Những lĩnh vực cần biết đối với ngành tổ chức sự kiện

Các bạn thường quan tâm công việc của người tổ chức sự kiện là gì? Tiếp nhận khách hàng, viết kế hoạch, triển khai kế hoạch, trực tiếp thực hiện, làm báo cáo sau sự kiện…Hẳn những ai đã từng làm hoặc từng tìm hiểu về công việc này đều năm được một số điều như trên. Nhưng sự cuốn hút của ngành tổ chức sự kiện không chỉ dừng lại ở đó, đến với nghề, bạn sẽ ngày càng hiểu biết thêm nhiều lĩnh vực khác mà khi làm những công việc khác bạn không thể có được. Những kiến thức này hình thành và tích luỹ trong suốt quá trình làm việc của bạn, có khi nào bạn thử nhìn lại xem mình đã biết thêm những gì sau một thời gian làm việc không?

Nội dung

1. Giải trí

Một phần không thể thiếu trong sự kiện. Bạn phải thường xuyên cập nhật những hình thức giải trí mới lạ để mang đến những màu sắc và hơi thở mới cho chương trình. Ngoài ra bạn còn phải có trong tay danh sách liên lạc những bầu sô, nghệ sĩ, người mẫu “hot” nhất để kịp thời đáp ứng thị hiếu của số đông. Làm trong lĩnh vực sự kiện, bạn sẽ có nhiều cơ hội tiếp cận với giới làm nghệ thuật và hiểu nhiều hơn về những công việc của họ.

2. Địa điểm – Nhà hàng khách sạn

Đây là đối tượng bạn phải làm việc thường xuyên nhất và hỗ trợ bạn nhiều nhất, vì vậy, duy trì một mối quan hệ tốt là điều nên làm. Bạn sẽ được họ tư vấn cho rất nhiều trong suốt quá trình hợp tác vì hơn ai hết, họ chính là những người tiếp xúc với nhiều sự kiện nhất và đôi khi họ biết cách thực hiện tốt nhất và phù hợp nhất đối với yêu cầu của khách hàng. Cũng nhờ họ, bạn sẽ biết thêm về rất nhiều các thuật ngữ hay dùng, hoặc tận dụng được nhiều mối quan hệ trong các mảng nhỏ khác như vận chuyển, F&B, hoa tươi…

3. In ấn – dàn dựng

Bạn sẽ được biết về rất nhiều hình thức in ấn và những ứng dụng của chúng trong các hạng mục của sự kiện. Bạn được tiếp cận với nhiều loại chất liệu mới lạ, nhiều kỹ thuật in độc đáo để làm giàu thêm vốn kiến thức của bạn. Hiểu biết nhiều về lĩnh vực này rất có ích vì trong quá trình thiết kế, dàn dựng, hiểu được chất liệu nào sẽ phù hợp trong điều kiện ánh sáng, thời tiết giúp bạn tư vấn cho khách hàng chính xác hơn. Ngoài ra các chất liệu mới được ứng dụng đúng lúc, đúng chỗ sẽ góp phần làm tăng hiệu ứng cho sự kiện.

4. Quà tặng

Từng loại sự kiện, từng đối tượng khách hàng sẽ phù hợp với những dạng quà tặng khác nhau. Vậy nên các loại quà tặng cũng phong phú và đa đạng, nhiều giá thành, xuất xứ khác nhau. Để có nguồn quà tặng tốt, bạn có thể tìm hiểu qua nhiều cách như nhờ mối quan hệ, trên mạng internet, các công ty quà tặng chào hàng trực tiếp. Chịu khó lựa chọn, xem xét vào tạo mối quan hệ nhiều khi sẽ giúp bạn có được nguồn hàng quà tặng chất lượng và mức chiết khấu tốt, giúp bạn tiết kiệm một khoản kha khá cho ngân sách.

5. Nhân sự

Quản lý nhân sự trong một sự kiện cũng là một kỹ năng cần lưu ý. Thực ra hiện nay, khi các công ty dịch vụ nhân sự phát triển thì những người quản lý trực tiếp sự kiện cũng được hỗ trợ phần lớn về mảng nhân sự như quản lý các helpers, PGs, PBs, Mascot, SUP…thậm chí là mảng nhân sự trong Giải trí như ca sĩ, diễn viên, MC…vì các công ty nói trên phụ trách và chịu trách nhiệm. Tuy nhiên trau dồi thêm kỹ năng này không phải là thừa vì trong một số sự kiện chi phí eo hẹp không thể thuê ngoài để họ quản lý hoặc các sự kiện ở tỉnh không có các công ty cho thuê nhân sự thì bạn phải trực tiếp tuyển dụng và quản lý sao cho các bộ phận làm việc đồng nhất và hiệu quả với nhau.

Bên cạnh đó, các mẫu hợp đồng thuê mua dịch vụ hoặc thuê nhân sự bạn cũng là người phải hiểu rõ để tư vấn cho bộ phận hành chính, tránh sai sót xảy ra bởi những điều khoản không rõ ràng gây thiệt hại cho công ty.

6. Âm thanh ánh sáng

Tương tự như dàn dựng thiết kế, bạn không nhất thiết phải nắm rõ công suất từng loại loa hay kỹ thuật lắp đặt, điều chỉnh âm thanh, nhưng ít nhất bạn phải biết tên các loại đèn cơ bản như đèn par, đèn follow và trong trường hợp nào thì sử dụng chúng. Cũng như trong khán phòng thì nên sử dụng hệ thống loa công suất bao nhiêu, còn sự kiện ngoài trời trong không gian rộng thì sử dụng loa công suất bao nhiêu. Thử tưởng tượng khi bạn thuyết trình với khách hàng về sự kiện của mình mà chỉ giới thiệu đi giới thiệu lại về “sân khấu có gắn đèn, loa đặt ở hai bên” mà không thể hiện được cho họ gắn đèn là gắn thế nào, đèn chiếu ra làm sao, thay đổi màu sắc hoặc cường độ như thế nào thì hẳn khách hàng sẽ mang câu hỏi to đùng ở trong đầu mà khó lòng được giải đáp.