10 xu hướng công nghệ sự kiện sẽ tiếp tục bùng nổ trong năm 2024 – Phần 1

Theo phong cách truyền thống, các nhà tổ chức sự kiện khi đối mặt với một bài toán sự kiện hay dự án sẽ phải dành vô số thời gian để gửi lời mời theo những cách thủ công, giới thiệu và liên tục phải tiếp xúc với khách hàng quảng cáo về sự kiện, quản lý hàng dài người chờ đợi để tham dự, phối hợp với các nhà cung cấp và phân tích các kết quả hiệu suất trước, trong và sau sự kiện.

Chỉ trong khoảng 1 thập kỷ trở lại đây, các công ty khởi nghiệp với sự dày công nghiên cứu, tận dụng trí tuệ nhân tạo AI, nhập vai (thực tế ảo) và phân tích dữ liệu để hợp lý hóa hoạt động sự kiện, tăng cường sự tham gia của người tham dự và nâng cao thành công chung của sự kiện. Hơn nữa, xu hướng của ngành sự kiện cũng đã phản ánh lại những số liệu tích cực liên quan tới vai trò của việc cung cấp dữ liệu có giá trị về người tham dự, điều này giúp thay đổi các chiến lược tiếp thị và lập kế hoạch sự kiện, bổ sung và định hướng sự kiện một cách phù hợp hơn.

1. Live Streaming – Phát trực tuyến

Đại dịch COVID đã thúc đẩy và đáp ứng những thay đổi nhanh chóng trong ngành tổ chức sự kiện, giờ đây, sự kiện đã có thể giúp tạo ra những bối cảnh và cho phép người tham dự truy cập từ xa. Có thể thấy, sự kiện trực tiếp đã trở nên ngày một phổ biến, các nền tảng này cho phép nhà tổ chức sự kiện mở rộng đối tượng của họ vượt qua khỏi mọi ranh giới về vật lý và địa lý, tiếp cận tới số lượng người xem không giới hạn, truy cập và trực tiếp tham gia vào các sự kiện đã, đang và sẽ diễn ra.

Nội dung bao gồm webcast, podcast và video,… được phát sóng trực tiếp trên toàn cầu cho giúp khán giả tiếp cận thuận tiện. Nền tảng tốt nhất để phát trực tiếp sẽ tùy thuộc vào đối tượng và loại nội dung nhà tổ chức muốn phát trực tiếp. Một số tùy chọn phổ biến bao gồm Facebook Live, YouTube Live, Twitch và Vimeo và cao hơn là các nền tảng cao cấp thuộc quyền sở hữu, quản lý cũng như vận hành bởi các công ty, doanh nghiệp cung cấp đường truyền và nghiên cứu phát triển. Ngoài ra, một yếu tố đã được các nhà khoa học chứng minh: các giải pháp phát trực tiếp tiết kiệm chi phí và giảm lượng khí thải carbon của các công ty tổ chức sự kiện (khi người tham dự không còn phải di chuyển nhiều bằng các phương tiện sử dụng nhiên liệu hóa thạch và các đơn vị không còn phải tiêu tốn quá nhiều vào việc sản xuất cho sự kiện, lượng khí thải sinh ra từ những hoạt động này sẽ bị cắt giảm). Cuối cùng, tính năng phát trực tiếp sự kiện cung cấp các số liệu về mức độ tương tác và hiệu suất dễ đo lường, đây là những tài nguyên dữ liệu đáng quý có giá trị phân tích và sử dụng lớn, nhà tổ chức từ đây có thể rút kinh nghiệm, giúp cải thiện các điểm còn chưa hợp lý và chưa tốt, mang lại nguồn doanh thu cao hơn cho những sự kiện trong tương lai.

Tuy nhiên, điều cần thiết cần lưu ý khi sử dụng loại hình công nghệ này là phải có kế hoạch dự phòng trong trường hợp gặp khó khăn kỹ thuật trong quá trình phát trực tiếp như kết nối Internet không ổn định, các thiết bị quay chụp, phát sóng gặp vấn đề. Điều này có thể bao gồm việc có thiết bị thứ hai để phát sóng, các video được ghi hình trước đó để phát thay thế hoặc có MC, diễn giả đảm nhận dẫn dắt chương trình, giao tiếp với khán giả trong khi khắc phục sự cố.

2. Green Events – Sự kiện xanh

Với nhận thức ngày càng tăng của nhiều cộng đồng khu vực trên thế giới về các thách thức môi trường toàn cầu, ngành tổ chức sự kiện cũng nhận thấy sự cần thiết của các hoạt động bền vững và bản thân ngành cũng phải chịu một phần trách nhiệm khi phát thải với khối lượng và mức độ ô nhiễm không thua kém gì các lĩnh vực, ngành kinh tế khác. Theo Sophia Duplin – Giám đốc tiếp thị kỹ thuật số của BeaconLive, việc di chuyển chiếm khoảng 70 – 90% tổng lượng khí thải carbon của một sự kiện. Một người tham dự sự kiện trung bình phát thải (gián tiếp/trực tiếp) khoảng 180kg CO2 mỗi ngày và có thể lên tới 900kg khi cần di chuyển nhiều. Theo nghiên cứu trên tạp chí Nature Communications, hàng năm, hoạt động của ngành tổ chức sự kiện toàn cầu luôn tác động lớn tới môi trường, toàn ngành nắm giữ 10% lượng khí thải CO2 toàn cầu chưa được loại bỏ.

