Việc tổ chức những sự kiện ngoài trời như khởi công, khánh thành, thi đấu thể thao hay các lễ hội, triển lãm… có thể gặp nhiều rủi ro vì những thay đổi bất thường của thời tiết.
Công tác tổ chức các sự kiện ngoài trời nên được đính kèm những phương án dự phòng thích hợp để đối mặt với tình huống thời tiết xấu, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Đặc biệt khi hiện tại đang bắt đầu bước vào mùa mưa bão. Có 5 hạng mục quan trọng mà nhà tổ chức nên cẩn thận lưu ý khi chuẩn bị cho một sự kiện ngoài trời.
Nội dung
1. Lựa chọn địa điểm và hiểu rõ không gian
Phương án tối ưu nhất là lựa chọn một địa điểm mà trong trường hợp có mưa, ekip có thể di dời sự kiện một cách dễ dàng. Đó có thể là các địa điểm có không gian tổ chức sự kiện cả trong nhà và ngoài trời. Ví dụ tổ chức sự kiện tại một nhà thi đấu. Trong điều kiện thời tiết mưa bão xấu, các hoạt động có thể được di chuyển vào bên trong nhà thi đấu đó.
Lựa chọn địa điểm
Đơn vị tổ chức cần chú ý không nên lựa chọn làm sự kiện ở các khu vực sân không có lát xi măng/hoặc các khu vực có nguy cơ sụt lún. Bởi khi mưa xuống, các khu vực đó sẽ có thể biến thành bãi sình khổng lồ, vừa gây bẩn khi đi lại, vừa có thể lún đất làm hư hại các cấu trúc giàn dựng.
Nếu không thể có lựa chọn khác thay thế những bãi đất đó (trong trường hợp làm các lễ khởi công, động thổ…), đơn vị có thể xử lý nền bằng cách rải đá dăm, trải thảm hoặc kê pallet để đảm bảo sự bằng phẳng của mặt đất và ngăn chặn ẩm ướt, sình lầy.
Hiểu rõ không gian và cung cấp biển báo
Các sự kiện ngoài trời thường sử dụng cấu trúc tạm thời là mái nhà, lều bạt che chắn. Nếu trời mưa, nhà tổ chức sẽ phải đối phó với một vấn đề khác là tiếng của nước mưa rơi trên mái nhà, lều bạt… Để tránh bị những tiếng ồn này ảnh hưởng hoạt động, âm thanh trong sự kiện, nhà tổ chức nên có phương án bố trí không gian và hệ thống nghe nhìn cho phù hợp.
Ngoài ra ban tổ chức cần nắm rõ toàn bộ các không gian, cung cấp bản đồ và biển chỉ dẫn khu vực cho tất cả những người có mặt trong sự kiện. Việc này sẽ giúp kiểm soát và giảm thiểu tình trạng đông đúc, hỗn loạn khi người tham dự vội vã tránh mưa.
2. Lập phương án dự phòng cho mọi tình huống
Đây là hạng mục không thể thiếu trong quá trình tổ chức mọi sự kiện, đặc biệt đối với các sự kiện ngoài trời có nhiều khả năng gặp rủi ro vì thời tiết xấu.
Như đã đề cập ở trên, dự phòng một địa điểm thứ hai, thứ ba trong trường hợp địa điểm đầu tiên không thể sử dụng là rất quan trọng. Đi kèm với đó không thể thiếu phương án dự phòng cho các trang thiết bị lắp đặt, trang trí hay các hoạt động thay thế tại địa điểm mới nếu cần.
Về việc di dời địa điểm sự kiện, nhà tổ chức cũng cần lên phương án chi tiết. Khi trời mưa sẽ tiến hành dời chuyển như nào, tổ chức lại hoạt động ra sao. Đồng thời, địa điểm dự phòng cũng cần được chuẩn bị chu đáo, đảm bảo trạng thái sẵn sàng khi thực sự cần tới. Tuy nhiên không phải lúc nào việc dời chuyển cũng thuận lợi do tính chất setup phức tạp của nhiều event, lúc này đơn vị tổ chức sẽ cần đến những phương tiện che mưa hiệu quả (điều này sẽ được đề cập ở phần sau).
Ngoài ra, cần thực hiện những đào tạo cần thiết để đảm bảo tất cả ekip thực hiện đều hiểu vai trò của họ trong việc giữ cho sự kiện diễn ra trơn tru và có đủ khả năng phản ứng kịp thời với mọi tình huống trong trường hợp khẩn cấp.
Việc cập nhật tình hình thời tiết thường xuyên trước sự kiện cũng giúp nhà tổ chức có những căn cứ để đưa ra các phương án dự phòng phù hợp.
3. Dự trù kinh phí cho những rủi ro
Kinh phí để làm một sự kiện ngoài trời vào mùa mưa, sẽ có sự thay đổi nhất định so với mùa nắng. Nhà tổ chức sẽ cần chuẩn bị thêm một số trang thiết bị để bảo vệ sự kiện khỏi thời tiết xấu, cho dù không biết thực tế có sử dụng hay không. Nếu trong trường hợp mưa bão lớn thực sự xảy ra, các trang thiết bị trong sự kiện thậm chí có khả năng bị phá hỏng vì ngấm nước hoặc gió lớn. Chi phí cho những sửa chữa này cũng có thể là một con số lớn.
