Thật hay quá, bạn là người đầu tiên rồi! Thế nhưng cũng có thể nó không khả thi, bởi không lẽ có hàng ngàn cái đầu ngoài kia mà không ai nghĩ ra và thực hiện được ý tưởng đó sao?
Đừng quá lo lắng, bởi vì sự kiện cũng là mảnh đất không có biên giới cho sáng tạo. Bạn cần tìm hiểu về chất liệu, vật liệu để có thể sản xuất được các hạng mục đúng theo ý tưởng của mình. Ngoài ra, cần quan tâm xem chất lượng nhân công thực hiện có đáp ứng được yêu cầu khắt khe về độ tỉ mỉ, tính thẩm mỹ đối với ý tưởng của bạn hay không. Hãy liên hệ với những đơn vị thi công sản xuất chất lượng tốt hoặc những đàn anh, đàn chị có kinh nghiệm để tìm hiểu về tính khả thi của ý tưởng đó.

Trên đây là một số chia sẻ dựa trên quan điểm cá nhân của Backstage Event. Có một số quan điểm sẽ cần đến các case study thực tế để trở nên rõ ràng và dễ hiểu hơn với các bạn. Do thời gian viết không có nhiều nên những case study này xin được hẹn các bạn trong các buổi cà phê cuối tuần nhé!

An nhiên