Chính vì mối quan tâm tới những tiêu cực về môi trường, các nhà tổ chức cùng các đơn vị nghiên cứu đã cùng phối hợp, cộng tác, từ đó thúc đẩy sự ra đời, phát triển của các địa điểm sự kiện thân thiện với môi trường, vật liệu bền vững, thiết bị tiết kiệm năng lượng và bên cạnh đó là sự tăng lên của các phương pháp, phương thức vận hành và xử lý tái chế không lãng phí (giảm thiểu lượng vật phẩm thực phẩm ban đầu và các sản phẩm không thân thiện như nhựa, tách rác và tham gia vào quy trình tái chế,…). Ngoài ra, các công ty khởi nghiệp cũng tham gia và đưa vào sự kiện các công nghệ để đảm bảo rằng hoạt động tổ chức sự kiện phù hợp với các mục tiêu bền vững đã đề ra.

Sự xuất hiện của các khóa học về các sự kiện xanh cũng giúp sáng kiến ​​nhằm giảm thiểu chất thải và kết hợp các nguồn năng lượng tái tạo được ủng hộ, từ đò được nhân rộng và ứng dụng tại nhiều nơi. Ví dụ, các nhà tổ chức sự kiện thực hiện các sáng kiến ​​nhằm loại bỏ nhựa sử dụng một lần và thay thế chúng bằng các sản phẩm thay thế có thể phân hủy sinh học hoặc tái sử dụng, tại Anh Quốc, việc sử dụng nhựa dùng một lần trong sự kiện hoàn toàn vi phạm luật và ban tổ chức sẽ bị phạt nặng nếu phát hiện vi phạm.

Một số chiến lược hiệu quả khác để thúc đẩy tính bền vững của sự kiện bao gồm áp dụng các nền tảng kỹ thuật số, ứng dụng lưu trữ văn bản, tài liệu để thay thế tài liệu in, vé in, vé nhựa được thay bằng NFC, QR, sử dụng phân tích sự kiện để tối ưu hóa tài nguyên và tổ chức/tham gia vào các sự kiện ảo để giảm thiểu việc đi lại dần quen thuộc và được nhiều người biết tới hơn. Tất cả những tiến bộ trong công nghệ, dù lớn hay nhỏ cũng đã tạo ra một bước tiến mới, cho phép theo dõi chi tiết hơn và giảm lượng khí thải carbon, nâng cao nhận thức về khí thải carbon trong sự kiện.

3. Immersive Events – Sự kiện nhập vai

Việc sử dụng rộng rãi các công nghệ nhập vai nổi bật là một trong những yếu tố biến đổi đặc biệt nhất đối với công nghệ sự kiện. Các doanh nghiệp và công ty đã tận dụng thực tế ảo và tăng cường (AR/VR) để nâng cao trải nghiệm của người tham dự bằng cách cung cấp những trải nghiệm tương tác tại chỗ. Thông qua AR, người tham dự mở ra những nội dung tương tác bao gồm mô hình 3D, video và trò chơi đa chiều thú vị.

Hơn nữa, các gian hàng AR cũng trưng bày và cho trình diễn sản phẩm sống động, nâng cao mức độ tương tác của người tham dự và kiến thức đối với trò chơi nói riêng, công nghệ nhập vai nói chung. Hơn nữa, VR đưa người tham dự vào một môi trường nơi những hình ảnh và vật thể được mô phỏng đầy đủ, cho phép họ tương tác với những người khác một cách trực tiếp. Những công nghệ này cho phép các nhà tổ chức sự kiện nâng cao trải nghiệm tổng thể của người tham dự, tối đa hóa doanh thu cho các sự kiện dựa vào những chiến dịch truyền thông, quảng báo công nghệ độc đáo..

4. Blockchain- Sự kiện kỹ thuật số/dữ liệu

Ngành tổ chức sự kiện đang ngày càng áp dụng công nghệ blockchain (công nghệ chuỗi khối) như một cách minh bạch để đảm bảo các giao dịch an toàn và hiệu quả. Các nhà đầu tư đang đặt cược vào metaverse (Metaverse là một không gian ảo 3D được chia sẻ rộng rãi, trong không gian này, con người sẽ được nhập vai và trải nghiệm cuộc sống và có thể không theo bất cứ một luật lệ nào ngoại trừ bộ tiêu chuẩn để quản lý và sử dụng internet) để biến metaverse trở thành một phần quan trọng trong việc thay đổi cách thức và mô hình sử dụng internet. Web3, nơi những nhà đầu tư cho rằng sẽ giành quyền kiểm soát website từ các công ty công nghệ lớn và phân phối lại quyền lực, quyền riêng tư và bảo mật cho các công ty công nghệ lớn tới người dùng.