Bởi vậy, nhà tổ chức nên lưu ý có kế hoạch dự trù kinh phí cho các phương án và rủi ro trên, nếu không muốn phải tự bỏ tiền ra cho những phần chênh lệch này khi đối diện với thực tế.
4. Sử dụng phương tiện che chắn
Không phải lúc nào việc dời chuyển cũng thuận lợi do tính chất setup phức tạp của nhiều sự kiện. Lúc này nhà tổ chức có thể sử dụng những phương tiện che chắn để thay thế. Đó là các nhà bạt, nhà lều hoặc dù che chuyên dụng cho sự kiện.
Nhà bạt, nhà lều
Các loại nhà bạt, nhà lều rất hữu dụng trong những điều kiện thời tiết xấu, đảm bảo cho sự kiện diễn ra bình thường. Kích thước của chúng có thể thay đổi tùy vào quy mô diện tích của event. Các nhà bạt, nhà lều có khung dựng nên có thể đảm bảo vừa có tính kiên cố, vừa thẩm mỹ, tạo sự trang trọng cho sự kiện.
Dù che
Để tiết kiệm kinh tế hơn, nhà tổ chức có thể dùng dù che, ít tốn kém hơn nhà lều, nhà bạt nhưng vẫn có tác dụng che mưa, che nắng. Tuy nhiên, nhược điểm của chúng là dễ bị lật, đổ khi có mưa và gió lớn. Dù che có 3 loại kích thước thông dụng: 18m, 22m và 24m (đường kính). Tùy vào diện tích khu tổ chức event mà nhà tổ chức có thể chọn loại phù hợp.
Lều xếp, gian hàng bằng bạt
Đối với các sự kiện triển lãm giới thiệu sản phẩm, lễ hội ngoài trời có nhiều gian hàng, nhà tổ chức có thể sử dụng dạng lều xếp, kích thước khoảng từ 2.5m2 đến 3.5m2, có ưu điểm dễ tháo lắp thi công, diện tích chiếm dụng ít. Hoặc sử dụng gian hàng bằng bạt, với các chi tiết thiết kế thi công tỉ mỉ hơn, gồm có nóc bạt che, vách gỗ hoặc vách bạt, pallet, thảm trải sàn, giúp cho đồ đạc để trong gian hàng không bị mưa hắt và mọi hoạt động diễn ra bình thường.
Tuy nhiên, quá trình thi công và lắp đặt các phương tiện che chắn trên cần được thực hiện cẩn thận và đúng quy trình để đảm bảo sự kiên cố của cấu trúc, tránh những rủi ro khác về an toàn trong sự kiện.
Ô cầm tay, áo mưa
Đối với ekip thực hiện hay người tham dự, ban tổ chức nên chuẩn bị thêm ô cầm tay hay áo mưa, giúp khách mời không bị dính mưa hay những món đồ nhỏ không bị ướt trong lúc di chuyển. Đây có thể sẽ là một điểm cộng trong mắt khách hàng và người tham dự sự kiện.
5. Tham gia bảo hiểm
Sử dụng bảo hiểm trong tổ chức sự kiện là một biện pháp quan trọng để đảm bảo rủi ro và bảo vệ các bên liên quan. Trên thế giới hiện nay đã có 4 loại bảo hiểm cho ngành tổ chức sự kiện bao gồm:
- Bảo hiểm trách nhiệm công cộng;
- Bảo hiểm trách nhiệm của người sử dụng lao động;
- Bảo hiểm tài sản;
- Bảo hiểm hủy bỏ sự kiện.
Tại Việt Nam hiện nay chưa các loại bảo hiểm riêng cho các doanh nghiệp sự kiện như trên, do nhiều hạn chế khác nhau. Tuy nhiên có loại hình “Bảo hiểm rủi ro tài sản” hay “Bảo hiểm trách nhiệm” mà các doanh nghiệp sự kiện có thể tham gia để giảm thiểu phần nào thiệt hại trong những sự cố không mong muốn. Mức đền bù sẽ dựa trên đánh giá về tình hình thực tế cũng như các điều khoản của các loại bảo hiểm và công ty bảo hiểm cung cấp.
Có một bất cập là đa số các loại bảo hiểm tài sản đều không áp dụng đền bù đối với các tài sản di động gặp thiệt hại bị gây ra bởi sự cố thời tiết ngoài trời như mưa, bão, gió lớn (những rủi ro có khả năng kiểm soát).
Kết luận
Chiến lược tốt nhất để đối phó với những rủi ro của thời tiết là dự đoán mọi tình huống có khả năng xảy ra và có kế hoạch cho chúng. Điều kiện thời tiết thuận lợi hay không là vấn đề khó có thể đảm bảo. Tuy nhiên nhà tổ chức có thể kiểm soát khả năng thành công của sự kiện ngoài trời của mình bằng việc lên kế hoạch phù hợp cho mọi thứ từ dự trù kinh phí, địa điểm, phương án dự phòng, thiết bị che chắn đến việc tham gia bảo hiểm nhằm giảm thiểu thiệt hại.
Backstage News
Nguồn: Tổng hợp
>> Xem thêm: Bảo đảm an toàn trong sự kiện
