Lập dự toán ngân sách sự kiện sao cho tiết kiệm?

Lập dự toán ngân sách cho một sự kiện vốn đã là câu chuyện không hề dễ dàng. Để ngân sách sao cho tiết kiệm nhất lại là một thử thách khác.

Để lập ngân sách cho một sự kiện, bạn phải bao quát được toàn bộ các vấn đề và các hạng mục sử dụng trong chương trình. Bài viết này tóm tắt những nội dung chính cho việc tính toán ngân sách tổ chức một sự kiện. Bên cạnh đó sẽ gợi ý thêm một số cách để tiết kiệm và giảm chi phí. Từ đó giúp cho ngân sách “eo hẹp” của bạn có thể thực hiện thêm được những hạng mục khác.

Hướng dẫn lập dự toán ngân sách sự kiện

Dưới đây là các bước cơ bản không thể thiếu để tính toán ngân sách cho một sự kiện. Các bước này có thể áp dụng cho bất kỳ loại sự kiện nào, dù to hay nhỏ.

1. Xác định nhu cầu cho sự kiện

Đầu tiên bạn cần quyết định chiến lược tổ chức sự kiện của mình và các thông tin đi kèm. Điều đó có nghĩa là xác định loại sự kiện, concept và ý tưởng tổ chức, mục tiêu được đề cập, số lượng người tham dự dự kiến hay các hoạt động sẽ được thực hiện, v.v.

Từ đó xác định tất cả những hạng mục cần chi tiêu cho sự kiện và phân loại chúng. Việc này giúp bạn có thể tính toán ngân sách một cách chi tiết và rõ ràng.

Dưới đây là một số những hạng mục chính thường có trong dự toán ngân sách của một sự kiện:

• Chi phí thuê địa điểm (nếu có).
• Chi phí trang thiết bị (âm thanh, ánh sáng, trình chiếu,…).
• Chi phí in ấn trong chương trình (banner, standee, tài liệu sử dụng trong sự kiện…). Tuy nhiên, bạn có thể thay thế giấy bằng các tài liệu điện tử qua các công cụ phần mềm hoặc công nghệ trình chiếu. Việc này sẽ giúp sự kiện của bạn “xanh hơn”. Đồng thời giúp tiết kiệm kinh phí tổ chức sự kiện.

• Chi phí trang trí sự kiện.
• Chi phí tiếp thị, truyền thông.
• Chi phí phục vụ, thực phẩm.
• Chi phí nhân sự.
• Chi phí vận chuyển.
• Chi phí an ninh, y tế.
• Bảo hiểm sự kiện (thực tế hạng mục này không nhiều đơn vị sử dụng)

2. Tính toán ngân sách sự kiện

Sau khi đã có tất cả các thông tin hạng mục cần chi tiêu cho sự kiện, hãy đưa chúng vào kế hoạch ngân sách của mình. Để có được chi phí của từng hạng mục, bạn cần nhận báo giá từ các nhà cung cấp tiềm năng, so sánh, lựa chọn và cập nhật chi phí thực tế.

Sẽ hiệu quả hơn nếu bạn phân chia cụ thể chi phí cố định và chi phí biến đổi và đưa ra ước tính chính xác cho chúng. Chi phí cố định là những chi phí không thể thay đổi như phí thuê địa điểm, trang thiết bị, chi phí quảng cáo, chi phí đăng ký giấy tờ,… Chi phí biến đổi là những chi phí có thể thay đổi dựa trên số lượng khách tham dự hoặc quy mô sự kiện. Ví dụ như chi phí ẩm thực, vận chuyển, chi phí nhân sự,…

Sau khi lập danh sách và chi phí cho toàn bộ các yếu tố có thể chi tiêu, bạn cần tính lại tổng chi phí cho toàn bộ sự kiện để có cái nhìn tổng quát. Từ đó, bạn có thể cân đối lại toàn bộ các chi phí tổ chức cho sự kiện, giảm thiểu những chi phí phát sinh.

Nếu sự kiện có bán vé, xác định được tổng ngân sách sự kiện sẽ giúp định giá vé tham dự phù hợp với khả năng chi trả của người tham dự. Nếu giá vé quá cao cũng có thể khiến cho sự kiện mất đi một số lượng người tham dự.

3. Lập kế hoạch chi phí dự phòng phát sinh

Trên thực tế, bất kỳ một sự kiện nào cũng có thể xuất hiện những rủi ro và phát sinh mà nhà tổ chức khó lường trước được. Từ chi phí vệ sinh, y tế, hỏng hóc thiết bị, vận chuyển thêm… Là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn nên ghi lại danh sách và hóa đơn cho những phát sinh này.

Trong bảng dự toán ngân sách, bạn nên để ra một khoản chi phí dự phòng phát sinh (thường là 10 – 15% tổng chi phí). Đây là khoản chi phí không thể thiếu trong bất kỳ một ngân sách sự kiện nào.

Những gợi ý giúp tiết kiệm ngân sách tổ chức sự kiện

Quản lý ngân sách sự kiện không chỉ dừng lại ở việc lập dự toán ban đầu. Việc tiết kiệm chi phí cũng là cách giúp bạn sử dụng ngân sách một cách tốt nhất.

Dưới đây là một số gợi ý bạn có thể xem xét để tối ưu hóa ngân sách sự kiện của mình.

• Tránh việc mua quá nhiều thứ không cần thiết, bởi nó có thể độn chi phí của bạn lên khá nhiều mà bạn không nghĩ tới sau sự kiện.
• Tìm hiểu kỹ về địa điểm tổ chức, nếu đây là một địa điểm mới, ít người biết đến hoặc thời gian bạn tổ chức không phải “mùa sự kiện” thì bạn có thể đàm phán để giảm chi phí thuê.
• Với các sự kiện có sử dụng thực phẩm, hãy order ít hơn 10% so với dự kiến. Sẽ có trường hợp có thể có người không đến hoặc chỉ đơn giản là họ không ăn. Thực tế, rất nhiều người tổ chức order quá nhiều để rồi lãng phí thức ăn thừa sau sự kiện.
• Ghi lại và theo dõi chặt chẽ mọi chi phí dù lớn hay nhỏ trong suốt quá trình triển khai sự kiện. Đảm bảo rằng bạn luôn kiểm soát sự biến đổi của ngân sách để có những điều chỉnh hợp lý.
• Để chắc chắn mọi chi tiêu nằm trong ngân sách, bạn cần giám sát những nhân sự phụ trách chi tiêu các hạng mục. Để có thể nắm được những chi phí sát nhất, hãy yêu cầu hóa đơn, biên lai mua hàng và kiểm tra xem có chính xác hay không với mọi chi tiêu cho sự kiện.
• Nếu bạn tổ chức sự kiện ở một địa điểm hoàn toàn mới lạ 100%, bạn có thể cân nhắc làm việc cùng các công ty quản lý hoặc đơn vị tổ chức hiểu về địa phương đó. Họ có thể giúp bạn tìm được những địa điểm hoàn hảo, hoặc những yếu tố khác như nhà hàng, giải trí, quảng cáo và một số những thứ khác. Dù sao làm việc với “thổ địa” vẫn tốt hơn bạn phải tự đi mày mò tìm kiếm và đôi khi bị hớ.

Kết luận

Lập dự toán ngân sách một cách hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí cho nhà tổ chức. Các khoản tiết kiệm còn có thể giúp đỡ một phần nào đó cho những trường hợp xấu nhất, bao gồm cả chi phí dự phòng cho những phát sinh có thể xảy ra trong sự kiện.

> Đọc thêm: Quy trình tổ chức sự kiện

Backstage News