Trong metaverse, người dùng có thể bỏ tiền và kiếm tiền từ vốn bỏ ra, một số mua tài sản để sử dụng giải trí, tài sản điển hình trong metaverse phải kể đến là “đất đai”. Với “đất”, những người dùng đang xây dựng những không gian bán lẻ hoặc bán vé trải nghiệm sự kiện ảo, hoặc cho các thương hiệu thuê đất để tiếp cận người tiêu dùng. Theo McKinsey, thương mại điện tử trong metaverse có thể có tác động thị trường lên tới 2,6 nghìn tỷ USD vào năm 2030.

Đáng chú ý, những nền tảng như metaverse được sử dụng để bán vé, làm hợp đồng với nhà cung cấp, đối tác như sự kiện trực tiếp hay trực tuyến (ảo) truyền thống, có các hoạt động thanh toán sản phẩm, dịch vụ trong đó dành cho khán giả. Bên cạnh đó, việc các công ty khởi nghiệp cung cấp các ứng dụng bán vé NFT dựa trên blockchain cũng là cách để chống lại việc bán vé gian lận và giá liên tục tăng vọt trên thị trường dựa vào nhu cầu như Ticketmaster đang độc quyền và thực hiện, điều này giúp hợp lý hóa các hoạt động, tạo ra thị trường lành mạnh, có lợi và thúc đẩy niềm tin giữa các bên liên quan.

Ngoài ra, blockchain được sử dụng để phân cấp hệ thống bán vé, cho phép chấp nhận tiền điện tử như một phương tiện trao đổi thay thế để lấy vé, thực phẩm, chứng từ,… Vì quy trình này minh bạch, an toàn và hiệu quả nên một trong những mục tiêu đạt được sẽ là giảm được chi phí cho hoạt động quản lý sự kiện như xác nhận tính xác thực của các nhà cung cấp dịch vụ, cho phép người tổ chức sự kiện đặt dịch vụ và thanh toán ngay lập tức.

Tuy nhiên, với thời gian tồn tại ngắn và khả năng tăng tốc nhanh chóng của metaverse, để có thể dự báo được tương lai dài hạn là rất khó – đặc biệt là khi thị trường bất động sản đang phải trải qua những cơn đau ngày càng tăng. Để quyết định metaverse có phải nơi cho ngành công nghiệp sự kiện “bành trướng lãnh thổ” hay không, cần một khoảng thời gian dài tiếp theo và phụ thuộc nhiều vào nhận thức và hành động của những người tham gia sự kiện bởi giá trị lâu dài của tài sản metaverse phụ thuộc vào việc liệu người dùng có trực tiếp bỏ tiền thật, sẵn sàng trải nghiệm sự kiện trực tuyến, quyết định làm việc cũng như chơi ở đó hay không.

5. Event Analytics – Phân tích sự kiện

Việc áp dụng phân tích dữ liệu đã và đang thu hút sự chú ý trong ngành tổ chức sự kiện bởi lợi ích to lớn nó mang lại. Phân tích sự kiện cho phép người lập kế hoạch sự kiện đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu bằng cách cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực tế về số người tham dự, hành vi, phản hồi, nhận xét, mức độ tương tác hoặc các thói quen, hoạt động trên mạng xã hội. Các công ty khởi nghiệp sử dụng công nghệ để cho phép thu thập dữ liệu được tích hợp với các thuật toán AI tinh vi để cung cấp thông tin chi tiết ngay tức thì. Dữ liệu này được sử dụng để tối ưu hóa các sự kiện trong tương lai và quản lý trải nghiệm được cá nhân hóa cho người tham dự.

Mục tiêu cuối cùng của nhà tổ chức luôn là thu hút tối đa người tham dự cho các sự kiện. Vì vậy, để tiếp cận người tham dự một cách hiệu quả thì việc thu thập dữ liệu phải xuất phát từ các điểm đầu nơi tiếp xúc với số lượng lớn người tham dự (thông tin bị động hoặc chủ động tức bắt buộc hoặc gợi ý sự kiện, mời chào khai báo thông tin để được nhận ưu đãi). Như vậy, quá trình thu thập dữ liệu hiệu quả sẽ đảm bảo rằng thông tin được lấy từ nhiều nguồn khác nhau với chất lượng cao, giúp theo dõi sự tham gia của đối tượng và đánh giá hiệu quả của sự kiện.

Các bước thu thập dữ liệu là một quá trình vô cùng quan trọng. Chúng giúp nhà phân tích đưa ra các quyết định phù hợp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là hoạt động tổ chức sự kiện, tạo ra các trải nghiệm riêng biệt.