Làm sự kiện bán vé là thách thức không nhỏ đối với bất cứ người làm sự kiện nào. Và nếu chưa một lần bắt tay vào làm những sự kiện thuộc loại này, có lẽ trải nghiệm của bạn với nghề sẽ khuyết đi một góc đáng kể. Bởi lẽ, thành quả trên trận chiến vé bán sẽ là minh chứng hùng hồn nhất về những nỗ lực cho chương trình của bạn. Tham gia trận chiến này, bạn chỉ còn một trong hai lựa chọn duy nhất: hoặc khiến khán giả phải điên cuồng săn lùng vé, hoặc chứng kiến một thảm cảnh đìu hiu, đôi khi tiền vé bán thu về chẳng đủ bù đắp kinh phí tổ chức.
Trận chiến của các sự kiện bán vé vô cùng khốc liệt. Sự thành công của chương trình và doanh số thu về một phần phụ thuộc vào sức hấp dẫn của nội dung chương trình, và một phần không nhỏ nữa là các chiến lược truyền thông bài bản, các chính sách bán vé thông minh ngay từ ban đầu. Dưới đây là một số chiến thuật bán vé thường được sử dụng khá hiệu quả.
Nội dung
1. Vé “Early Bird”
Bạn nên bắt đầu bán vé sớm trước từ 1 đến 2 tuần trước khi ngày bán vé chính thức được công bố. Các vé được bán sớm là loại vé “early bird” – độc quyền dành cho khán giả đăng ký mua sớm, các khách hàng, đối tác thân thiết của Đơn vị tổ chức. Hạng vé này sẽ được áp dụng các mức giá chiết khấu đặc biệt và số lượng có hạn. Sau khi hết thời hạn dành cho vé “early bird” mới đến ngày chính thức bán vé trên thị trường, áp dụng mức giá bán lẻ cho đối tượng khán giả phổ thông.
Chiến thuật bán vé “Early Bird” với mức giá chiết khấu hấp dẫn sẽ khuyến khích khán giả sớm tìm hiểu thông tin về chương trình, gắn kết với sự kiện trước khi nó bắt đầu, đồng thời cũng giúp tránh tình trạng khách hàng dồn lại mua vé vào thời khắc cao điểm. Để áp dụng chiến thuật này hiệu quả, nên kết hợp truyền thông rộng rãi trên các kênh owner media của đơn vị tổ chức, các trang mạng xã hội phổ biến. Ngoài ra, trên website của chương trình, bạn có thể tạo các box “đăng ký thành viên” bắt mắt để kêu gọi hành động mạnh mẽ hơn. Khán giả muốn mua được hạng vé “Early Bird” cần đăng ký thành viên từ sớm.
Thuật ngữ vé “Early Bird” đã bắt đầu quen thuộc trong các sự kiện tại Việt Nam. Gần đây nhất có festival âm nhạc Monsoon 2015 và Color Me Run – Đường chạy sắc màu áp dụng khá tốt chiến thuật bán vé này.
2. Bán vé cho sự kiện tiếp theo ngay trong chương trình đang diễn ra
Nếu phải tổ chức những chương trình diễn ra thường xuyên, những sự kiện dạng chuỗi, bạn hãy tận dụng cơ hội này để thử một chiến thuật mới: Bán vé cho chương trình kế tiếp ngay khi chương trình hiện tại chưa kết thúc. Một mức giá ưu đãi cực kỳ đặc biệt được đưa ra chỉ dành cho khán giả đang có mặt tại chương trình và sẵn sàng mua vé cho sự kiện tiếp theo trong chuỗi đó. Khán giả sẽ bị kích thích và hưởng ứng kêu gọi hành động mạnh mẽ nếu mức giá ưu đãi đủ lớn và đồng thời, bạn cam kết mức giá đó chỉ áp dụng duy nhất cho hình thức này.
Để chuẩn bị tốt với chiến thuật “bán vé liên hoàn” này, bạn cần bố trí quầy vé và nhân viên bán vé chu đáo ngay tại địa điểm tổ chức chương trình. Ngoài ra, hệ thống hotline cũng cần sẵn sàng và hệ thống bán vé online phải làm thế nào để khách hàng đặt mua vé nhanh chóng nhất chỉ với vài thao tác đơn giản trên smart phone.
3. Quảng bá về các địa điểm khác liên quan
Xung quanh sự kiện có địa điểm ăn chơi nào khác hấp dẫn mà bạn muốn giới thiệu cho khán giả không? Bạn có chuẩn bị backdrop để khán giả chụp ảnh selfie? Nếu khán giả là người đến từ các thành phố hoặc quốc gia khác nhau, họ sẽ dễ dàng bị giữ chân bởi những giá trị gia tăng này. Nếu có nhà hàng nổi tiếng, quán bar hoặc club gần đó, đừng ngần ngại giới thiệu về chúng với khán giả. Đồng thời, bạn nên liên kết với các địa điểm này để truyền thông, quảng bá về chuỗi địa điểm vui chơi, giải trí như một tổng thể hoàn chỉnh.
Tại sao nên sử dụng hình thức quảng bá về các địa điểm khác liên quan? Chỉ bởi một lý do duy nhất: khi giới thiệu cho khán giả những địa điểm vui chơi giải trí đó, họ coi lời giới thiệu là một sự giúp đỡ hoàn toàn vô tư, không vụ lợi. Điều này cũng khiến ấn tượng của họ về chương trình trở nên tốt đẹp hơn.
