Chuyện nghề event: Khi lãnh đạo làm Event

Đây là một trong những câu chuyện không tưởng khi bước chân vào nghề event. Một người bạn tôi nhận tổ chức một sự kiện liên hoan khen thưởng cho một cơ quan. Sau khi kịch bản được đưa ra, anh giật mình vì quá nhiều bút phê khác nhau từ phía đơn vị. Chỗ thì phê rằng phải có thêm nghi thức chào cờ, chỗ thì phê “phần trao thưởng phải đổi MC là chủ tịch công đoàn”, chỗ thì thêm quân kèn, rồi cắt giảm cả hoa tặng.

Thậm chí, những tiết mục văn nghệ đan xen nhằm để MC trở vào hậu trường phối hợp thay đổi với đạo diễn, cũng bị gạch bỏ một cách vô lý. Thời lượng chương trình từ 2 tiếng đã kéo đến 3 tiếng cho đủ các nghi thức lễ nghĩa mà phía đơn vị đưa ra. Theo người đại diện phía đơn vị kia giải thích do kịch bản phải qua tay nhiều người từ anh nhân viên văn phòng, đến trưởng phòng, chánh văn phòng, rồi phó chủ tịch công đoàn, mới đến chủ tịch công đoàn.

Chưa kể trước khi kịch bản sân khấu lên đến giám đốc còn phải qua trợ lý giám đốc, và phó giám đốc. Vì sao vậy? Vì để tổ chức sự kiện này, cơ quan phải lập ra 2 ban chủ chốt là “Ban chỉ đạo” và “Ban tổ chức”. Thành phần Ban chỉ đạo là Phó Tổng giám đốc, Chủ tịch công đoàn, Kế toán trưởng, Trưởng phòng nhân sự, Giám đốc cấp dưới. Còn Ban tổ chức sẽ là Trợ lý giám đốc, Chánh văn phòng, Phó chủ tịch công đoàn, Bí thư đoàn thanh niên, trưởng phó phòng ban, nhân viên văn phòng, nhân viên kế toán. Và kịch bản phải được thông qua ý kiến tập thể của chục người trong hai ban này. Anh bạn tôi buồn bã: “Chỗ nào cũng ghi ý kiến phát sinh, nhưng quan trọng là tiền thì chẳng chỗ nào ghi thêm”.

Đành rằng, đơn vị nào cũng mong muốn chương trình cơ quan mình phải hoành tráng, phải hay. Tuy nhiên, nhận thức được cái hay của chương trình khi mới chỉ phác thảo trên giấy lại không phải là sở trường của những “đạo diễn văn phòng”. Nó cần được trau chuốt và nhìn nhận bằng con mắt kinh nghiệm của dân chuyên nghiệp. Mỗi chương trình sẽ có một phiên bản phù hợp, không thể lấy “râu ông nọ cắm cằm bà kia”. Chị em trẻ thì thích có ca sĩ nhảy nhót vui tươi, lãnh đạo thì muốn nghiêm túc, và những người thực hiện thì chỉ muốn “an toàn”. Chính vì vậy, để chìu lòng “thượng đế”, nhiều đạo diễn phải tặc lưỡi cho xong, còn thâm tâm thì không thể chịu nổi. Điều đáng nói là có nhiều nơi, người tham gia góp ý kịch bản không phải vì yêu sân khấu, mà là muốn thể hiện năng lực với lãnh đạo nhằm kiếm cơ hội đề bạt sau này. Chính vì vậy, dù đã được đạo diễn phân tích, nhưng nhiều người vẫn bảo vệ quan điểm của mình từ “kịch liệt” đến “tai ngược”, khiến nhiều đạo diễn buộc phải bỏ cả hợp đồng.

Có lẽ đây là mô hình máy móc đang được áp dụng trong nhiều cơ quan khi tổ chức sự kiện cho đơn vị mình. Sự máy móc rập khuôn ở đây bắt nguồn từ những chương trình lớn cấp thành phố hay cả nước, mà không hiểu rằng, các sự kiện văn hóa cấp thành phố đều có tầm ảnh hưởng rộng đến vấn đề chính trị xã hội, nên cần có một bộ máy đồ sộ để vận hành. Các “Ban chỉ đạo”, “Ban tổ chức”, đơn vị thực hiện ra đời cũng vì đó. Thậm chí phải có Tổng đạo diễn, Phó tổng đạo diễn, rồi đạo diễn các nội dung nhỏ. Còn ở một đơn vị nhỏ, việc gì phải vận hành cả một bộ máy chức vụ kếch xù đông hơn cả ê kíp thực hiện? Việc xếp cho đủ ghế như đơn vị kể trên khiến nảy sinh vấn đề “lắm thầy nhiều ma…”. Các công việc thỏa thuận và thực hiện đều bị chậm trễ. Bởi thay vì chỉ vài người lãnh đạo cùng chuyên môn trao đổi đi đến thống nhất, thì họ lại tự làm khó mình bởi “cho có dân chủ”. Trong thực tế, chỉ có Ban tổ chức là làm việc, có khúc mắc tài chính thì chỉ có Trưởng ban chỉ đạo giải quyết cùng Kế toán trưởng. Còn tất cả đều ngồi làm “long trọng viên”.

Có lẽ, các cơ quan tổ chức phải xem lại cách xây dựng bộ máy sự kiện cho mình. Đành rằng phải có ban chỉ đạo, nhưng những người trong ban này phải có khả năng quyết được chủ trương và tài chính. Và Ban tổ chức cần những người có trách nhiệm cụ thể. Không nên chỉ vì vai trò đại diện ngồi vào cho oai, để rồi trở thành những “rào cản” vô hình, khiến cho sự kiện đáng lẽ tốt hơn, thì lại ngậm ngùi đằng sau những báo cáo: “chương trình thành công tốt đẹp”.