SỰ KIỆN TRỰC TIẾP sẽ phục hồi thế nào? Những gì cần thay đổi sau đại dịch Covid-19

Phục hồi thế nào ?

Ngay cả khi hết giãn cách xã hội, sự kiện được trở lại thì việc tiếp xúc giữa người với người vẫn còn những hạn chế. Mọi người vẫn cảm thấy lo ngại khi đến những nơi đông đúc vì rủi ro họ có thể gặp phải. Vậy nên trở lại bình thường sẽ mất một khoảng thời gian và các sự kiện trực tiếp sẽ cần phải thay đổi ít nhất cho đến khi chứng minh rằng Vaccine thực sự an toàn.

Theo Backstage, khi bình thường mới trở lại chúng ta nên bắt đầu bằng việc kết hợp cả 2 yếu tố trực tuyến và trực tiếp – Hybrid Event. Kết hợp ở đây là để sống lại, bắt đầu lại sau quãng thời gian đầy khó khăn này.

Khoảng 70% những người đã tham gia “trực tuyến” cho biết họ muốn thử “trực tiếp”. Nên cho dù việc tổ chức trực tuyến có những hạn chế nhất định, nhưng trong một số trường hợp nó sẽ có tác động hiệu quả đến việc tăng phạm vị tiếp cận và thu hút nhiều khách hàng đến tham dự trực tiếp hơn.

Đó có thể sẽ là một lượng khách hàng mới của thương hiệu trong công cuộc tiếp thị. Lúc này vai trò của trực tuyến sẽ quay trở lại đúng với vai trò của nó – tăng sinh giá trị cho sự kiện trực tiếp. Ngược lại nếu đặt vai trò của sự kiện trực tuyến cao hơn, chúng ta cần phải có những yếu tố trực tiếp để lôi kéo khách hàng và sự tương tác khi vào tham dự trực tuyến.

Lưu ý: khi tổ chức một sự kiện kết hợp phải luôn đặt hành trình trải nghiệm cả 2 đối tượng khán giả bằng nhau. Bạn đã lên 1 kế hoạch tốt cho người tham dự trực tiếp thì bạn cũng cần chăm sóc tương tự đối với người tham dự trực tuyến để đảm bảo hiệu quả tối đa cho sự kiện.

Về ngân sách để tổ chức sự kiện thì sao ?

Đương nhiên không có gì bất ngờ khi ngân sách lúc này sẽ giảm so với thời điểm trước đại dịch. Các thương hiệu sẽ chọn lọc tổ chức ít sự kiện hơn, quy mô nhỏ hơn, mọi thứ trong một sự kiện sẽ tối giản hơn.

Trừ một số ít thương hiệu sẽ chấp nhận đầu tư lớn tại thời điểm này vì họ dễ dàng nổi bật so với thời điểm trước đây – quá nhiều sự kiện lớn được tổ chức (Việc bị phân chia sự chú ý của khách hàng đến với thương hiệu cao hơn). Theo một số đánh giá thì ngân sách đầu tư cho sự kiện cũng sẽ phục hồi trở lại trung bình trong khoảng 10 – 12 tháng.

Những gì sự kiện trực tiếp cần lưu ý và thay đổi ?

Một số điểm sau đây mà Backstage nghĩ sự kiện trực tiếp của chúng ta nên chú ý và cần thay đổi:

• “An toàn” mặc dù nó luôn là yếu tố luôn được đặt lên hàng đầu của sự kiện, nhưng lúc này có thêm điểm an toàn cao nhất chính là “An toàn Covid-19” bên cạnh hộ chiếu Vaccine, test nhanh tại chỗ và những yếu tố bắt buộc trong phòng chống covid khác;

Một số gợi ý:

+ Quy tắc tham dự sự kiện cần truyền tải rõ ràng đến người tham dự.

+ Thiết kế và tối ưu hoá không gian để tạo đường lối, khoảng cách cho người trong sự kiện.

+ Chú ý về dòng người đi lại, bạn có thể chia những lối đi cho từng đối tượng khác nhau, hoặc nếu như những sự kiện trước đây phải xếp hàng dài chờ đợi thì hãy tìm cách thay đổi và kiểm soát nó.

+ Kết hợp trực tuyến để chia khách tham dự thay vì tập trung tất cả trong một không gian mà một số chương trình lại còn giảm thiểu được nhiều chi phí (di chuyển, ăn ở,…..)

+ Sử dụng công nghệ để khách hàng thực hiện các thủ tục: đăng kí, check – in từ xa, kiểm soát số lượng, thời gian khách tới….

+ An toàn vệ sinh cũng là điều mà chúng ta cần chú ở đây: giám sát chặt chẽ các địa điểm để đảm bảo rằng họ có các tiêu chuẩn vệ sinh tốt nhất; đồ ăn thức uống phục vụ ra sao ? Thay vì dùng tiệc buffet thì khách mời sẽ ưu tiên 1 phần ăn phục vụ riêng cá nhân họ; hay đơn giản là việc trao cho khách hàng 1 cái bộ đàm hay 1 chiếc Micro cũng cần có cách thức vệ sinh kiểm tra đảm bảo an toàn mà từ trước đến nay có thể bạn chưa nghĩ tới.

+ Hạn chế tiếp xúc, hạn chế chạm vào các đồ vật trong sự kiện ít nhất có thể. (ví dụ: một lễ khánh thành, thay vì các bạn phải dùng kéo cắt băng đã cũ thì có thể giúp chủ lễ được kích hoạt một thiết bị khác bằng chính điện thoại di động của họ. Hay thay vì dùng vé mời bằng giấy để check-in, chúng ta thay bằng mã QR……)

Và nhiều điều khác để đảm bảo an toàn Covid khách hàng của bạn. Đó là điều quan trọng nhất.

• Địa điểm phù hợp quy mô, đảm bảo sức chứa, có thể ưu tiên lựa chọn địa điểm sự kiện ngoài trời nhiều vì nguy cơ lây nhiễm sẽ ít hơn. Chính vì vậy nên ở Anh, Mỹ và các nước Châu Âu sự kiện như lễ hội ngoài trời được ưu tiên hồi phục trước. Tuy nhiên hãy lưu ý rằng thời tiết đôi khi sẽ không ủng hộ chúng ta.
• Luôn sẵn sàng với tâm thế thay đổi kế hoạch trong 1-2 ngày trước sự kiện, sáng tạo thêm nhiều cách để sự kiện có thể kết nối, gặp gỡ, tiếp cận trực tiếp & truyền tảiđến khách hàng ở quy mô nhỏ hoặc thậm chí cá nhân.
• Đẩy mạnh tính bền vữngbởi lẽ từ trước đến nay ngành sự kiện trực tiếp của chúng ta đã tác động rất nhiều đến môi trường như: lượng khí thải Carbon lớn từ máy móc vận hành, sản xuất, giao thông…; Rác thải sự kiện từ du khách đến với lễ hội, sự kiện…… Nó sẽ đe doạ đến tương lại của ngành sự kiện và sức khoẻ con người nên hãy hạn chế chất thải. Hy vọng sẽ có những công nghệ thân thiện với môi trường để thay thế giúp cho sự kiện bền vững.

  

  

  https://backstage.vn/su-kien-truc-tiep-co-quay-tro-lai-hay-khong/

Stacy – Backstage