4. Khởi động cuộc thi bán vé
Lượng vé bán sẽ tăng vọt gấp 10 lần khi có nhân viên trong công ty cùng tham gia. Hãy khiến mỗi nhân viên của bạn trở thành một công cụ truyền thông tin cậy và hiệu quả thông qua mạng lưới quen biết và các mạng xã hội của chính họ. Hãy đưa ra một chính sách chiết khấu hợp lý hoặc phần thưởng dành cho các nhân viên giới thiệu khách hàng tới mua vé.
Phần thưởng dành cho cuộc thi này mang tính chất khích lệ và tùy thuộc vào ngân sách của bạn, nhưng nên là những điều khiến nhân viên thực sự hứng thú: Ví dụ một phần quà, khoản tiền thưởng nóng đặc biệt cho “người bán hàng của tháng”, thậm chí là một kỳ nghỉ bất ngờ cho cả gia đình, v.v….
5. Làm cho sự kiện vui vẻ hơn
Nên bổ sung nhiều hơn nữa các hoạt động giải trí xung quanh sự kiện, dù chương trình của bạn là dạng hội thảo, hội chợ hay triển lãm nghiêm túc. Một số hoạt động giải trí có thể đề xuất tặng kèm khi khán giả mua vé tham dự chương trình:
* Một bữa tiệc nhỏ, có phục vụ cocktail sau khi chương trình kết thúc
* DJ party
* Hát karaoke
* Màn trình diễn của các vũ công hoặc ca sỹ được yêu thích.
Tại sao cần gia tăng tính chất vui vẻ của sự kiện? Lý do là bởi trong khi những người tham gia chủ động có mục đích thu nhận kiến thức hoặc điều gì đó mới mẻ từ chương trình, họ vẫn luôn có người đi cùng là vợ hoặc chồng, con cái và bạn bè, v.v… Đối tượng khách thứ hai này sẽ không hứng thú với sự kiện nhiều như khán giả chủ động. Bằng cách gia tăng hoạt động giải trí, bạn sẽ thu hút và bán được nhiều vé hơn, cung cấp được nhiều dịch vụ hơn cho nhóm khán giả này.
6. Tạo sức hút bằng “mini event”
Tạo mini event trên mạng xã hội và website dành cho khán giả trước khi chương trình diễn ra. Ví dụ trongkhoảng thời gian đếm ngược, tổ chức mini game sẽ gia tăng cảm giác háo hức mong đợi của khán giả cho sự kiện sắp tới.
Dưới đây là một số ví dụ bạn có thể thực hiện trong 5 ngày đếm ngược:
* Ngày 5: Giao lưu trực tuyến với một nhân vật “hot” trong chương trình
* Ngày 4: Cuộc thi với phần thưởng là vé mời cho khán giả may mắn
* Ngày 3: Tung vdeo after movie về sự kiện của năm ngoái
* Ngày 2: Chia sẻ sự háo hức từ những nhân vật quan trọng sẽ tham gia sự kiện
* Ngày 1: Một video với thông điệp chính: “Hẹn gặp bạn tại đó!”
Nhìn chung, các mini event nên bắt đầu từ đếm ngược trước sự kiện 10 ngày. Kết thúc mỗi mini event, bạn hãy liên tục gợi nhắc khán giả tiềm năng mua vé nếu họ chưa hành động.
7. Sự hỗ trợ truyền thông từ các nhà tài trợ
Uy tín của các nhà tài trợ thường lớn hơn đơn vị tổ chức rất nhiều. Đừng ngần ngại đưa ra mong muốn họ cùng tham gia vào quá trình truyền thông bán vé cho sự kiện bằng chính các kênh truyền thông của họ. Hiệu ứng lan tỏa của chương trình sẽ vô cùng mạnh mẽ.
8. Đưa ra nhiều mức giá và các gói ưu đãi khác nhau
Đây là một lựa chọn tốt nếu sự kiện được tổ chức trong vài ngày như các festival âm nhạc, hội thảo, hội chợ… Sẽ luôn có những khán giả không tham dự được toàn bộ chương trình. Bởi vậy, nên đặt ra các loại vé khác nhau để dành cho những người chỉ tham dự một phần của sự kiện. Ví dụ: giá vé phổ thông cho những người mua vé tham gia toàn bộ và giá vé khác cao hơn một chút cho những người chỉ tham dự một hoặc hai ngày đầu. Càng về sau, khi chương trình sắp kết thúc, giá vé bán ra càng rẻ hơn.
Tạo ra nhiều lựa chọn phong phú về các loại vé và mức giá sẽ khuyến khích những khách hàng đang đắn đo nhanh chóng hành động ngay khi họ tìm thấy lựa chọn phù hợp.
Xem thêm: Bạn là Event Planner hay Event Doer?
Kết luận
Bán vé thực sự là một cuộc chiến khó khăn, nhất là trong thời buổi truyền thông cực kỳ dễ nhiễu loạn và khán giả có vô số lựa chọn giải trí hấp dẫn tiếp cận họ mỗi ngày. Dù sử dụng chiến thuật nào trong số những chiến thuật kế trên, điều cốt lõi quyết định thành công vẫn là sự sáng tạo và nỗ lực bền bỉ của bạn.
Bên lề một chút: Một nguyên tắc “vui” có lẽ nên được nhân rộng, đó là: Với mọi sự kiện bán vé, thay vì thói quen kiếm vé mời để đến xem miễn phí và học hỏi kinh nghiệm, có lẽ mỗi chúng ta hãy mua vé nhiều hơn. Mua vé để thể hiện sự trân trọng, đồng cảm và ủng hộ với mồ hôi, công sức của toàn bộ ê kíp, với những anh chị em trong nghề.
