Đa số sự kiện lớn như hội chợ thương mại, triển lãm, nhạc hội, concert,…số lượng khách đến tham dự rất đông và thường check in trong cùng thời điểm. Lượng khách xếp hàng kéo dài dằng dặc khiến không ít người cảm thấy mệt mỏi hoặc giảm bớt hứng thú với sự kiện.
Vấn đề này đưa ra câu hỏi “đau đầu” cho các event planner: Làm sao để khách hào hứng ngay từ bước chân đầu tiên đến với sự kiện? Làm sao để cải thiện tình trạng “buồn tẻ” tại quầy đăng ký?
Giải pháp cho điều này hoàn toàn không khó, ngược lại, chỉ bằng một vài cách đơn giản sau:
Tạo tương tác trong lúc xếp hàng
Để người tham dự không cảm thấy nhàm chán trong lúc chờ đợi, nhà tổ chức sự kiện có thể bổ sung thêm một vài hoạt động để tăng thêm tương tác như:
– Thêm trang trí khu vực xếp hàng kèm các hashtag để đảm bảo khách có thể chụp ảnh ở bất cứ góc nào và post lên trang cá nhân của họ ngay lập tức. Việc này vừa giúp người tham dự “có cái để làm” vừa giúp quảng bá thêm hình ảnh cho sự kiện.
– Thêm một chút âm nhạc khuấy động không khí sôi động hơn.
– Thêm một chút đồ ăn, thức uống nếu có ngân sách hoặc xin tài trợ cho hạng mục này.
Gửi khách thông tin về sự kiện
Có thể trước khi đến, người tham dự không có thời gian hoặc không thật sự chú ý đến các thông tin về sự kiện. Một tờ giới thiệu chương trình, chỉ dẫn di chuyển, sơ đồ sự kiện sẽ rất có ích và đúng thời điểm trong lúc này.
Để tâm đến thời tiết
Thời gian xếp hàng check in có thể kéo dài, nếu như Ban tổ chức không dựng lều cho khu vực này thì nên chuẩn bị thêm cả ô đề phòng thời tiết. Những chiếc ô xinh xắn có in logo chương trình hoặc của nhà tài trợ biết đâu lại tạo nên một cảnh tượng đẹp đẽ và đáng nhớ về sự kiện.
Tranh thủ quảng cáo cho các nhà tài trợ
Khi đứng xếp hàng, thường người ta không có quá nhiều việc để làm ngoài ngó nghiêng xung quanh hoặc xem điện thoại giải trí. Vậy thì đơn vị tổ chức sự kiện không nên bỏ lỡ dịp này để tăng cơ hội quảng cáo cho các nhà tài trợ bằng các in ấn trang trí hoặc dựng các màn hình để chiếu TVC.
Rút gọn thời gian xếp hàng
Xếp hàng quá lâu sẽ khiến người tham dự nản chí và mệt mỏi, bên tổ chức sự kiện cần tính phương án nhanh và rút gọn thời gian chờ check in như: sử dụng công nghệ cao, sắp đặt quầy check in tự động, tự check in qua điện thoại, cho checkin trước tại nhà,…
Có thể sự kiện của bạn còn có hàng trăm điều hấp dẫn khác nữa nhưng lời khuyên của các event planner hàng đầu thế giới là: nếu có thể hãy bắt đầu từ bước đầu tiên và đơn giản nhất, lôi kéo khán giả ngay từ đầu để sự kiện thành công hơn.
Dee Fan
